毎日レポーティング業務に追われているか？効率化のコツはこれ！

企業では、日々の業務報告書から、週、月、四半期、年ごとの経営レポートまで、様々なレポーティング業務を行っています。時間とリソースをより大きな利益を生み出す業務に集中したいものの、ずっと煩雑なレポーティング作業に追われ、どのように現状を改善するかに戸惑う部門が多いでしょう。では、本記事はレポーティング業務の課題と効率化の方法を解説していきます。

レポーティングとは？手順は？

大学レポートや調査報告書と違い、ビジネス上のレポーティングは 企業に蓄積された様々な情報を融合して帳票やレポートとして出す仕組みとシステムを指します。レポーティング作業により、企業は営業や財務、人事などの業務に必要な書類を出力するに加え、進捗状況と目標達成の度合いを把握し、適切な意思決定を行うことが可能です。

企業と部門によって異なるかもしれませんが、一般、ビジネスレポーティング作業には3つの部分があります。

レポート作成：Excelや帳票、レポーティングツールなどでレポートを作成します。レポートを業務部門自体が作る、あるいは情報/システム部門に任せます。

レポート共有：完成したレポートをメールや郵送など経由でチームメンバーと取引先と共有します。

レポート保管・管理：出力したレポートを部門別、取引先別と用途別に格納し、管理します。

レポーティング業務における課題

なぜレポーティングに大変の時間と手間がかかり、なかなか効率を上げらないんですが？上記のレポーティングの手順に踏まえ、レポーティング業務における課題を見ていきましょう。

課題①　レポート作成の効率が低い

各種ツールやシステムからデータを出力するか、各担当者からデータを集めてから、Excelにコピペしてレポートを作成することが多いでしょう。同じ指標でも、各ツールや担当者によって命名やデータの書式が違い、計算のために統一する必要があります。手作業なので、ミスによる手戻りがよく発生し、作業時間を大きく引き伸ばしてしまいます。

課題②　レポート共有が不便

従来のレポート共有方法として、1つ目は印刷し、封筒に入れて投函することです。郵送費や用紙代、印刷代などのコストが必要で、到着までに数日の時間が掛かって紛失する可能性があります。

2つ目はメールです。全員に一括送信するのが郵送より便利ですが、他の人は外回りや出張など、移動中で参照するのが不便で、大事な情報を見逃すかもしれません。

課題③　レポートを一元管理できない

レポーティングをExcelで行う場合、数百のワークシートとブックでデータを保存するので、いざ必要なレポートを見ようとすると、書類探しが困難です。

また、複数の部門に散在するすべてのレポートを一元管理できないので、その結果、組織の全体像を把握することが難しくなります。

レポーティング業務を効率化するには？

何でも自動化する時代で、レポーティング業務の効率が自動化により大幅に向上することは期待されています。では、レポーティングを自動化するにはどうすればよいのでしょうか。

ExcelのVBAマクロ

部門のExcel職人に頼み、VBAマクロを駆使すると、レポーティングを自動化できます。転記やデータ集計、名称入力の手間を省き、素敵なグラフや表を含める業務レポートがボタン1つで出力されます。

しかし、Excel職人が異動や退職した際には他の人が業務を引き継いで遂行できなくなってしまって、やり直さなければならないデメリットがあります。

レポーティングツール

業務効率化のニーズが急速に高まる中、レポート作成から管理までの作業をすべて肩代わりしてくれるレポーティングツールが登場しています。

ExcelのVBAマクロを使いこなすには専門な知識が要る一方、レポーティングツールは専門な知識がなくても、キレイなレポートを作成し、データ収集・集計およびレポート送信を自動化できます。

新しいレポートの設計が面倒と感じている場合、レポーティングツール「FineReport」は、既存Excelフォームのを元にしたレポート作成が可能であり、フォームもデータもそのままインポートします。非常に便利な機能でしょう。

レポーティングツールでできること

Excelはデータ量、レポートの数と更新頻度が少ないレポーティング作業に適しています。反して、データ量が膨大で、様々なレポートを高頻度で更新する場合、レポーティングツールの利用がおすすめです。レポーティングツールでできることをご紹介します。

できること①　レポーティングの自動化による生産性向上

レポーティングツールは様々なデータソースにスムーズに接続し、多彩なレポートを簡単に作成します。データはリアルタイムに更新されるので、データ出力や加工などの重複作業をなくすでしょう。

また、レポート送信も自動化してくれるので、貴重な時間をより重要な仕事に割くことができます。

例えば、レポーティングツール「FineReport」のタスクスケジューラ機能で、定期的にレポートを生成し、任意の数のユーザまたは連絡先宛てに配布します。

そして、FineReportで作成したフォームにデータを入力すると、データベースにそのまま登録でき、データ収集を済ませます。入力規則を設定すれば、入力したデータを制限し、データのミスを避けることができます。

できること②　データの横断利用による業務の俯瞰

レポーティングツールは、異なる業務システムのデータを集めて経営レポートを作成するだけでなく、すべてのレポートを一箇所で管理し、組織の全体像の把握のために活用できます。部署別や用途別の分類と、閲覧や印刷などの操作ログ管理機能も備えています。

既存システムと別にレポーティングシステムを利用したくない場合、業務システムに組み込みやすい製品を選択できます。例えば、Java製のFineReportは、組み込み型と独立型のデプロイにより、レポーティング機能を業務システムとシームレスに連携できます。

FineReportでレポーティング業務の手間を90％削減！

「FineReport」は帳票・レポートの作成から出力、管理まで支援する企業向けのレポーティングツールです。レポート作成において、複雑な操作をすることなく、お好みのデザインを実現できます。レポーティングツールの中に、業務別のテンプレートが利用可能であり、新規設計の工数を大幅に削減できます。

また、レポート利用において、複数条件で絞り込み、見たいデータを抽出してレポートを表示したり、PDF、ExcelとWordに出力したりし、動的レポーティングを実現できます。簡単かつ便利な使い心地。

IOSおよびAndroidのモバイルアプリがあり、レポートをモバイル端末から閲覧可能です。

2ユーザの無料体験版を提供するので、レポーティング業務を効率化したい方はぜひ試してみてください。

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