なぜExcelで帳票を開発しないのか | FineReport | 帳票・データ可視化ツール /* Template Name: singlenew(2019.11.12) */    

なぜExcelで帳票を開発しないのか

最終更新日:2019-12-2

納品書、明細書などの業務帳票を作成する際、Excelにデータをはめ込んで出力する方が多いでしょう。作業効率を上げるために、マクロやVBAで帳票テンプレートへのデータ入力を自動化する「Excel職人」が多くの企業にいます。

一方、市場で様々な帳票ツールが出回り、それを導入した企業も最近は増えてきています。Excelに慣れる方はきっと「わざわざ帳票ツールを使う必要があるのか」という疑問を持つでしょう。ここは「Excelで帳票を開発しない理由」を述べます。
帳票作成

帳票開発にExcelができないこと

1.大容量のデータ処理

データの量がそれほど多くない部門はまだExcelで済ませますが、ほとんどの企業は現在データの量が日々膨大になっているため、Excelで取り扱うのが困難です。

Excelが扱える最大データ件数は決まっています。最大行数が1,048,576 行、最大列数が16,384 列とかなり大きいですが、一万件以上のデータを管理しているファイルは、計算速度が遅いし、エラーが起こりやすくなり、データ消失の恐れがあります。

2.複数データの統合

何でも「テータ化」、「システム化」される現在において、企業のデータは生産、販売、営業、財務管理など様々なシステムとツールに散らばっています。一枚の帳票は複数のシステムとデータソースのデータを含めることが少なくありません。

Excelはデータベースに接続できますが、SQL Server、Microsoft Accessのようなリレーショナルデータベースに限られ、異なるデータベースのデータを1つの帳票に統合できないのも事実です。

3.更新のリアルタイム反映

Excelで作成した帳票ファイルは一般的に個人あるいは部署のパソコンに保存されるので、データに何か変化が起こるたびに、手動でデータを更新する必要があります。しかし、企業のデータが毎日変化している中、手動作業は効率が低いだけではなく、リアルタイム性を確保することもできないのではないでしょうか。

4.複数人による共同編集

同一の帳票でも、複数のユーザーに作成されることが多いです。Excelの場合、各自編集した帳票ファイルを集め、コピペして1つのファイルにまとめます。もし誰かが誤って他人のデータを変更すれば、データの正確性が保証できなくなってしまいます。

それに、編集済みの帳票を共有するには、もう一回手動で皆さんに送信しなければいけません。一日何回以上の過程を繰り返すのは大変なことでしょう。

5.権限管理

帳票を少数のスタッフだけではなく、複数の部門、拠点に変更、閲覧されることがあります。この場合、セキュリティ対策として、部門、職位などによって帳票の操作権限を制御する必要があります。Excelは、個別ユーザの読み込みと書き込みの権限を設定できますが、大きな組織だと部門、職位別の権限設定に対応できません。

また、帳票の数が多い場合もファイルの権限を一つずつ設定しなければならないので、結構時間がかかります。

帳票業務の効率化には帳票ツールが必要

以上の問題に直面した場合、どんな上手なExcelスキルを駆使してもどうにもならないと考えられます。帳票作成は企業の日常業務の重要な一環として、その効率を上げていかなければなりません。ゆえに、Excelで取り扱いにくい問題を解決するために、帳票ツールを導入する企業が増加しているのです。

帳票ツールを活用するメリットは下記に挙げられます。

1.異なるシステムやツールのデータを1つの帳票に統合できる上に、データベースの更新とともに帳票にリアルタイムに反映するので、帳票作成にかかる手間を省く

2.大量の帳票を設定した時間に自動的に宛名に送信できる

3.大量のデータ処理に強いので、データ消失のリスクをなくす

4.一元的に帳票の操作権限を設定するので、利便性とセキュリティ性を向上させる

Excelに慣れる方は短時間で帳票ツールを使いこなすのが難しいと思っていますが、FineReportのようなExcelの感じで、簡単な操作で帳票を設計するツールもあるから、ご心配なさらないでください。

帳票ツールの導入を検討している方は、帳票作成ツールを比較して選ぶ8つのポイントと、電子帳票システムの4つのメリットと代表的な製品5選紹介についての詳細な記事を参考になさってください。

5つのステップでExcelより便利な帳票を作成!

