業務効率化につながる現場帳票電子化ソリューションとは？

近年、働き方改革の影響でペーパレス化が職場で進んでいるものの、製造や営業などの業務現場で紙の帳票と入力フォームを利用し、そのあとExcelやシステムに転記せざるを得ないという状況はほとんど改善していません。多くの企業は電子帳票システムを導入しましたが、現場となると、モバイル対応性が悪く、入力操作が複雑であるといった原因で現場での利用をやめるしかありません。

現場帳票のペーパレス化は本当に難解ですか？本記事は、現場帳票の課題と電子化ソリューションを紹介します。

紙ベースの現場帳票・入力フォームの課題

現場の担当者は、きっと毎日このような過程を繰り返しているでしょう。

帳票や入力フォームを印刷し、現場に持っていき、仕事しながら内容を記入します。それから、事務所に戻り、紙に記入した記録を手入力でシステム登録します。

すでに慣れてきて、別に悪くないと思っている担当者はいるかもしれないませんが、実際、この過程に以下のようなの課題があります。

• 記入漏れ、転記ミス、誤字脱字などがよく発生し、データと情報の精度が低下します。
• 誤廃棄、置き忘れなどで紙帳票を紛失する可能性があり、情報漏れのリスクが高いです。
• 帳票に入力したデータをその場で集計して分析することができないため、現場状況を網羅的に確認できません。

また、現場の仕事を終えても帰社し残業しなければならないのは精神的につらいでしょう。「業務が現場で完結できたらいいな」というのは大半の担当者の本音です。

一言で「現場の帳票業務を改善しよう」といってもどこから着手すれば良いかは分かりにくいです。これからは、FineReportで現場の帳票業務を効率化する方法を見ていきましょう。

FineReportで現場帳票を電子化したら？

FineReportは帳票開発、出力、管理の機能をワンパッケージで提供する電子帳票システムです。関係型DBやファイル、多次元DB、ビッグデータDBなどの幅広いデータソースに接続し、ほぼノーコーディングで帳票と入力フォームを作成します。

では、FineReportはどのように現場帳票の電子化を実現しますか？

①データ取集とデータ分析を同時に行う

現場で帳票にデータを入力すると、そのままクラウドのシステムにデータ登録できます。他のシステムへの再入力が不要になり、担当者の手間を大幅に削減できます。

そして、データをレポートやダッシュボードで可視化し、製造ラインの不具合、商品の在庫切れなど、業務課題の早期発見に役立てることができます。

②モバイルにフル対応

IOS及びAndroidのアプリがあり、スマートフォンとタブレットからも支障なく帳票を参照・入力することができます。また、FineReportのアプリは写真撮影、現在位置の取得とバーコードの読み込みの機能を備え、営業状況報告や設備管理、資産記録、勤怠入力など様々な業務シーンに対応可能です。

③帳票や入力フォームを自由にカスタマイズ

モバイル画面の入力フォームを自由にカスタマイズし、使い慣れた紙帳票のレイアウトをモバイル画面上に再現できます。既存Excel帳票の数式もフォーマットもそのままインポートすることが可能です。

④入力規則と承認ワークフローの設定

データを二重チェックせず、データベースに直接登録するのはリスクが高いでしょう。上司に記入内容を確認してもらうための承認ワークフローを設定することで、データの正確性を保証できます。また、フォームを作る際、データの入力規則を設定することにより、データを制限し、入力ミスを防止できます。

現場帳票電子化ソリューションを試しよう

FineReportの帳票機能について簡単に紹介させていただきました。現場で紙帳票に入力をしている場合、電子化ソリューションを検討したほうが良いでしょう。紙帳票は、印刷と転記に時間や手間がかかったり、誤廃棄、置き忘れなどで紛失したり、さまざまな課題があるからです。

加えて、現場で帳票に入力したデータを活かして業務の問題を発見し、経営判断の材料にすることも可能です。

弊社はデモサイトやFineReportトライアル版を提供します。実際にさわって体験してみるのが、いちばん分かりやすいでしょう。現場の帳票業務にお悩みの担当者様、ぜひこれを機に紙ベースの帳票入力から脱却しましょう。

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