一流の営業チームはどうやって営業日報を活用するか？テンプレート付き

営業日報は多くの企業・営業部門が営業マンの行動や全体の進捗状況を把握するために、不可欠な手段だと思われます。しかし、「せっかく時間をかかって営業日報を作成したのに、結局、何の役にも立てないようだ」といった日報を業務に活用できないケースがよく見られます。本記事は。営業日報の真の目的からその本質を解明し、また、営業日報の手軽な仕上げ方や効果的な活用方法を解説していきます。

営業日報の目的は？営業日報を続ける3つのメリット

営業マネージャーが部下に日報を書かせます。部下も日報の作成と報告を余儀なくされた。この場合、営業日報は目標の達成や業務効率の向上に役立つどころか、ただの負担になってしまいます。営業日報を作成する目的はただ仕事の経緯を記すのではなく、「営業マン一日の業務内容を振り返り、それを踏まえて、問題や改善策を考える」こと、及び、「営業マネージャーが日報を通して営業全体の動きを把握し、日報から得た情報を営業戦略に活用する」ことにあります。

営業日報作成の目的を正確に理解した上で、営業日報を作成していくと、以下の3つのメリットが期待できます。

メリット1：営業効率の向上

部下が営業日報で日々の進捗結果、感じ取った問題とその対応策を書いたおかげで、上司は部下の状態を正確に把握し、適切な指示を出すことできます。従って、上司の指示を受けた部下は素早く業務を改善することができます。また、マネージャーが営業日報をまとめて分析することで、チーム全体の強みと弱みをつかみ、モチベーション向上と業務効率化に対する施策を推進できます。

メリット2：営業活動の見える化

営業日報から、具体的な行動や商談内容だけでなく、営業案件数や見込み度が高い営業機会数など、売上目標に直結する定量情報もリアルタイムに得られます。営業活動や案件進捗状況を営業日報で可視化し、担当者に目標達成を意識させ、課題や打ち手が見えてきます。

メリット3：営業ノウハウの共有

→営業日報は上司に利用されるのではなく、組織内の同僚と共有すれば、お互いの成功例、失敗例を勉強し、属人化の営業ノウハウをまとめて体系化することができます。また、異動や退職が発生する時、営業日報で蓄積したノーレッジを利用でき、引き続きがスムーズに行えます。

営業日報によくある問題点は？

営業日報の本質的な目的を理解してもうまく運営できない営業部門があります。これからは、従来の営業日報によくある問題点を検討します。

問題点1：営業日報の情報がデータベース化しない

営業日報に顧客や取引などに関する貴重な情報が含まれますが、データベースで格納し、リアルタイムで分析する企業が少ないです。ExcelやWordで管理する日報は、データ量が多すぎると、読込が遅くなり、壊れたりする恐れがあります。

問題点2：文章ベースで情報をデータ分析に活かせない

多くの企業の営業日報は、行動や商談内容など定性的な情報のみを含め、週次、月次、四半期ごとに成約率やリードタイムなどを分析する場合、もう一度データを収集し、算出する必要があります。時には、情報不足のせいで分析できないこともあります。

問題点3：営業日報の作成・参照に時間がかかる

営業日報が嫌われる理由は、作成・参照に大変時間がかかるということでしょう。大半の営業部門がExcel、Wordにより日報を管理するため、営業担当者は一日の外回りが終わってから、パソコンを使っていちいち項目を入力し、メールで送信しなければなりません。

マネージャーとして、個々のメールを開き、営業日報を確認する必要があります。営業マンもマネジャーも日報に平均1時間ぐらいを費やします。過去の日報をまとめて進捗状況を判断したい時もとても不便です。

価値のある営業日報の書き方

では、営業日報の価値を最大限発揮するには、どうすればいいんでしょうか？以下は営業日報を書く時のポイントを解説します。

ポイント1：営業日報で価値のある情報を記入する

営業日報を書く際、何を伝えるかを明確した上で、価値のある情報を記入することが必要です。商談や受注内容などの定性情報だけではなく、営業案件数や目標達成率などの定量情報も記入しましょう。まず覚えておきたいのは、できるだけ目標達成やKPIにかかわる内容を営業日報で書くことです。

定量情報：

• 営業案件数
• 見込み度が高い営業機会数
• 売掛金の回収状況
• 売上の予測、見込み
• 目標達成の度合い

定性情報：

• 顧客情報
• 顧客からの要望
• 競合他社の動きと見解
• クレームの対応
• 明日の計画

ポイント2：営業日報でグラフ・チャートを使う

営業日報の中の定量情報を、定量情報のような文章の形で記入すると、読み手にすぐ理解してもらえないでしょう。最近の営業案件数、売掛金の回収状況、目標達成率などが一目でわかるように、グラフ・チャートを使いましょう。

例えば、 棒グラフは目標と実績の比較に用いられます。円グラフは各製品が全体的な売上に対する割合を示し、折れ線グラフは過去一定期間内の売上推移を表示します。

FineReportで営業日報を作る場合、円、棒、折れ線グラフといった簡単なグラフから、散布図、バブルチャート、ガントチャート、メータグラフ、漏斗チャートといった複雑なグラフまで挿入できます。営業日報で適切なグラフを利用すれば、業務上の課題の発見に役立ち、将来の行動に影響を与えます。

ポイント3：営業日報をリアルタイムに共有する

営業日報を上司に送信するにとどまらず、上司からタイムリーなフィードバックを受ければ、営業日報の価値がより見えてきます。

また、チームメンバーと活発に共有し、成功例や失敗例、競合の動きについて意見交換すれば、営業日報がチーム間のコミュニケーションツールになるのではないでしょうか。

例えば、FineReportによる完成した営業日報はスマートフォンで参照するだけでなく、画面上でコメントを追加し、Line経由で共有できます。

すぐ利用できる！営業日報のテンプレート・フォーマット

営業日報は定めるフォーマットがなく、企業と部門のニーズに合わせたフォーマットを設計できます。ここは参考のために、営業日報のテンプレートを2つご紹介します。

営業日報テンプレート①　営業担当者向け

顧客フォローの際に、忘れないうちに営業日報で肝心な顧客情報を記録した方が良いと思います。FineReportで作った営業日報テンプレートなら、プルダウンから入力内容を選択することができます。おかげで、営業マンはスマホやタブレットで外出先で情報の記録を手軽に完成でき、帰社して残業することがありません。

PC端末での効果

テンプレートダウンロード

モバイル端末での効果

営業日報テンプレート②　営業マネージャー向け

営業マネージャーが経営層に部門の業務成績を報告する場面において、営業日報は入力フォームではなく、下図の営業分析レポートを利用します。売上、利益、コストといった経営層が一番関心を持つ指標を示し、製品、地域、顧客などの区分けで詳細な情報を確認できます。

PC端末での効果

テンプレートダウンロード

モバイル端末での効果

営業日報の運用に役立つツールは？

BIツール「FineReport」で営業日報の作成・送信・管理を実行すれば、以下の効果が期待されています。

1.移動時間を使い、手軽に営業日報を記入することで、業務効率化につながる

2.簡単に日報を共有することで、営業ノウハウを伝え、チームの営業力を強化できる

3.営業日報の情報をデータベース化し、データ分析に活用できる

無料トライアル版を用意するので、現在の営業日報業務に不満を持っている方は、ぜひFineReportをお試しください！