BIツールは本当にExcelに取って代われるか?ExcelとBIの違いを徹底解説 /* Template Name: singlenew(2019.11.12) */    

BIツールは本当にExcelに取って代われるか?ExcelとBIの違いを徹底解説

最終更新日:2020-7-23

ExcelもBIツールも、表計算や、資料作成、そしてデータ分析に便利なツールです。ビジネス上、ExcelはBIツールより身につけやすく、BIツールは視覚効果や情報共有に優れていると印象づけられることが多いです。実際に、両者の違いはこれだけではありません。ExcelとBIツールどんな場面で使うべきか迷う方のために、本記事はExcelとBIツールの違いとそれぞれの活用シーンを解説します。

excelとBI

ExcelとBIツールの機能

Excelとはマイクロソフト社が販売している表計算ソフトです。その機能を大まかに分けると、関数計算、グラフ作成、ピボットテーブル、マクロ機能の4つがあります。

では、「Excelに代われる」と多く評価されるBIツールはどうでしょうか?BIとは企業に蓄積された膨大なデータを集約分析し、迅速かつ的確な経営意思決定を助けるのためのツールです。主な機能を4つ紹介します。

  1. 自動レポーティング機能:週次や月次、四半期、年度などの定期レポートを作成する作業を自動化すること。データは接続したデータソースとともに更新されるため、データ取得・集計作業を繰り返して行う必要はありません。
  2. ダッシュボード機能:業務システムやツールに散在したデータを統合し、グラフや重要指標などを一つの画面に直観的に表示する機能。
  3. 多次元分析:データの関係性を複数の角度から分析する機能。データの詳細が見られる「ドリルダウン」、データから任意の2軸を取り出す「スライシング」などの分析方法があります。
  4. プランニング(シミュレーション):過去のデータに基づき、売上予測や需要予測などのシミュレーションを行う機能。予算編成などの経営判断やマーケティングの判断に役立てることができます。

ExcelとBIツールの違い

BIツールの機能の説明を通して、何となく両者の区別がお分かりいただけと思います。これから詳しくExcelとBIの6つの違いを解説します。

ExcelとBIツールの違い① 単一のデータソース VS 複数のデータソース

ExcelはSQL server、Accessといった関係型データベースに接続し、データを利用できますが、1つのワークブークが1つのデータベースにのみ関連つけられます。

BIツールは関係型データベースや、NoSQLデータベース、多次元データベース、ストアドプロシージャ、ビッグデータなどにも簡単に接続できます。データベースはローカルでもクラウドでも構いません。

また、複数のデータソースを一箇所に集めて、CRM、財務会計などの基幹業務システムからHadoopのようなビッグデータ分析基盤などの社内システム、ソーシャルメディア、SaaSアプリケーションといった社外サービスまで、業務を横断するデータを活用することができます。

データ接続

 

(画像出典:FineReport

ExcelとBIツールの違い② 少量データ分析 VS 大量データ分析

ExcelとBIツールは対応可能なデータソースに加え、扱えるデータ量にもかなりの差があります。

現状のExcelは、1,048,576行×16,384列のデータを入れることができます。インプットデータがこの最大限を超えると、処理スピードが下がり、開けなくなったり、セルから動けなくなったりすることがあります。

BIツールはデータベースの形でデータを格納するので、容量制限は特にありません。データ量増えても高速処理ができ、大容量のデータ分析に向いています。

ExcelとBIツールの違い③ 単方向 VS インタラクティブ分析

Excelのピボットテーブル機能により、定型レポートを作れますが、経営層と管理職はある指標に対して疑問がある場合、深堀して原因を分析することが困難です。

BIツールでは、部門、地域、期間などを絞り込んでデータを表示したり、ドリルダウンして集計データから明細データを見たり、関連する他のグラフやレポートやWebページへリンクするなど、柔軟な多次元分析を実現します。

下図はFineReportで作成した売上ダッシュボードです。飲料カテゴリーの売上アップの原因を分析する場合、ワンクリックで各飲料の詳細データを表示でき、どの製品の売上が上がったか判明できます

経営ダッシュボード

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ExcelとBIツールの違い④ 重複作業 VS 自動化

Excelは指示を受けないと動作しないものです。レポートを更新する度に、手動でデータを入力しなければなりません。複数のデータソースがある場合、業務システムからのデータ出力やコピペなどの重複作業に多くの時間がかかり、効率が悪いでしょう。

