엑셀의 중복 실행을 극복한 코드리스 업무자동화 의 실현

평소 업무에서 가장 싫어하는 것은 무엇입니까? 엑셀로 각종 통계 보고서, 데이터 차트, 일간, 주간 보고서를 반복해서 작성하는 것이 싫으신 분 계신가요? 이러한 반복적인 작업을 지속해서 수행하는 것은 직원들에게 불필요한 부담을 줄 수밖에 없습니다. 이러한 경우 중요 업무에 더 많은 노력을 기울이기 위해 업무자동화 방법을 사용할 필요가 있습니다.

업무자동화 도구 또는 프로그램은 반복적이고 단순한 작업을 자동화하는 방법으로 기업과 고객을 지원합니다. 또한 직원들이 더 전략적인 프로젝트에 집중할 수 있도록 데이터를 추적하여 팀이 데이터에 근거한 결정을 내리도록 지원합니다.

업무자동화 도구의 작동원리는 무엇입니까?

업무자동화 도구는 일상적인 업무 과정에서 수동 작업을 대체하는 기술입니다. 비즈니스 자동화는 수동 작업을 제외하여 여러 프로세스를 구성하는 다양한 단계를 개선하고 단순화함으로써 인사(HR)에서 영업, 재무 및 IT에 이르기까지 비즈니스 운영의 거의 모든 측면에서 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 보고서 작업 자동화는 작업 자동화 프로그램이나 코딩을 통해 직원을 위한 주간 보고서, 일간 보고서를 자동으로 생성한 다음 템플릿을 한 번에 생성하는 것입니다.

엑셀 작업 자동화

대부분 사람들은 비즈니스 자동화를 위해 프로그래밍 언어(특히 Python) 또는 Excel(VBA 내부)을 사용하고 있습니다.

Excel 업무자동화 보고서의 장점은 무엇입니까? 예를 들어 상사가 연간 재무분석 보고서에 대한 분석보고서를 작성하라고 지시하면 DB에서 데이터를 조회하여 Excel에서 시각화된 보고서를 만들 수 있습니다.

Excel 작업 자동화는 중소기업에는 충분하지만, 인원이 많은 중대형기업의 경우에는 충분하지 않습니다. 왜 그럴까요?

실제 작업에서 엄청난 양의 데이터가 존재하기 때문에 Excel에서는 이러한 높은 레벨의 분석을 수행할 수 없습니다. 기업 대부분이 그렇듯이 ERP 시스템, MES, CIMS 등 다양한 시스템을 구축하면 데이터의 정확성을 보장하기 어렵고 시간이 오래 걸립니다. 또한 데이터 변경 후 보고서를 동적으로 조정하는 경우 리소스 데이터를 정기적으로 수동으로 유지 관리해야 합니다.

업무자동화 애플리케이션으로 시스템 구축

업무 자동화 시스템을 구축하려면 데이터 자동 연결과 보고서 템플릿 자동 생성이라는 두 가지 문제를 해결해야 합니다.

동일한 보고서에서 일반적으로 여러 비즈니스 시스템의 데이터가 필요합니다. 예를 들어 직원 정보는 인사 시스템에서 가져오고 판매 데이터는 영업 시스템에서 가져옵니다. 그렇다면 업무자동화 프로그램을 사용하면 이 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요?

FineReport를 예로 보면, FineReport는 일반적인 보고와 데이터 시각화 툴로 Excel 등 데이터를 저장하고 다양한 차트와 대시보드를 생성하고 재무 보고와 매출 대시보드 시스템을 개발합니다.

기업의 경우 보고서 한 페이지를 수동으로 작성하는 데 2~3시간이 걸립니다. FineReport 자동 템플릿으로 전환한 후 5분 이내에 원클릭으로 업데이트를 완료할 수 있습니다.

보고서 업무의 자동화는 기업 정보화의 기초입니다. 파인리포트는 어떻게 수행할까요?

업무자동화 프로그램 작업방식 1 : 데이터 자동 연동

FineReport는 JDBC를 통한 DB 직접 연결을 포함하여 다양한 채널을 통한 데이터 소스 연결을 지원합니다. 이 작업은 몇 초가 걸리지만 복잡한 스크립트나 코딩을 필요하지 않습니다. 다양한 데이터베이스 및 테이블에서 데이터 추출을 지원하고 ERP/OA/MES와 같은 비즈니스 시스템의 데이터를 단일 플랫폼으로 쉽게 통합합니다.

