少子高齢化の進展による労働者不足が日本の大きな社会問題となっており、この傾向は今後もより深刻化すると考えられています。その中で、労働者不足を補うための「働き方改革」を進めるにつれ、企業が生産性向上や業務効率化を意識し、業務効率化の必要性が叫ばれています。
また新型コロナウイルスの感染予防の措置として、テレワークの導入が余儀なくされている今後の企業経営においては、生産性を向上させるため、業務効率重視の必要性がより一層増しているといえます。
一方で、その必要性を理解していても、
- なかなか作業を遂行することができていない
- 具体的にどのようにして業務効率化を進めれば良いのか
- 何から手を付ければいいか
という疑問が抱いている企業も多いです。基本的な方法やコツを押さえずにむやみに進めた結果、逆効果となるかもしれません。
今回は、業務効率化ツールのメリットを解説した上で、ビジネスシーン別に具体的な業務効率化の方法との業務効率化ツール利用の事例を紹介していきます。
なぜ業務効率化ツールの導入が必要?
Fastcompanyは、チームの生産性を高めることを目標に、企業に働き改革案を提供するため、「業務実行のため、どんな雑用に時間をかけていたのか」という調査を実施しました。その結果が下図に示しています。
業務実行のため、メールや資料リサーチ、同僚ともコミュニケーションなどに、少なくとも1日1時間がこういった雑用に浪費されていると従業員の53%が答えています。
自社のニーズに適用する業務効率化 ツールを使うことによって、従業員のエンゲージメントの向上やコスト削減、業務プロセスの最適化などの効果がもたらし、それによって職場の生産性を向上させることが期待されます。
業務効率化 ツール導入がもたらすメリット
コストの削減
業務効率化ツールの一番のメリットはコスト削減です。普段行っている業務の「ムリ・ムダ」を見つけ出し、それを減らしたりなくすための業務改善を行います。
コスト削減が期待できるのはもちろんのこと、売り上げを拡大させ、従業員のパフォーマンスを高めます。より重要度の高い業務にリソースを回し、新事業進出の機会ができます、さらに企業全体の業績を向上させることも期待されます。
業務効率化ツール は、リソース効率、迅速なターンアラウンド、プロジェクト管理の改善などに役立ちます。これらの課題の改善により、いろんな業務場面からコストダウンができます。
従業員の満足度アップ
日本でも残業が当たり前だった時代は変わりつつあります。
プライベートの時間の充実を望むワークライフバランス重視の気運が高まっています。プライベートと仕事の両立がうまくいかないと人手が流出してしまいます。
定型業務の自動化やコミュニケーションの円滑化を実現することで、従業員は、自社の利益に貢献できる仕事に自分の時間やスキルを使えるようになることから、個人レベルのモチベーションの向上や定着率にも繋がります。
また、従業員のワークライフバランスを実現しやすくなり、結果的に優秀な人材を確保しやすくなる好循環を生むこともあり、さらなる会社の成長を見込むことができます。
コラボレーションを迅速化する
すべてのファイルと資料を一箇所に集中し、協同編集機能を備える業務効率化ツールを使うことで、社内のコラボレーションを迅速化します。同じタスクやプロジェクトでチームとして作業する際に、メールをやり取りしたり、ファイルをアップロードしたりする必要がなくなります。
コミュニケーションがスムーズになる
情報共有がチームワークの大事な一環といえます。情報を共有し、仕事内容の進展を把握することがコミュニケーションが円滑に進む前提です。社内コミュニケーションをスムーズに行うために設計される業務効率化ツールがあります。
即時にメッセージを送受信することで、時間、場所を問わず情報の共有とグループディスカッションを行え、無駄な会議時間を削減します。さらに、コミュニケーションツールはメールより、他の支社やテレワークの社員との連絡に利便性が高いです。
プロジェクト管理が簡単になる