反対に、BIツールは業務システムやツールのDBに直接接続するので、リアルタイムにDBからデータを読み込み、最新情報を利用することができます。FineReportでは、更新頻度を設定していれば、自動的にデータを集計し、レポートやダッシュボードで反映してくれます。業務レポート作成にかかる手間と時間をほぼゼロにすると言えます。作業自動化

 (画像出典:FineReport

ExcelとBIツールの違い⑤ 個人作業 VS 共同作業

多くの企業では、Excelファイルが個人のパソコンに保存され、1つのファイルを複数の社員や部署の間で転送し、誰がどこを編集したかわからなくなり、混乱やデータの誤りが起きがちです。特定のExcelバージョンが共同編集をサポートしていますが、ファイルをOneDriveライブラリにアップロードしなければなりません。

BIツールの場合、ファイルが本来自社クラウドのサーバに保存されるので、何人でも同時一つのファイルを操作でき、待時間を削減します。例えばFineReportは、ユーザ毎の編集箇所を表示してくれるほか、ブロック機能も備え、共同編集の際にぶつかることを避けます。BI-共同作業

(画像出典:FineReport

ExcelとBIツールの違い⑥ 低セキュリティ VS 厳密な階層権限管理

Excelはセキュリティ管理上で、ユーザ毎の閲覧や編集権限しか設定できません。小規模企業や部署の場合、このレベルのセキュリティ管理が十分です。

しかし、中大規模の企業では、部署の数と階層が多いので、階層権限管理が必要となります。BIツールは、部署・役割毎にアクセス、編集、出力、印刷といった操作権限の設定が可能です。FineReportでは、階層を使用して権限を制御する上に、パスワード認証、役割認証、電子署名認証、豊富なユーザ認証方式を用意し、情報漏れの防止や内部統制強化に役立ちます。     

     FineReport-階層権限管理

(画像出典:FineReport

ExcelとBIツールの使い分け

以上はExcelとBIツールの6つの違いを解説しました。両者はそれぞれの特長を持つため、ひたずら1つのツールを利用すると、業務効率がかえって低下する可能性があります。以下はExcelとBIツールの活用シーンをまとめました。

Excel向いているシーン

【利用シーン】

  • 入力するデータ量が少ない
  • データベースへの接続が不要である、あるいは単一の関係型データベースのみを利用する
  • チームと部署の間で共有することなく、個人作業をする
  • 簡単なデータ集計やグラフ作成
  • リアルタイムにデータを更新する必要がない

つまり、データ量と作業負担が少なく、個人でプロジェクトを進める場合、BIツールよりExcelを活用したほうがよいです。

【使う人】

Excelはパソコンにインストールすれば、誰でも便利に使用することができます。そのため、システムに詳しくない一般ユーザに適しています。

BIツールが向いているシーン

【利用シーン】

  • 大量のデータをスピーディーに処理する
  • 異なる業務システムやデータソースを横断して利用する
  • チームと部署の間で共有や共同作業が必要である
  • いつでも最新データと情報を取得し、定期レポートの作成効率を上げたい
  • 意思決定に役立つインサイトを得たい

BIツールは、データ量が多く、データソースが多様で、組織全体で共有する場合に向いています。一番重要なのは、BIツールにより、精度の高いデータ分析が可能で、意思決定のスピード向上できることです。

【使う人】

専門技術と知識が必要であるため、情報システム/データ部門がBIツールを使い、業務部門が出力される結果を見るケースが多いです。パワーユーザならセルフサービスBIを利用できます。

BIツール無料トライアル 

終わりに

ExcelとBIツールの違いと活用シーンの解説により、これから両者を使い分け、業務効率化に役立てることができると思います。

表計算ソフトのExcelは言うまでもなく、どんな企業でも活用する便利なツールである一方、データドリブンな経営が企業の未来を決める現在、BIツールの市場規模は拡大傾向あり、新たに導入を検討し始めている企業も増加します。

以下の記事は機能や料金、トライアル版有無などの視点から多く導入されているBIツールを比較します。ぜひご参考にしてください。

≫BIツールとは?導入実績1万社超のBIツール5選比較

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