IT 직장인을 위한 효과적인 보고서 작성 노하우&인사이트

최종 업데이트:2021-12-13

일간 보고서, 주간 보고서에 대한 고민이 있으신가요?

직장인에게 일간이나 주간 보고서 작성은 결코 쉽지 않고, 걱정될 수도 있습니다. 특히 IT-데이터 부서에게 보고서는 자신의 업무 능력을 평가 받는 지표가 되는 만큼 무척 중요한 일이라 할 수 있습니다. 그런데 보고서 작성은 가장 번거로운 일이라고 해도 과연이 아닌데요. 왜 그럴까요?

문제는 바로 매일 셀 수 없이 많은 리포트 수요를 생기는데 효율이 낮고 하루 종일 엑셀을 쳐다보다가 야근 보고서 작성 하는 것이기 때문입니다.

퇴근

도대체 무엇이 일간/주간 보고서 작성 의 문제일까?

간단히 말하자면 다음과 같습니다:

  • 늘어나고 있는 시스템: 데이터 분산, 표준이 통일되지 않고 , 시스템 사이 련관성 떨어지고, 수동처리 거친 데이터는 분실가능도 있습니다.
  • 늘어나고 있는 변경: 관리자 혹은 업무부서의 변경수요, 임시 추가 필요한 분석용 보고서
  • IT부서에게 중복 작업: 업무 요구 대응에 피곤한 IT부서, 통일된 관리가 없음으로 한 피면할 수 없는 중북노동

일반적으로 기업에서 운영하는 시스템에는 많은 양의 데이터가 수집되어 있지만, 일일 업무 보고서 작성을 위해서는 대부분 엑셀 보고서를 활용하고 있을 것입니다. 점점 더 많은 업무 분석 수요에 따라 데이터 수집의 번거롭고, 시스템 데이터를 통하지 못하는 문제들 역시 드러나고 있습니다.

어떻게 하든 야근만은 피하고 싶을 여러분들을 위해 단시간 안에 일간 업무 보고서를 만들까요? 이번 게시물에서 차근차근 알려드리겠습니다!

1. 일간/주간 업무 보고서 작성의 효율성을 어떻게 향상시킬 수 있을까?

1.1 일간 보고서 작성 의 워크플로우를 자동화하다!

직장에서 주간, 월간, 연간 보고서는 모든 사람이 업무를 소통하기 위해 사용하는 일반적인 방법입니다. 하지만 이것이 정말로 업무 효율을 향상시키는가요? 당신은 통계와 이메일 쓰기에 얼마나 시간을 소비하십니까?

이러한 반복 리포팅 수작업을 벗어나세요!
당신은 효율성을 높일 수 있는 자동화된 리포팅 툴이 필요합니다.

FineReport(파인리포트)타이밍 스케줄링(timing scheduling) 기능은 이 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 데이터 기반 의사결정 시스템에서는 정기적으로 일간 보고서, 주간 보고서를 보내도록 설정하고, 보고서 데이터를 자동으로 계산하며, 이메일 전송을 지원할 수 있습니다. 이렇게 하셔서 일일 업무 보고서 작성 이 자동화되는 것입니다.

주간 보고서 작성
일간 보고서 작성
스케줄링

1.2 일간/ 주간 보고서 양식을 이용하세요

필요한 데이터가 모두 준비되었다면, 일간 보고서 템플릿을 작성합니다. 일단 보고서를 템플릿 형태로 작성하고 나면, 추후에 이 템플릿을 통해 자동적으로 보고서를 작성할 수 있습니다. 

파인리포트로 작성한 일간/ 주간 보고서 양식은 데이터 플랫폼에 저장할 수 있습니다. 저장된 템플릿은 다시 보고서를 작성해야 할 때 바로 가져올 수 있습니다. 번거로운 일간 보고서를 간단한 데이터 불러오기(petch)와, 데이터 입력만으로 작성할 수 있습니다. 보고서 제작 절차와 시간을 획기적으로 줄여 주겠죠. 

또한, 변수 필터링 기능을 통해 하나의 템플릿으로 일간, 주간, 월간 보고서를 작성할 수 잇습니다. 데이터를 선별(select)해야 하는 시간 필드에서 변수를 추가한 다음, 해당 데이터 포맷에 필터 조건을 추가하면 원하는 기간 동안의 데이터를 조회할 수 있습니다. 

변수 필터링
변수 필터링

1.3 상황에 따라 일간 보고서, 주간 보고서 작성 메뉴얼을 선택하세요

아마도 우리의 가장 큰 관심있는 부분은 설계기가 어떻게 일간 보고서, 주간 보고서 작성 의 효율과 수준을 향상시키고 번거로운 보고서 수요를 해결할 수 있느냐 하는 것입니다.

