レポート作成ソフトはどのようにレポートを自動化にするの？

弊社は日々企業の悩みを聞いたところ、レポート業務がよく取り上げられます。「とても嫌だ、やりたくない」とのコメントは多かったです。しかし一方で、「この前レポーティングに「参った！」とよく愚痴しましたが、今はレポート自動化によって効率がぐっとアップした」との意見も少数ではありません。

全然違い意識の背後に何の原因かあるのか？エクセルで定型レポートを日々管理している企業も少なくありませんが、そもそもExcelがレポートの作成や管理としては最適なツールなのではないかもしれませんよ。

本記事はレポート作業の課題とレポート作成ソフトがどのようにレポートの自動化問題を解決するかを説明し、レポート作成ソフトもあわせてご紹介します。

一、なぜレポート作成ソフトが必要？レポート業務の3つの課題

レポート業務と聞いたら、頭の中に浮かんできたのはなんですか？面倒、嫌い、参ったなどなど、ネガティブな言葉が多いに出てくるしょう。弊社に相談してきた企業と聞き取りしたところ、自動化されていないレポート業務の課題を3つにまとめます。

課題① 重複作業

レポートを自動化せず、すべて手作業ですれば、多くの時間が無駄になることでしょう。月末、年末など元々忙しい時期なのに、レポート業務が加えられたら、絶対に定時退勤できなくなります。

それに、出張する場合、レポートを社内パソコンに保存するためわざわざ会社に戻らなければならない、サーバーダウンや操作のミスなどによって、せっかく書いたレポートが消えてしまって、全部ゼロからやり直しなければならない経験もあるでしょう。

課題② 部署間のレポート作成規則がバラバラ

新入社員は業務に慣れていないため、レポートをどのように書けば上司に仕事の進捗状況を明確に伝えるのかに悩んでる人が少数ではありません。統一したフォーマットがない場合、レポートの内容だけでなく、見た目も注意すべきでしょう。

一方、レポートのテンプレートを配布したが、個々のスタイルや集計方法などが異なるため、管理職として、部下のレポートの二次利用は本当に困難です。もし業務システムのデータに基いて定期的にレポートを自動生成してくれるツールがあれば良いと思っています。

課題③  セキュリティー問題

レポートは社内の顧客情報や在庫情報、人事異動などの秘密情報を含めていまず。レポートを保存するファイル毎に権限を設定し難く、セキュリティを保証するにはパスワードぐらいに止まります。

万が一の場合、社外のハッカー被害によって、大切なデータが奪われてしまう可能性も存在します。安全面にはとても脆弱であるため、情報漏れの心配はいつも解消されません。

二、レポート作成ソフトによるレポティング自動化

だレポート業務に苦しんでいる方は「あるある！」と同感しますよね。

レポートの自動化を実現した企業から聞いたところ、レポートは今全然苦にならなくなりました。ここで、レポート業務自動化を実現できるレポート作成ツールFineReportを例としてあげます。

① レポートの自動作成

FineReportはのレポート作成機能を使って、CRMや会計、ERPなどの業務システムと連携し、日、週、月の作成頻度を設定しておけば、売上統計などの定型レポートを自動作成します。

自動化によって人為的なミスを避けて、レポート作成時間を大幅削減できます。これまでレポーティングに費やした時間が他の業務にあてられ、より大きな価値を創造する余裕が出ます。

② レポートの自動送信と共有

FineReportでは時間と空間に縛られず、インタネットがあれば、リアルタイムにレポートを利用できます。レポートの自動送信機能によって、生成したレポートを定める時間に、メール、SMSにで複数のユーザに送られます。モバイル末端に対応するため、出張などすぐパソコンと繋がらなく、突然な意思決定に迫られた極端な状況にあってもスマートフォンで支障なく操作できます。

③ データの可視化

FineReportは70種類以上のグラフを持ち、レポートにデータを可視化することで、数字における相関関係、因果関係などが一目瞭然になり、本当に助かります。営業などよく使っているのが散布図、ヒストグラムですが、別のグラフをたまに使ってみたら新たなサプライズになれます。システムデータの更新とともにレポート内のグラフが自動変化するので、Excelのグラフのようにデータ範囲を調整する必要がありません。

④ 権限管理による安心・安全

FineReportはレポートの作成・送信を自動化するだけではく、管理ポータル機能が社内外に発生可能な情報漏れを防ぐことができす。まず認証方式が3つあり、管理員による追加がないと誰でもアクセスできない仕組みとなります。

そして、社内には部署別、役割別にユーザを管理し、ユーザの部署と役割により、ポータルアクセス、帳票閲覧などの操作権限を制御することができます。制限粒度の制御と言う機能では、同じレポートにしても、権限により見られる範囲の制限も可能です。レポート管理におけるセキュリティ問題を完璧に解決できす。

三、極簡単！今すぐ使えるレポート作成ソフト

ここまで読んだら、レポート作成ツールの良さをお分かりになったでしょう。「わかるけど、そんな知能的なツールってリテラシーなしに使えないでしょう。」ときっとあなたが呟いてます。

しかし、すでに導入した企業様の話では、FineReportを一度使ったら、そんな心配は全くの取り越し苦労だったと話してくれました。

まずFineReportはExcelライクのデザイナーを持ち、ドラッグ＆ドロップでほぼノーコーディングで帳票やレポートを作成します。

それに、ヘルプドキュメントやチュートリアルビデオが無料利用できます。ポータルの説明から、実装したい複雑な機能まで優しく説明し、わからないものが調べればすぐわかります。

FineReportで作成したレポートサンプル：

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どうですか？まだレポート業務にに悩んでいるあなたはレポート自動化ツールを導入してみようと考え始めたのでしょう？今すぐFineReportを無料体験して、 レポート作成の自動化方法を検討してみましょう。