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如今，數據報告往往都要展示大量雜亂的數據資訊。與此同時，處理資料的技術和工具也徹底改變了數據報告的方式：美觀，易讀，而且可以將各個系統處理過的資料結果同時呈現出來。數據報告現已成為資料決策的基礎，並且與資料分析和商業智慧緊密結合，幫助企業找到最佳的商業營運模式。
在下文中，首先我會介紹數據報告的基本內容，接著我將用實際案例來闡明，如何用五個步驟讓你的數據報告脫穎而出，最後，我會提供部分行業內優秀的數據報告。
1. 什麼是數據報告？
數據報告，就好比汽車的儀表板，常常用來展示企業當前的營運情況。在以前，數據報告呈現的都是手動計算出的靜態資料結果，通常在Excel，PDF和PPT上展示。而現在，隨著各種報表工具的出現，我們可以輕鬆的將原始資料轉變成動態的市場指標。同時，數據報告可以靈活的將這些動態的資料以表格，圖表或dashboard的形式呈現，為企業營運指明方向。
2.讓數據報告出類拔萃的步驟
2.1定義數據報告的受眾
我們要將數據報告呈現給特定的人群。因此，首先是弄清報告的受眾人群，從這些人的角度來組織報告內容和結構，而且每個組件都要有主次和重點。假如一份數據報告的受眾是企業管理人員，他們需要的是產品線的例行報告或者是新產品的性能報告。此時，數據報告的重點是產品的關鍵指標是否符合達到預期。
在數據報告的基礎上，管理人員就可以對產品性能或好或差的表現進行更深入的分析，並制定團隊下一階段的改進計畫。如果數據報告的受眾是團隊成員，那麼報告的重點是發現問題並提出改進計畫，用真實的資料結果推動團隊發展。如果該報告是面向公眾的，那麼重點往往是結果和趨勢趨勢，而不是過程。
下圖是一個數據報告範例，是業務顧問面向公眾發佈的報告。
2.2明確核心指標
這個部分分為兩個步驟：1）核心指標是什麼。2）如何衡量核心指標。
步驟1：核心指標是什麼
每個部門的經理都想要全面瞭解公司整體的業務情況，以及各個部門的績效。那麼，哪些核心指標可以代表公司和部門的營運狀況？
對於公司而言，淨利潤，銷售額，應收賬款和庫存是關鍵指標。對於各個部門，核心指標是毛利和淨利潤的月完成率。
步驟2：如何衡量核心指標
在製作數據報告時，如何衡量公司的KPI同樣很重要。讓我們從多個維度來分解和衡量核心指標。
•時間範圍：數據報告的時間範圍是什麼？每年，每季度還是每月？
•比較維度：比較每年的毛利？還是比較每個部門的毛利？
•單位維度：度量單位是什麼？千或百萬？美元還是歐元？
•比例維度：每個部門的銷售額是多少？哪些產品會帶來更高的利潤？
2.3收集和整理資料
在定義了數據報告的目標人群，並且設定了核心指標之後，現在需要處理資料。資料來源很多，我們有必要根據不同指標選定可靠的資料來源。
選定了資料來源之後，再借助報表工具（比如FineReport）整合不同業務系統的資料，這樣既可以避免手動操作造成的錯誤，而且又能節省時間。記住，與「錢」相關的資料，像淨利潤，應收款等，必須要有嚴格的對帳系統來檢查和對帳。如果一組資料來源有異常波動，可以用另一組資料來源的資料進行比較分析。如果兩組資料有相同的波動幅度，那麼就要從業務角度分析波動的原因。如果兩組資料差異很大，那麼其中一組的資料來源可能存在問題。
我結合了來自ERP庫存管理和CRM的資料庫中的6張表來具體解釋一下資料處理，此處我使用的報表工具FineReport。FineReport支援所有主流的資料庫，因此只花了幾秒鐘就提取併合並了這些數據，使用者可以在這個平臺上集成來自ERP / OA / MES和其他企業系統的資料。
2.4選擇合適的圖表
根據報告的重點選擇圖表類型是製作數據報告的另外一個原則。例如，橫條圖可以顯示數量變化，折線圖可以顯示趨勢，集群橫條圖可以比較不同業務下同一指標衡量的結果。
下圖，我使用橫條圖展示了公司在今年和去年，實際年總利潤和目標年總利潤的對比。
2.5確保數據報告的精美度
報告工具中出色的圖表效果在很大程度上改善了數據報告的視覺體驗。但是，要設計出出類拔萃的數據報告，還需要注重佈局並選擇合適的顏色主題以實現資料視覺化。我建議在數據報告工具中選擇智慧顏色主題，這樣在保持顏色和樣式的一致性上，節省了很多時間。在我的項目中，首先我把和KPI相關的一系列內容放到介面上，然後我選用了FineReport推薦的顏色主題。
整個製作的過程僅需幾分鐘。
3. 各個行業的數據報告示例
最後，我想強調的是，我們正處於碎片閱讀的時代，人們喜歡有視覺衝擊的內容。圖片和短視頻越來越受到歡迎。圖片內容可以在短時間內產生更深刻的影響。
研究表明，大腦處理圖片內容的速度比文本內容快60,000倍。因此，如果想要數據報告脫穎而出並立即引起人們的注意，則必須在數據報告中添加合適的資料視覺化元素。
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接下來讓我們看看行業內非常出色的一些數據報告。
鐵路運輸每日狀況表
銷售報告
高速監控報告/
銀行業數據報告
4.寫在最後
對於企業而言，數據報告將原始資料轉換成為有實際意義的資料，是一種為企業決策提供幫助的有效選擇。有了上述的製作數據報告步驟，並借力于便捷高效的數據報表工具，我們將免於每天機械重複的工作內容，以及規避了因為手動操作導致的犯錯風險。
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