 下図は簡単な絞り込む機能とグラフを含める帳票です。地域別の販売状況を検索できるだけではなく、グラフとテーブルのデータもに従って変化します。

帳票作成

 以下はFineReportによるこの帳票の作成方法を解説します。

1.Finereportインストールと起動

 FineReportの公式サイトからインストールファイルをダウンロードし、無料でアクティベーションコードを取得し、FineReportをアクティベーションします。(無料体験版あり、最大2ユーザ同時利用)

 インストールが簡単で、完了後下図の画面が表示されます。

帳票作成

2.テンプレートとデータセットの新規

 Excelでsheetを新規作成するように、テンプレートを追加します。

帳票作成

 データセットは、FineReport専有のデータ接続を通じてデータベースから取り出したデータです。データセットは二次元のデータ表で、データセット中のフィールドとデータを直接に見られます。

 左下にテンプレートデータセットパネルがあって、このテンプレートに使用できるすべてのテンプレートデータセットが表示されます。

帳票作成

  データソースが一般的にデータベースです。ここはFineReportビルトインのデータベース「FRDemoJP」を利用するので、データベースクエリ「ds1」を追加します。

帳票作成

 SQL文SELECT * FROM 販売量 WHERE 地域 = ‘${地域}と入力します。これはパラメータを含むSQL文で、パラメート名は「地域」です。

帳票作成

 下のパラメータリストの更新ボタンをクリックすると、データセットパラメータを取得できます。それからSQL入力欄上の一番左のプレビューボタンをクリックします。

帳票作成

 「OK」ボタンをクリックすると、「関東」地域のデータが表示されます。

帳票作成

 

3.帳票の設計

 作成したテンプレートの効果は下図のようになります。

帳票作成

タイトル:A1~D2セルを結合し、「販売実績分析」と入力します。

フレーム:まずA3~D5のエリアを選択し、ツールバーの枠線ボタンをクリックします。内部と外部の枠をつけます。

斜線:A3とB3セルを結合し、A3セルをクリックしてツールバーの斜線を選択すると、斜線編集のダイアロが表示されます。入力欄に斜線に入れたい内容「製品 |販売員|地域」を入力します。スペースを入力することで、文字の位置を調整できます。

帳票作成

 データ列をセルにドラッグし、セルの属性を設定します。下図のように位置と方法を設定します。

帳票作成

4.パラメータパネル(絞り込み機能実装)

 絞り込み機能を実装するには、パラメータの使用が必要です。

帳票作成

 パラメータパネルのペンボタンをクリックし、パラメータを編集します。

 定義されたすべてのパラメータは、パラメータ設定画面の上に表示されます。「すべて追加」をクリックすると、既定の設定によってパラメータパネルになります。必要に応じてパラメータパネルを調整することができます。

帳票作成

  パラメータ「地域」のウィジェットをプルダウンボックスに設定します。

帳票作成

  プルダウンボックスを選択し、右上の属性表にプルダウンボックスの「データ辞書」を設定します。「データベース表」⇒「FRDemoJP」⇒「販売量」を選択し、実際値と表示値を「列名」の「「地域」フィールドと設定します。

帳票作成

5.グラフの設計

 A7~D18セルを結合し、ツールバーのグラフをクリックすると、グラフタイプのダイアログが表示されます。ここでは、「縦棒グラフ(新機能)」⇒ 「縦棒グラフ」を選択し、「OK」をクリックします。

帳票作成

 A7セルを選択し、右上の「セル要素-データ」を選択します。グラフデータソースはセルデータを使用します。
 分類名に数式「=B4」を入力します。「系列名」と「系列値」に「=C3」、「=C4」を入力します。

帳票作成

 A7セルを選択し、右上の「セル属性—展開」で下左と上の親セルを「なし」と設定します。

帳票作成

 「改ページプレビュー」を直接クリックすると、ブラウザで効果を見ることができます。ここまで、帳票の設計が完了です。

帳票作成

最後に

 一つの実例だけではFineReportのすべての機能を説明しきれません。スキルをマスターすれば、FineReportで驚かせた効果を実現できますよ。デモサイトに示すように、FineReportはデータの価値を掘り出して、販売、生産、財務、物流、IoTなどのさまざまな業務シーンに運用されています。

帳票作成

 興味があれば、デモを体験するか、FineReportを試してみましょう。
 

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