우리 회사에 적합한 보고서 솔루션 은 무엇인가요? 데이터를 활용하다

최종 업데이트:2022-3-11

보고서 솔루션

디지털 시대에는 데이터 접근이 더 쉬워지고 있으며  이를 통해 우리는 비즈니스 실적을 최적화할 수 있게 되었습니다. 이 방대한 데이터를 통해 현명한 의사결정을 내릴 수 있고, 심지어 업무 추세를 따라 전반적인 운영을 개선하는 방법까지 찾을 수 있습니다.

그런데 문제는 데이터를 수집하고 처리하는 것이 쉬운 것이 아니라는 것입니다. 방대한 데이터를 가공하는 작업은 오랜 시간이 걸릴 수도 있습니다.  데이터 수집을 도대체 어떻게 해야 할까요? 이때는 보고서 솔루션 을 통해 적당한 대답을 찾을 수 있습니다.

한 가지 예를 들어 보겠습니다. 제가 막약  제조업체 생산팀장이라면, 매일 꼭 해야 할 일 중 하나는 당일의 제품 생산 데이터를 보고서를 작성하는 것입니다. 

막약에 부장님은 나의 어느특정한 날의 생산 데이터 보고서를 보길 원하다면 어디에서 보고서 찾아야 할까요?  대부분 기업에서처럼 기업용 erp , MES,CIMS등과 같은 여러 가지 시스템을 구축되어 있는 경우, 어떻게 데이터를 추출할 수 있을까요? 어떤 시스템의 데이터로 보고서를 작성해야 할까요?

‘보고서 솔루션 은 이 질문의 해답이 될 수 있습니다. 전문적인 보고서 솔루션 을 사용하면 빠르게 리포트/보고서를 작성할 수 있을 뿐만 아니라 분석 데이터를 통해 인사이트를 얻을 수 있도 있습니다.   대표적인 상업용 보고서 솔루션으로는 크리스탈 리포트 (Crystal Reports), 파인리포트(FineReport)오즈 리포트(OZ Report), 액티브리포트(ActiveReports) 등이 있습니다.  

여전히 많은 사람들이 수작업을 통해 일간/주간/월간 보고서를 작성하고 있으며, 원하는 데이터를 일일이 찾아 파일로 추출하고, 추출한 데이터를 정돈하여 원하는 값으로 재편하고, 보고서 형식에 맞춰 다시 기입하고 있습니다. 하지만 일간 보고서를 완성하는데 이렇게 오랜 작업 시간이 필요하다면, 보고서의 가치를 잃어버리는 것이 아닐까요?

그럼 보고서 솔루션 은 다른 시스템에 비해 어떤 특징과 차별점을 갖는지 자세히 알아볼까요? 다음에 파인리포트(FineReport)를 사용해 리포팅 장점을 알아보겠습니다.

해당 리뷰는 파인리포트 FineReport 10.0무료 체험판을 통해 작성한 사용 후기 콘텐츠입니다.

1. 보고서 솔루션: 데이터를 연동하기,  많은 양의 데이터도 빠르게

파인리포트와 같은 보고서 솔루션 은 데이터베이스를 바탕으로 데이터 센터(Data Center)를 구축합니다. 축적된 모든 데이터는 데이터 센터로 모이며, 업무 패키지의 형태로 관리할 수 있습니다. 데이터베이스의 데이터를 필드(field)별로 적시에 업데이트하고, 보고서를 만들기 위해 라이브러리에서 직접 가져오기가 가능할 뿐만 아니라, OA, ERP, MES 시스템에 연동하여 데이터를 가져오고 보고서를 작성할 수도 있습니다. 

2. 보고서 솔루션: 보고서 템플릿 자동 생성 

필요한 데이터가 모두 준비되었다면, 일간/ 주간 보고서 템플릿을 작성합니다. 일단 보고서를 템플릿 형태로 작성하고 나면, 추후에 이 템플릿을 통해 자동적으로 보고서를 작성할 수 있습니다. 

파인리포트로 작성한 보고서 템플릿은 데이터 플랫폼에 저장할 수 있습니다. 저장된 템플릿은 다시 보고서를 작성해야 할 때 바로 가져올 수 있습니다. 번거로운 일간 업무 보고서를 간단한 데이터 불러오기(petch)와, 데이터 입력만으로 작성할 수 있습니다. 보고서 제작 절차와 시간을 획기적으로 줄여 주겠죠. 