또한 FineReport의 자체 데이터 세트, 구성 요소, 셀 재사용 등 기능을 사용하여 복잡한 보고서를 30분 이내에 생성할 수 있어 10명 이상의 인력을 세이브할 수 있습니다．

업무자동화 프로그램 작업방식 2: 오류율 감소

자동화는 코딩을 통해 프로세스와 논리를 안정화하는 것을 의미하며, 일련의 테스트를 통해 툴을 신뢰할 수 있습니다. 반복적인 작업이 수행되는 시나리오에서는 사람보다 툴을 더 신뢰하게 되는 경향이 있습니다.

권한 관리: 가시화 구성, 셀 단위의 권한 관리로 분리 가능한 툴

일부 중요한 데이터를 필터링 없이 데이터베이스에 저장하는 것은 어느 정도의 위험이 있으며, 2차 검사가 더 복잡하므로 직원이 입력한 데이터를 감독자가 확인하고　처리해야 하는 업무절차를 데이터 권한 관리라고 합니다.

권한 관리를 통해 사용자는 승인된 리소스에만 액세스할 수 있습니다. 부서 레벨, 역할 및 사용자에 따라 권한을 할당할 수 있습니다. 권한에는 보고서 액세스, 플랫폼 관리 및 데이터 연결이 포함됩니다.

업무자동화 프로그램 작업방식 3 : 배치작업, 조건에 따른 작업 자동실행

정기적으로 보고서를 생성하여 제출해야 하므로 반복되는 보고서 생성 문제를 해결하기 위해 FineReport는 스케줄링 기능을 제공합니다.

배치작업에서 정기적으로 계산된 보고서 결과는 로그인하여 플랫폼 디렉터리에서 볼 수 있으며 FTP에 저장하고 지정된 사용자에게 이메일 첨부 형식으로 보낼 수 있으며 사용자는 플랫폼 메시지, 문자 메시지 및 모바일 단말기를 통해 알림을 받을 수 있습니다.

배치작업은 설정된 기간이나 조건에 따라 특정 작업을 실행하고 일일, 월간, 분기 및 연간 보고서와 같이 수동으로 생성해야 하는 작업을 자동으로 실행합니다.

업무자동화 사례

다음에서 FineReport를 업무자동화 에 사용한 사례를 살펴보겠습니다.

Cangzhou Mingzhu는 PE 파이프 제품 및 BOPA 필름 제품의 규모와 기술에 의존하여 재료를 사용하여 배터리를 만들고 세분화된 산업에서 장기적인 이점을 가지고 있습니다.

Cangzhou Mingzhou에서　생산하는 제품은 해당 회사가 중국에서 대규모 리튬 배터리 제조업체의 대열에 진입하도록 하였습니다.

회사는 어떤 문제를 가지고 있을까요?

ERP 시스템의 보고서 증가로 인해 데이터 쿼리 및 통계가 어려워집니다. 관리자가 보고서 시스템에서 다른 보고서를 찾는 것은 여전히 ​​매우 번거로운 일이 되었습니다. 여러 테이블에서 다른 보고서를 찾아 다시 기록해야 하고, 마지막으로 필요한 관리 데이터를 확보하기 위해 집계해야 합니다.

또한 작업에 필요한 데이터를 수동으로 처리하므로 보고서 시간이 장시간　소요되어 비효율적입니다.

위의 문제에 대응하여 Cangzhou Mingzhu은 각 회사의 일일 관리에 필요한 다양한 비즈니스 데이터를 보고서로 요약한 FineReport 사의 의사결정 플랫폼을 기반으로 하는 일일 관리 데이터 보고서 시스템을 구축하였습니다.  FineReport의 멀티 소스 데이터 통합 ​​기능을 사용하여 파이프라인사업부 경영 일일 보고서, 필름사업부 경영 일일 보고서, 막분리사업부 경영 일일 보고서를　포함한 각 부서 내의 다양한 관리 데이터를 SQL 추출, 도표 디자인, 페이지 디자인 등을 통해 여러 보고서로 통합할 수 있습니다.

마지막으로

특정 비즈니스 프로세스를 “자동화”함으로써 비즈니스 자동화는 작업 중복을 방지하고 중복 작업에 불필요한 시간을 낭비하지 않으며 전반적인 업무 생산성을 향상시킵니다. 그러므로 차츰 더욱 많은 기업이 비즈니스 자동화를 운영에 통합하고 있습니다.

비즈니스 자동화는 보고서 작성에 제한되지 않고 업무자동화 시스템을 통해 기업의 많은 일상 업무를 처리하여 시간, 비용 및 인력을 절약하게 됩니다.