タスクやプロジェクト管理ソフトなどの業務効率化ツールにより、進捗状況をいつでも確認できます。予算、リソース、締切日などの詳細情報を表示することで、タスクやプロジェクトを予定通りに進めるかどうかを把握し、遅延や新たなタスクの発生などが起こったときには速やかに対策を検討し、影響を最小限にします。
業務効率化ツール導入を成功させるためのステップ
実際、作業効率ツールの導入において、そう簡単に成果を挙げるわけではないです。
HubSpotの調査により、マーケターや営業担当者をより効率的にするために設計されたツールを採用する人が増えるにつれて、新たな問題が発生していることがわかりました。
確かに、仕事をより効率的、速く完成させたいからツールを使っていますが、今ではさまざまなテクノロジーの管理、データ入力の実行、およびレポートの調整により多くの時間を費やしています。
実際、デジタルワークプレイスの調査によると、56%の労働者がさまざまなアプリで情報を検索すると混乱を招くと感じています。それで仕事の流れを壊し、無駄に時間を費やしてしまいます。
どこが問題なんでしょう?タスクが非常に多いため、それぞれ異なるツールやアプリを使用して個別管理をすることは、おそらく最善のアイデアではありません。さらに、生産性とビジネス効率の向上は主観的な考えも混ざっていて、複雑な問題でしょう。
業務効率化ツール導入はどうすればいいでしょう?
まずは問題の根本的な原因をつかめないといけません。導入する前に自社の課題調査や、導入後定着までの運用支援も大事にやらないといけません。上述の混乱を招かなく、望ましい効果を収めたいなら、導入までの流れをきちんと踏まえて、検討していくべきでしょう。
1、自社ニーズを理解する
便利そうだからと業務効率化ツールを導入しても、社内で抱える課題が解決できなければ意味はないし、期待するような業務効率化効果も出せません。
最初に自社の現状を把握し、導入を検討する前に、課題や問題点を洗い出すが重要です。
たとえば作業の「ムダ」は、重複して行っている作業がある、同じような作業が数回発生するなどがあります。また、担当者しかできない業務もあって、担当者がいないと業務が回らないことは業務の属人化という課題として捉えます。
自社の解決したい課題やニーズなども洗い出したうえで、関係者の意見も聞きながら、導入したいサービスがどのような役割を担うか、問題解決に役立つか照らし合わせていきましょう。
2、課題を定義し、 自社再開発か業務効率化ツール 購入かを検討
課題を洗い出したら、それに根本的な原因をつけて定義します。
たとえば、先ほど例として紹介したような重複作業をしているから生じる「ムダ」は、その重複作業を省くことなどができれば、コストをかけず業務効率を改善することができます。どうしても必要な作業の場合、その重複の部分をツールなどによって自動化する可能性はあるかどうかを考えます。
つまり、コストをかけない業務改善の方法として「プロセスを減らす」、「作業の順番を変える」、「社内現在使っているツールで課題解決のために新たにプログラムを開発する」などの方法を最初に考えましょう。自社の力で改善できないと明確した場合、 業務効率化ツールの購入を検討します。
たとえば、営業担当者が見込み客のフォローアップを最適化するためにCRMソフトウェアを要求した場合、Excelシートに顧客データを記入することも同じ効果を出せます。もちろんデータの量にもよりますが。これにより、チームは要件をより明確に把握できて、最終的には、新しい 業務効率化ツール は必要ないという結論に達する可能性もあります。
3、選択基準を明確にする
ツールの選択基準を特定して、自社ニーズに合う作業効率化 ツールを決めていきます。基準がないと、着眼点がなくて導入担当者がやりづらいです。
選択ポイントリストの例は次のとおりです。
- 互換性:使用中のソフトウェア、機器、プロセス、IT標準との互換性
- 使いやすさ:テストの可能性、迅速な学習曲線、ユーザーによる採用
- セキュリティ:データストレージ、安全な接続、ホスティング
