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什麼是資料分析報告?

報告是項目的結果展示,是資料分析(data analystic)結果的有效承載形式。一份思路清晰,言簡意賅地資料分析報告能直戳問題痛點,提高溝通效率,獲得領導賞識。

資料分析報告的重要性在資料分析師的工作中不言而喻,資料分析報告是資料分析的展現形式,是完成資料分析的最後一步,是支援決策的依託。即便有些人前期分析都進行非常好,但就是寫不出條理清晰、邏輯縝密、可讀性強的分析報告,也是前功盡棄。

很多人喜歡問我有沒有報告模板可以給他們抄,套模板對新手來說還是有些用處的,可以借鑑一下結構和大體思路,但是等我做多了分析就會發現,很少有模板是完全貼合自己分析需求的,與其找模板借鑑,還不如自己寫。

所以今天這篇我們就來講講如何才能作出一份優秀的資料分析報告。

資料分析報告分類

對於資料分析報告,首先要有一個概念性的認識,按照報告陳述的思路,可分為四類:

資料分析報告分類

這四類報告由淺入深,分析難度遞增,對企業決策的支持程度也遞增,尤其是當企業面臨某個決策難題時,分析工作要做得足夠系統和深刻。

這四類報告我們可以做個比喻。
描述類報告類似記敘文,像個掃描儀一樣描繪市場輪廓,不求最深但求最全。
因果類報告類似議論文,像打水井,集中一點,一直探到底。
預測類報告類似科幻小說,像個預言家,根據市場的過去推斷市場的未來。
諮詢類報告類似推理小說,像小馬過河,投石問路,根據分析結論指導企業一路前行。

寫好資料分析報告的要點

1、確定報告受眾和分析目的

無論寫什麼型別的資料分析報告,都要先搞清楚報告給誰看,不同的受眾對一份資料分析報告的期待是不一樣的。

比方說一份對集團零售業務毛利額下滑原因的分析報告,集團領導更想看到資料分析的結論和建議,而各個業務部門更關注導致下滑的具體業務原因,所以針對不同的受眾,我們撰寫報告的側重點也不同

其實就是要清晰報告的分析目的,解決什麼問題,想要達到什麼預期。

2、框架、思路清晰

作為資料分析結論輸出最重要的部分,一份優秀的資料分析報告要能夠準確體現你的分析思路,讓讀者充分接收你的資訊,所以在製作報告時,框架和思路要清晰。

這裡的框架不單指報告的行文邏輯,更多是指資料分析過程的框架,比方說我們拿到一個分析問題,不可能一下子就找到問題背後的原因,需要利用各種手段將問題拆解分析,直到得出最終結論,這時候就可能會用到我們常提到的MECE、PEST、AAARRR等分析框架。

3、保障資料準確

寫一份報告,獲取和整理資料往往會佔據 6成以上的時間。要規劃資料協調相關部門組織資料採集、匯出處理資料,最後才是寫報告,如果資料不準確,那分析的結果也沒有意義,報告也就失去價值,因此在收集整合資料時需要注意資料是否靠譜,驗證資料口徑和資料範圍。

4、讓圖表傳達更加直接

資料圖表化這個概念已經不稀奇了,大部分人都知道利用圖表傳達資料資訊。但是圖表的利用並不簡單,不是簡單把一堆的餅圖、柱狀圖、散點圖放到PPT上就能行的,從業這麼多年,我見過的大大小小、各種形式的分析報告不下百份,50%的報告都存在過度堆砌圖表、錯誤使用圖表的現象

圖與表之間,圖與圖之間的聯絡如何闡述,反映出的問題如何表達,這些都是在做資料分析圖表就要弄明白的。很多細心的領導及專門會針對你的資料分析以及結論來提問,因為現狀和未來是他們最關心的。所以資料圖表展現也要體現你的分析思路,而不單單是為了展示資料。

(1)選擇正確的圖表

決定我們報告圖表形式的並不是擁有的資料是什麼,而是我們想要表達的主題是什麼。

看下面兩張圖:

同樣的資料,想要表達的主題不同,圖表形式就不同,圖1表達是爽膚水和沐浴露兩個品類在不同城市的銷量排名,圖2主要表達的是在相同城市在兩個不同的品類的銷量差異。

關於圖表的選擇,個人總結了三個原則:

1.明確目標受眾:他們對該問題有何瞭解?

