월말 보고서 단순화하게 만들다: 템플릿, 형식, 프레젠테이션

월말 보고서 는 너와 너의 팀에 최근 성과 및 활동에 대한 즉시의 공개 및 평가를 제공할 수 있다. 월말 보고서는 팀 내부의 필수적인 커뮤니케이션 도구이다.

다음과 같은 문제를 봉착해 보십니까?

여러 해 동안 많은 월말 보고서를 사용한 경험을 바탕으로 이러한 전형적인 문제점들을 정리한다 :

• 데이터 수집 과정은 시간이 많이 걸린다. 일반적으로 데이터는 Excel에 저장된다.

많은 기업들이 거래 비용을 줄이기 위해 내부적으로 유사한 보고서 템플릿을 사용하려고 한다. 하지만 여전히 반복되는 일이 많다. 예를 들어 부서마다 계산과 통계에 Excel시트를 사용하고 공식이 많이 첨부되어 있어 산재된 데이터가 엄청나게 많다. 이런 상황에서 항상 반복된 수동 작업와 검증 비용을 많이 걸린다.

• 데이터 웨어하우스와 템플릿이 잘 구축되어 있더라도 고정 또는 정적 보고서를 수정하고 조정하는 것도 매우 번거롭다. 보고서를 변경할 때마다 기본 템플릿을 변경해야 한다.
• 월말 보고서는 데이터 표시에 역할을 할 수 있지만 데이터 분석 기능이 부족한다. 보고서를 통해 데이터 분석을 수행하고 문제를 추적하는 것은 어려운 일이다.

그럼에도 불구하고 월말 보고서는 기업 보고의 필수한 일부이다. 월별 업무를 단순화할 수 있는 방법이 있을까?

당영히 있어요! 우리는 동시에 두 가지 측면에서 시도한다. 한편, 특히 중복 작업을 방지하기 위해 보고서 작성 소프트웨어를 통해 작업량을 줄이도록 한다. 한편, 효율적인 데이터 분석을 위해 월간 보고서의 가치를 높이도록 노력한다. 다음으로 자세한 내용을 공유할 것이다.

또 여기서는 주로 월말 보고서 를 예로 들지만, 이 논리는 일간 보고서와 분기 보고서와 동일한다.

월말 보고서 단순화

월별 보고서를 단순화하는 핵심은 보고서 자동화이며 데이터 자동적으로 입력과 보고이다.

대부분의 경우 Python과 Excel은 이러한 요구를 충족할 수 있지만 초보자들이 배우기에 어렵다. 여기에서는  drag&drop 인터페이스로 조작하기 쉬운하고 코드가 필요하지 않은 소프트웨어를 추천한다.

1. 월말 보고서의 데이터를 빠르게 수집할 수 있다

예를 들어 제가 제조업 생산라인 리더라면 생산 데이터를 바탕으로 월말 보고서를 생성하는 것이 제 업무일 것이다. 먼저 보고서에 어떤 지표를 포함시킬지 정해야 하여 초점을 좁혀야 한다.

어떤 기업들이 엑셀파일에서 데이터를 추출하여 월간 보고서를 작성한다. 정보화 수준이 높은 일부 기업의 경우 FineReport를 통해 이 문제를 쉽게 해결할 수 있다.

FineReport는 데이터베이스에 직접 연결된다. 즉 데이터베이스의 지원을 받아 FineReport에 데이터센터를 구축하는 것과 같으며, 모든 생산 데이터가 시스템에 집중될 수 있다.

FineReport를 생산 데이터를 저장하는 ERP, CRM 또는 기타 비즈니스 시스템과 통합할 수 있다. 생산계획 데이터와 생산라인 진행상황 데이터가 비즈니스 시스템에 입력되는 한 FineReport는 이들 시스템에서 데이터를 추출해 보고서 날짜를 실시간으로   업데이트한다.

그러나 보고서 생성을 지원하는 완전한 생산 계획 시스템을 갖춘 회사는 거의 없다. 생산 일정은 Excel로 요약하여 출력하거나 칠판에 기록하여 생산을 정리한다. 일일 보고서를 생성하기 위해 데이터를 수집하는 것은 너무 어렵다.

이러한 상황에서 FineReport의 데이터 입력 기능은 여러 개인으로부터 데이터를 수집하는데 필수적인 역할을 한다. 데이터 입력은 설문지 작성과 마찬가지로 온라인 양식을 통해 데이터베이스에 직접 데이터를 입력할 수 있다. 보고서 형식을 설정한 후 온라인 양식을 팀에 배포할 수 있다. 스케줄의 데이터나 데이터베이스에 직접 수집되는 진행률에 관계없이 최신 데이터는 일일 보고서에 표시된다.