- 信頼性:会社の評判、顧客の声、信頼できるパートナー
- 導入とサポート:納期、トレーニング、サポート、アップデート
- 収益性:戦略的利点、計算された時間の節約、投資収益率、予算
- 等
4、最適なソリューションを選択
業務効率化ツールは、選択基準に従って、チームのニーズを満たすことができなければなりません。各オプションは、最終スコアを取得するために、選択基準のリストの各項目に合格する必要があります。
基準と評価に応じて、ツール開発している会社にプロジェクトについて説明してもらいます。提供されたソリューションが自社の課題を解決できることを確認し、可能ならばデモ作りや事例説明もリクエストしましょう。
5、導入確定まえに、ツール検証期間を設ける
導入前、ツールをテストし、エンドユーザーである現場の人の使い応えも検証しましょう。
新しく業務効率化ツールを導入したあと、運用を徹底させ、効果を上げたいなら、利用者である社員のサポートが必要になります。
新しいソフトウェアを使い始めたときに、いろいろな 問題点、改善点が出てくるはず す。チームメンバに耳を傾け、彼らも業務改善、コスト削減などの共通の目標を理解してもらわないといけません。また、ツールが浸透して活用されるようになれば、導入後も継続して使い方や運用方法を見直していくことが成功の分かれ道です。
ツール提供の会社が、導入定着のためのサポートサービスを設けている場合は、そのサービスも積極的に推進してもらうといいですね。
業務効率化ツールの検討ポイント
使いやすさ
業務効率化 ツールは、使いやすい場合にのみ生産性を向上させます。機能が多ければ多いほどいいとは限らないです。たくさんの機能が網羅しているツールは、最初は魅力的に見えるかもしれませんが、使い方が難しくて、使いこなしにくいものを導入してしまうと、使用研修が必要となり、ツール使い方に関する問い合わせも増えてしまい、逆にコストが増えてしまうこともあります。
どんな機能のツールであってもユーザビリティが重要になります。ユーザーエクスペリエンスが悪くて、自社にあわないツールを使ってしまうと、本来期待する効果が得られないし、生産性が低下します。
ユーザーに操作や使い方をスピーディに理解してもらわないと、導入コストが高くなります。機能だけにとらわれず、使いやすさ情報共有のしやすさ、使用できるデバイスの状況などもチェックポイントです。
無料トライアルでも機能制限なくて体験できる製品がたくさんがります。まずは主にツールを活用する可能性のあるチーム単位で小さくスタートで、実際に試しながら、使いやすさやリスクがないか確かめてみるといいでしょう。
機能と自社ニーズのマッチング度
ツールは使いやすいものである必要がありますが、ニーズに満たす必要もあります。業務効率化といっても社内の問題は様々あります。他社に適用のもの方法は我が社にも通じるとは限らないです。自社のニーズの把握をしたうえで、 マッチング度の高い 業務効率化 ツールを導入することが望ましいです。進める方向として会社の変化や問題改善をイメージしておきましょう。
とは言うものの、使用できない機能が詰め込まれたツールを選択しないように注意してください。
使用するツールの数をできるだけ少ないように抑える必要があります。可能であれば、すべての要件を満たす単一のツールを使用ことが最善ですが、そんなツールはおそらくないので、作業効率化ツールを新しく導入するときは、このツールで改善したい最重要問題を前提に、情報共有、他のアプリとの統合、タスク管理など他のシステムの連携や相性も検討したほうがいいでしょう。
【ビジネスシーン別】業務効率化ツール12選
業務効率化を進めるためには、それに見合ったツールを使うことが重要です。作業の簡略化が可能となれば、スピーディーに仕事を片付けられます。ツールを導入することが一番ではあるが、用途も特長も異なる数多くのツールの中から自社に最適なツールを探しだすのはかなり時間と労力がかかることでしょう。
それではどのように自社に役立つ業務効率化ツールを選ぶのか?