2.確定要傳遞的資訊:資料說明了什麼?需要傳達多個資訊嗎?

3.確定資訊的特點:是要進行專案比較、顯示時間趨勢,還是分析資料關係?

(2)不要放棄圖表的標題

有些圖表的標題就和猜謎一樣,例如:公司銷售趨勢、分公司銷售分佈情況,完全沒有突出資訊的重點。最好的辦法就是將圖表要表達的主題直接寫在標題裡。

比如上面的兩個圖,修改一下標題,圖一就應該是:“各地爽膚水的銷售額排名”,圖二就是“各地爽膚水和沐浴露銷售額差異對比”,這樣看的人就能快速理解圖表想要表達的資訊了

(3)視覺展現

圖表配色、佈局、重點資訊標註什麼的我就不多說了,以前講過很多遍了,今天說一下從視覺展現形式上來說一說

資料分析報告常規的做法就是Excel+ppt,資料先用excel進行資料分析和視覺化,然後再將圖表複製或者截圖貼上到ppt中,效果大概就是下面這樣,一份報告少說也得10張ppt。

但是一頁ppt只能呈現有限個圖表和結論,且圖表多以靜態形式呈現,難以直觀表達兩個分析圖表之間的聯絡,所以在形式上,我們可以選擇更加新穎的視覺化分析報告形式來展現分析結論,比如下面這樣的:

這是我用FineBI製作的銀行理財產品使用者分析,利用FineBI的聯動鑽取和螺旋式分析功能,透過圖表聯動鑽取,給領導詳細拆解彙報不同性別,年齡段的使用者特徵,各類特徵分析資料一目瞭然,比起一頁頁的翻ppt,這樣的彙報方式更加直觀、簡潔,領導更加喜歡。

而且利用BI工具製作視覺化圖表和報告的步驟比Excel簡單的多,拖拖拽拽就能生成視覺化圖表,自由佈局生成視覺化報告:

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5、分析結論

資料分析報告的結論部分是一份報告的精華,也最能體現一個數據分析師的水平。如果把一份資料分析報告比做一個人,那我們上面講的都是穿著和搭配的部分,而且分析結論就是這個人的內涵。在給出分析結論時,要根據讀者的角色和業務方向,透過你對資料的解讀,讓讀者短時間內能夠get到資訊。

低段位的表達就是描述資料之間的對比、趨勢和結構關係,比如“在市場佔有率方面,ABC三家公司已佔據92%的市場份額,其中A佔70%”

這種表達其實就是把資料又讀了一遍,並沒有分析出更深層次的意義,一般的業務和領導也能看出來,體現不出資料分析師的價值

而高段位的表達應該是在資料描述的基礎上結合對業務的分析和理解的,比如

“市場佔有率方面,ABC三家公司已佔據92%的市場份額,其中A佔70%,進一步分析得知,A公司的市場份額驅動主要來自:政策引導、市場投放、使用者私域運營三個方面,對標發現,我們在使用者私域運營方面的收入僅增長了X個百分點,而A在這方面的增長為XX%,是我們的X倍”

這樣的分析結論才能發現問題,讓讀者感受到價值。

最後,希望每個職場人都能用資料分析報告開啟一個新的天地。廣闊資料天地,大有可為。

但這一切都要基於一個好用的資料視覺化平臺。現在市面上流行的有FineRpeortFineBI、Power BI、DataV、Tableau,但權威機構IDC指出市場佔有率第1的還是FineReprt和FineBI,這些都可以做資料分析。

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