파인리포트는 3가지 보고서 작성 모드로 필요한 모든 상황에 적용할 수 있습니다. 간단한 분석 보고서 작성법에 따라 손쉽게 보고서를 완성할 수 있습니다.

보고서 작성 메뉴얼
3가지 보고서 모드로 필요한 모든 상황에 적용할 수 있습니다.

예를 들어, 일반적인 셀 리포트는 설계기에서 기준 데이터베이스를 연결하고 데이터를 데이터셋으로 DB에서 가져오고 드래그 엔 드랍으로 간단하게 제작할 수 있습니다. 페이지 매김, 그룹핑, 컬럼 나누기를 쉽게 설정할 수 있습니다.

리포트 디자인
알반적인 리포트 디자인

셀 사이의 동적 계산은 편하게 순위 매김, YoY, MoM, 비율, 누적 및 기타 작업 크로스 행 및 그룹을 실현할 수 있습니다.

보고서 작성

집계 보고서는 불규칙적인 대형 보고서를 대상으로 만드는 것입니다. 집계 블록을 자유롭게 연결해줌으로써 Excel에서 셀을 자주 병합하고 분할하는 수고를 덜어줍니다.독립적인 각 집계 블록을 드래그 앤 드롭하여 자유롭게 조합하여 불규칙한 리포트를 작성할 수 있습니다.

보고서 작성
집계 보고서 샘플

대시보드는 다양한 셀 수요를 대상으로 만드는 것입니다. 파인리포트의 풍부한 시각화 컴포넌트를 사용해 세련한 시각화 보고서를 만들 수 있습니다.

일반적으로 기업이 보고서 데이터에 대한 실시간 모니터링을 필요하시면 대시보드 실시간 데이터 표시 및 자동 새로 고침, 부분 새로 고침, 변경된 데이터에 대한 동적 프롬프트를 이용하여 됩니다.

대시보드

이렇게 하시면 보고서 작성 시간이 단축되고 효율성도 해결되면 데이터 분산과 데이터 플랫폼의 문제는 어떻게 해결할 수 있을까요?

2. 데이터 분산: 다양한 데이터베이스과 연동하기

일반적으로 엑셀로 일간 보고서, 주간 보고서를 만드는 경우, 사용자는 데이터를 데이터베이스에서 추출(Export)하여 셀에 복사&붙여넣기 하여 데이터를 처리할 것입니다. 데이터는 매일 발생하고 쌓이므로, 사용자는 리포트를 업데이트 하기 위해 매번 데이터를 수동으로 복사하고 업데이트해야 합니다. 

리포팅툴

반면 파인리포트(FineReport)와 같은 리포팅 툴은 데이터베이스와 직접 연동하므로 실시간으로 데이터 필드를 판독하여 보고서를 설계합니다. 이에 고객관리(CRM), 워크 플로(workflow)와 같은 투자와 축적된 경험이 향후 SAP과 같은  다른 시스템에서 사용할 수 있도록 호환됩니다.

데이터 필드는 엑셀과 유사한 익숙한 형식을 취하지만, 엑셀과는 전혀 다른 속성을 지닙니다. 사용자는 이 데이터 필드를 사용하여 템플릿을 제작합니다 템플릿에서 셀 별로 데이터 필드를 배치하고 데이터 필드에 덧셈 값을 구하거나 평균 값을 구하는 등의 함수 공식의 연산도 가능합니다. 그리고 새로운 데이터가 추가되면 자동 업데이트를 적용함으로써 한번에 보고서를 업데이트할 수 있습니다.  

3.일간 / 주간 보고서/사용자/ 시스템에 통일 관리

만드는 일간 보고서, 주간 보고서 앙식이나 템플릿은 어디에 저장할까요? 대답은 바로 데이터 관리 시스템입니다!

포털에서 관리인은 보고서 디렉토리를 증가, 삭제, 수정할 수 있으며, 여러단계 디렉토리, 디렉토리 위치순서 조정도 지원합니다. 따라서 통일한 시스템에 보고서를 저장하면, 다른 사람들은 서버 접속하는 경우, 동일한 보고서를 원격 협업으로 개발할 수 있습니다.

뿐만 아니라 이 데이터 시스템은 기업의 모든 업무 시스템을 연동함으로써 이것을 통해 각 업무 시스템의 지표를 정리하고 구경을 통일적으로 초기화하고, 데이터 분산 문제를 해결할 수 있습니다.

마지막으로

아무리 좋은 리포팅 툴과 강력한 리포팅 기능도 상사에게 이해되는 것만 못합니다. IT든 업무든 상관이든 서로의 일을 충분히 이해하고 효과적으로 소통하고 협업할 수 있다면 퇴사까지 할 수 없을 것입니다.

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현재 파인리포트(FineReport)는 기간과 기능의 제한이 없는 개인 사용자용 라이선스를 공식홈페이지에서 무료로 배포하고 있습니다. 

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