業務効率化ツールのメリットを理解したところ、社内コミュニケーションやレポート作成、ファイル共有、名刺管理などのビジネスシーン別にそれぞれの業務効率化ツールを見ていきましょう。
帳票・レポート自動化ツール
現状把握と業務可視化が業務効率化を進めるにあたって重要なポイントです。そこでデータベースの活用が一石二鳥なアイディアですね。
FineReportは帳票・レポートの作成から配信、管理まで支援する業務効率化ツールです。社内の経営データを利用する際、FineReportがあなたの心強い見方になります。
社内のデータベースに接続するか、Excelファイルを読み込むだけで、レポートを作成できます。それに、レポートの共同編集機能を備えています。スケジューリング機能を使うと、自動的に最新データでレポートを生成し、宛先にメール配信することができます。これにより、定期的なレポート作成作業を大幅に軽減します。
料金プラン
- 無料体験バージョン:2ユーザーまで。機能制限がありません。
- 企業様用バージョン:要お問い合わせ。レポート作成のデザインツールはフリーとなりますが、他はユーザ数と機能によって料金は変動します。
Zoho invoiceは、請求書の発行、経費の管理などの機能を備えるクラウド型の業務効率化ツールです。
デザイン性の高い見積書や請求書を、初心者でも簡単に作れます。さらに、クレジットカード情報をあらかじめ請求先に登録してもらえば、オンラインで自動的に支払いを受け取れます。
料金プラン
- 無料:1ユーザ
- バーシック:1080円/1ユーザ/月
- スタンダード:2280円/3ユーザ/月
- プロフェッショナル:3480円/10ユーザ/月
社内コミュニケーション効率化ツール
Slackとは、ビジネスチャット、画面共有、ファイル共有など、業務を進める上で必要な機能を搭載する社内コミュニケーションツールです。
社外ユーザのメールアドレスを使い、組織内のチャットルームに招待するので、かなり時短できています。デザインもシンプルながらカラーバリーションが豊富で自分なりのカスタマイズが可能です。
料金プラン
- フリー(小規模チーム向け):チームメンバー同士で 1 対 1 の音声通話やビデオ通話
- スタンダード(中規模企業向け):850円/1ユーザ/月
- プラス(大規模企業向け):1600円/1ユーザ/月
- EnterGrid:オープン価格
Chatworkは、チャット、タスク管理、ビデオ会議、ファイル共有などに役立つ業務効率化ツールです。
名前の通りに、チャート機能が強く、項目ごとにルームを設定し、各ポジション別に、またはタスクごとに分けて情報を共有できます。それに、検索の精度が高いため、履歴の確認時便利です。
料金プラン
- フリー:1ユーザ
- Personal:400円/1ユーザ/月
- Business:500円/1ユーザ/月(年間契約)
- Enterprise:800円/1ユーザ/月(年間契約)
ファイル共有・オンラインストレージツール
5.Dropbox Business
DropboxBusinessは基本のストレージ機能に加えて、企業がガバナンスを効かすための高度なセキュリティと管理機能も持ちます。デバイスや場所を問わずファイルにアクセスでき、クライアントや同僚との安全なファイル共有を実現します。重たいファイルでも圧縮せずにそのまま保存できます。
料金プラン
- Standard:1250円/1ユーザ/月(ストレージ5TB)
- Advanced:2000円/1ユーザ/月
- Enterprise:要お問い合わせ
6.Confluence
Confluenceは、アトラシアン社が提供している、情報共有とコミュニケーションを融合させた業務効率化ツールです。
ブログ記事のようなプロジェクトページを簡単に作成・共有でき、メントやレビューも残すことが可能です。その上、社内Wikiツールとして活用するだけではなく、さまざまな外部アプリケーションと連携することもできます。
料金プラン
- 無料:10ユーザまで
- Standard:600円/1ユーザ/月(5000 ユーザまで)