또한, 변수 필터링 기능을 통해 하나의 템플릿으로 일간, 주간, 월간 보고서를 작성할 수 잇습니다. 데이터를 선별(select)해야 하는 시간 필드에서 변수를 추가한 다음, 해당 데이터 포맷에 필터 조건을 추가하면 원하는 기간 동안의 데이터를 조회할 수 있습니다. 

보고서 솔루션
출처: 파인리포트FineReport

파인리포트를 사용하면 보고서 적용 대상별로 본사 템플릿, 공장용 템플릿, 업무 그룹별 서로 다른 템플릿을 작성할 수 있으며, 서로 다른 템플릿 간에 드릴다운 관계를 설정함으로써 엔터프라이즈 종합 보고서를 작성할 수 있습니다. 

보고서 솔루션

프로젝트 보고서를 작성할 때에는 프로젝트 진전 상황에 대한 보고도 포함되어야 할 것입니다. 이 때 단순한 수치로는 데이터 상황을 직관적으로 반영하기 어렵습니다. 이런 상황에서는 대시보드, 진도표,간트 차트 등 시각화 차트를 사용해 프로젝트 진행 상황을 표현할 수 있습니다.

시각화 차트
다양한 시각화 차트 지원 출처: 파인리포트FineReport

3.스케줄링:보고서 자동 송부

보고서 템플릿을 작성한 후 어떻게 자동으로 보고할 수 있을까요? 일반적으로 기업들은 매일 일간 보고서를 정해진 시간에 상부에 제출 할 것입니다. 이 과정을 매번 수동으로 해야 한다면, 업무 일정에 따라 보고서 제출 시간이 지연되기도 쉽습니다. 

이 때는, 스케줄링 기능을 통해 작성된 보고서를 스케줄에 맞춰 배포할 수 있습니다. , 중복된 배포 작업으로 벗어나는 것 뿐만 아니라  일간 / 주간 / 월간 / 계갼 / 연간 보고서를 스케줄을 통해 설정함으로써, 매일 반복되는 보고 업무에서 해방될 수 있습니다. 

관리자로서 다른 사람이 제출한 일간 보고서를 확인하거나, 데이터를 총합하는 업무를 해야 할 때에도, 리포팅 툴이 도움을 줄 수 있습니다. 파인리포트는 자동으로 데이터를 총합하고 정리할 수 있으며, 모바일을 통해 장소나 시간의 제약 없이 필요한 보고서 데이터를 확인할 수 있습니다. 

만일 매일 보고서를 작성하고 정해진 시간에 보고서를 송부해야 하는 담당자라면 파인리포트의 스케줄링과 알림 기능을 사용해 일간 보고서를 정시에 생성하여 매일 관리자에게 전송할 수 있습니다. 

이중에서 가장 중요한 단계는 스케줄링으로, 설정을 통해 서버가 지정된 시간에 자동으로 설정된 작업을 완료하고, 이어서 필요한 파일을 생성하며, 마지막으로 생성된 결과를 보고서를 보려는 사람에게 이메일, 메시지, 플랫폼 알림으로 알려 주는 것입니다. 적시에 데이터 분석과 의사결정을 내릴도록 도와 줍니다.

4.마지막

대부분 기업에선 이미 정기적으로 생성되고 또 정기적으로 배포되어야 할 보고서들이 있을 것입니다. 어떻게 이 작업들을 자동화하여 자동화된 리포트/보고서 시스템을 구축해야 하는가? 자체적으로 개발하는 것인가?

소프트웨어를 개발하는 과정은 무척 길고, 어렵습니다. 프로젝트 주기가 길어지고, 연기될 위험도 있죠. 퀄리티 저하, 빈번한 버그도 흔한 문제이며, 후속적인 업데이트와 유지관리도 만만치 않은 일입니다. 

많은 기업들에서 상용 소프트웨어를 사용하는 이유가 여기에 있습니다. 상용 리포팅/ 보고서 솔루션 은 이 복잡한 문제를 어떻게 해결할까요? 예를 들어, 엔터프라이즈 보고서 솔루션 인 파인리포트의 경우,  데이터 정리 및 조합, 보고서 작성 및 공유, 데이터 입력  이 강력한 3 가지 기능으로 사용자에게 토탈 보고서 솔루션 을 제공합니다. 

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