FineReport는 Excel 데이터를 일괄적으로 가져올 수도 있다. EXCEL시트를 기반으로 가져오기 템플릿을 설계한 후 클릭 몇 번으로 데이터를 Excel에서 FineReport로 가져올 수 있다.

2. 월말 보고서 템플릿을 사용하여 보고서 생성 프로세스를 자동화할 수 있다

데이터베이스 문제가 해결되었으니 월말 보고서를 만들어야 합니다. 보고서 자동화를 위해서는 월별 보고서를 한 번만 작성해서 템플릿으로 사용했으면 됩니다. FineReport는 쉽게 실현할 수 있다. 훌륭한 템플릿을 만들어서 FineReport에 저장하기만 하면 된다. 다음에 월말 보고서 작성할 때 다시 쓰시도 된다. 이러면 보고서를 만드는 과정과 시간을 크게 줄여준다.

또는 서로 다른 보고 사용자의 경우 FineReport를 사용하여 다양한 템플릿 유형을 설정할 수 있다. 예를 들어, 정보 부서는 본사 및 지사에 대해 서로 다른 템플릿을 설계하거나 사무실의 각 팀에 서로 다른 템플릿을 할당할 수 있다.

FineReport는 무료 라이브 데모시연 서비스를 제공하고 있으며 당신만의 수요를 이해하여 월말 보고서 를 만들어 보세요.

이러한 템플릿 간의 드릴다운 관계를 설정하면 본사의 보고서에서 지점 및 사무실까지 드릴다운할 수 있다. 이러한 방식으로 중요한 문제를 발견하면 시간이 절약된다.

월말 보고서는 일반적으로 프로젝트의 진행 상황을 포함하며, 숫자를 사용하는 것은 직관적인 데이터를 반영하기 어렵다. 이 경우 대시보드, 진행률 막대 및 기타 차트를 사용하여 계획의 진행률을 반영할 수 있다.

3. 사업부가 월말 보고서 를 기반으로 문제 데이터의 출처를 직접 추적하도록 한다

기존 월말 보고서 의 정적 표시와 달리 FineReport의 드릴다운 및 링크 분석등 다양한 공동 드릴 작업을 통해 문제를 분석할 수 있다.

4. 일간, 주간 및 월말 보고서 를 내보내거나 인쇄할 수 있다

FineReport는 Excel, PDF, PNG등 다양한 형식의 보고서 내보내기 및 인쇄를 지원한다.

5. 보고서를 팀 또는 매니저와 공유할까?

일반적으로 기업의 월말 보고서는 정기적으로 보고된다. 매일 수동으로 보고해야 한다면 반복적이고 지루한 일이 많다는 뜻이다. 급한 일이 생기면 보고가 늦어질 건다.

이 문제는 보고 소프트웨어로 비교적 쉽게 해결할 수 있다. 스케줄 기능으로 당신은 반복적인 업무에서 해방될 것이다. 다른 작업 없이 일간, 월간 또는 기타 정기 예약을 빠르게 설정할 수 있다.

월말 보고서를 제출하고 데이터를 수집하기를 기다리는 관리자라면 FineReport를 통해 데이터를 자동으로 수집하고 정리할 수 있다. 언제 어디서나 휴대폰을 열고 필요한 보고서를 확인하기만 하면 된다.

또한 데이터 보고서를 만드는 담당자인 경우 FineReport의 정기적인 예약 및 메시지  기능을 사용하여 보고서를 정기적으로 생성하고 해당 관리자에게 월말 보고서를 전시할 수 있다.

월말 보고서 의 값을 증가시키다

보고서를 이해하기 쉽게 만들다

일을 더 잘 하기 위해서 월간 보고서 읽기 쉽고 이해하기 쉽도록 해야 한다. 의사소통이 어려울 때가 있으니 같은 “언어”를 사용하고 있는지 확인한다. 사용자이 길을 잃지 않도록 월간 보고서를 기본 논리에 따라 다른 블록으로 세분해야 한다. 또 문구와 형식에 노력을 기울일 가치가 있다.

비주얼 그래픽스이다

더 많은 차트와 그래픽을 사용하여 데이터를 설명하면 청중들이 필요한 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있고 보고서를 더욱 매력적으로 만들 수 있다.

결론

월말 보고서는 단순성과 포괄성을 고려해야 하며 중요한 정보를 포함해야 한다. 보고서를 자동으로 생성하면 반복적인 업무에서 해방될 수 있다.

관심이 있으면 FineReport 무료 체험판을 다움로드하여 당신의 월간보고를 간결하고 보기 좋게 합니다!

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