なぜExcelで帳票を開発しないのか | FineReport | 帳票・データ可視化ツール /* Template Name: singlenew(2019.11.12) */    

なぜExcelで帳票を開発しないのか

最終更新日:2020-5-14

納品書、明細書などの業務帳票を作成する際、Excelにデータをはめ込んで出力する方が多いでしょう。作業効率を上げるために、マクロやVBAで帳票テンプレートへのデータ入力を自動化する「Excel職人」が多くの企業にいます。

一方、市場で様々な帳票ツールが出回り、それを導入した企業も最近は増えてきています。Excelに慣れる方はきっと「わざわざ帳票ツールを使う必要があるのか」という疑問を持つでしょう。ここは「Excelで帳票を開発しない理由」を述べます。
帳票作成

帳票開発にExcelができないこと

1.大容量のデータ処理

データの量がそれほど多くない部門はまだExcelで済ませますが、ほとんどの企業は現在データの量が日々膨大になっているため、Excelで取り扱うのが困難です。

Excelが扱える最大データ件数は決まっています。最大行数が1,048,576 行、最大列数が16,384 列とかなり大きいですが、一万件以上のデータを管理しているファイルは、計算速度が遅いし、エラーが起こりやすくなり、データ消失の恐れがあります。

2.複数データの統合

何でも「テータ化」、「システム化」される現在において、企業のデータは生産、販売、営業、財務管理など様々なシステムとツールに散らばっています。一枚の帳票は複数のシステムとデータソースのデータを含めることが少なくありません。

Excelはデータベースに接続できますが、SQL Server、Microsoft Accessのようなリレーショナルデータベースに限られ、異なるデータベースのデータを1つの帳票に統合できないのも事実です。

3.更新のリアルタイム反映

Excelで作成した帳票ファイルは一般的に個人あるいは部署のパソコンに保存されるので、データに何か変化が起こるたびに、手動でデータを更新する必要があります。しかし、企業のデータが毎日変化している中、手動作業は効率が低いだけではなく、リアルタイム性を確保することもできないのではないでしょうか。

4.複数人による共同編集

同一の帳票でも、複数のユーザーに作成されることが多いです。Excelの場合、各自編集した帳票ファイルを集め、コピペして1つのファイルにまとめます。もし誰かが誤って他人のデータを変更すれば、データの正確性が保証できなくなってしまいます。

それに、編集済みの帳票を共有するには、もう一回手動で皆さんに送信しなければいけません。一日何回以上の過程を繰り返すのは大変なことでしょう。

5.権限管理

帳票を少数のスタッフだけではなく、複数の部門、拠点に変更、閲覧されることがあります。この場合、セキュリティ対策として、部門、職位などによって帳票の操作権限を制御する必要があります。Excelは、個別ユーザの読み込みと書き込みの権限を設定できますが、大きな組織だと部門、職位別の権限設定に対応できません。

また、帳票の数が多い場合もファイルの権限を一つずつ設定しなければならないので、結構時間がかかります。

帳票ツール体験

帳票業務の効率化には帳票ツールが必要

以上の問題に直面した場合、どんな上手なExcelスキルを駆使してもどうにもならないと考えられます。帳票作成は企業の日常業務の重要な一環として、その効率を上げていかなければなりません。ゆえに、Excelで取り扱いにくい問題を解決するために、帳票ツールを導入する企業が増加しているのです。

帳票ツールを活用するメリットは下記に挙げられます。

1.異なるシステムやツールのデータを1つの帳票に統合できる上に、データベースの更新とともに帳票にリアルタイムに反映するので、帳票作成にかかる手間を省く

2.大量の帳票を設定した時間に自動的に宛名に送信できる

3.大量のデータ処理に強いので、データ消失のリスクをなくす

4.一元的に帳票の操作権限を設定するので、利便性とセキュリティ性を向上させる

Excelに慣れる方は短時間で帳票ツールを使いこなすのが難しいと思っていますが、FineReportのようなExcelの感じで、簡単な操作で帳票を設計するツールもあるから、ご心配なさらないでください。

Excelより便利に帳票を作成ツール~FineReportの特徴~

FineReportは帳票の開発、出力、配信、管理をオールインワンに集結した帳票ソリューションです。帳票の設計と出力上、以下の特徴を持っています。

1.Excelライクのデザインツールでデータソースに接続し、ドラッグアンドドロップのみでデータセットとセルを紐づけ、イメージした帳票のまま設計できます。

Excel風デザインツール

2.既存のExcel帳票を元にした帳票作成が可能であり、フォームもデータもそのままインポートします。

Excel帳票インポート

3.複数条件で絞り込み、見たいデータを抽出して帳票を表示したり、PDFやExcel、Wordに出力したり、動的レポーティングを実現します。

帳票作成

4.何の専用モジュールやプラグインが不要で、デザインツールとブラウザの両方からも帳票をExcel,Word,PDF,画像に出力したり、印刷したりすることができます。

帳票出力

従来のExcelによる帳票作業を負担と感じる方は、ぜひFineReportを検討してみてください!≫FineReportの機能詳細はこちらへ

帳票ツール体験

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