- Premium:1190円/1ユーザ/月(5000 ユーザまで)
7.Google Drive Enterprise
Googleが提供している、チーム作業の迅速化を目指す業務効率化ツールです。
Drive
Enterpriseは単なる写真や文章、音楽、動画などさまざまなデータを保管するだけではなく、他のユーザーを閲覧、ダウンロード、共同編集に招待できます。ドキュメントの作成者から付与された権限に応じ、他のユーザがドキュメントを操作します。
料金プラン
US$8//1ユーザ/月+$1/25GB(ユーザー数とストレージ使用量に基づいて計算される)
オンラインミーティング
ZOOMはオンライン会議に特化した業務効率化ツールです。
URLを共有するだけで、手軽にオンライン会議を行うことができるのは特徴です。スマートフォンやPC、タブレッドなど、ほぼすべてのデバイスで利用するほか、同時接続性が高く、100~1000のユーザの同時利用が可能です。
料金プラン
- 基本:100人の参加者まで
- プロ:2000円/1ホスト/月(100人の参加者まで)
- ビジネス:2700円/1ユーザ/月(300の参加者まで)
- 企業:要お問い合わせ
Microsoft TeamsはOffice 365アプリケーションに含まれるオンライン会議ツールです。
最大10,000人の同時参加によるライブイベントが可能です。会議中、メモの作成、画面共有、会議の録画/録音、インスタントメッセージなどの機能を利用できます。
料金プラン
Office
365の一部として提供されるので、その料金プランをご参考にしてください。いずれのプランでもMicrosoft Teamsを含めます。
タスク・プロジェクト管理効率化ツール
Backlogは、株式会社ヌーラボが開発したクラウド型のプロジェクト管理ツールです。シンプルかつ柔らかい色使いのUIが特徴で、非エンジニアにも使いやすいです。
基本的なタスク管理に加え、ドキュメント管理や、共有ストレージなどの機能を標準搭載する業務効率化ツールとして、開発からマーケティング、人事、総務まで幅広い分野で利用されています。
料金プラン
手軽に使えるカンバン形式のタスク管理ツール。
ボード、リスト、およびカードを介してプロジェクトに優先順位を付けて整理するためのプラットフォームです。仕事、副次的なプロジェクト、次の家族での休暇など、どのチームとも一緒に仕事をすることができます。これはWebベースのプラットフォームです。Windows、Mac、iOS、およびAndroidプラットフォームをサポートします。
タスクの進行状況に応じてボードを作り、段階的にタスクを管理し、関係者全体がタスクのステータスを一目で把握できることが特長です。また、Slackなどのサービス連携も容易で使いやすいです。
料金プラン
- 無料:100人の参加者まで
- Business Class:US$9.99//1ユーザ/月(年間契約)
- Enterprise:従量課金
名刺管理
最後にご紹介したい業務効率化ツールは、SaaS型の名刺管理ツールのSansanです。名刺をスキャンまたはスマホで撮影するだけで名刺情報をデータ化し、一括管理できます。名刺情報を社内で共有できるので、営業戦略に非常に有効です。11カ国の言語に対応し、海外社員や顧客の名刺も間違いなく保存してくれます。
料金プラン
お客様から提出される「見積依頼書」に準じ、Lite、Standard、DXの3つのプランから適切なプランを提供します。Sansanスキャナーは月額 10,000円/台となります。
業務効率化を目指して、ツールを活用し、生産性を向上
以上はビジネスシーン別に12の業務効率化ツールを紹介しました。これらの業務の効率化で得られるのは時間だけではありません。重要業務に割くリソースを増やせるので、生産性の向上に大きく役立っています。
業務を効率化するためには、今まで多くのアイデアが実践されてきました。「自社にはどのアイデアを活用することが適切なのか」という点を見極め、自社の課題をしっかり把握した上で、以上の業務効率化ツールを活用し、会社全体の業務効率化を果たし、成長を目指しましょう。