업무 보고서 제작 경험 모음 | 이것만 알면 모든 보고서를 잘 만들 수 있다!

업무 보고서란? 

업무 보고서 는 회사의 정상적인 생산 및 운영 유지에 중요한 부분입니다. 업무 보고서는 기업의 업무 발전 상황, 재무 상황을 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

업무 보고서 제작의 어려움

하지만 많은 기업의 자료 분석가 그리고 보고서 엔지니어는 보고서를 작성하는 과정에서 항상 이런 어려움을 만나게 됩니다.

매일 다양한 요구를 받고 애쓰면서 보고서를 만들어봤지만,  소용이 없었습니다. 어떤 보고서는 끊임없이 고치지만 업무는 만족스럽지 않습니다. 

업무 분석 보고서 제작 사례

업무보고서 TIP 1: 사람을 중심으로

사실 업무 보고서 작성은 상품을 만드는 것과 같습니다. 업무 보고서가 좋은지 안 좋은지는 개발자가 좋다고 생각하는 것이 아니라 보고서를 봐야 할 사람에게서 출발해서 사용자가 좋게 생각하는 것입니다.

그래서 업무 보고서를 개발하는 과정에서 사람을 중심으로 하는 생각을 가져야 합니다. 업무 보고서를 사용하는 사람이 누구인지, 그리고 그들의 요구가 무엇인지를 알아야 합니다. 

업무 인원에 있어서 그들이 업무 보고서를 사용하는 요구는 보통 자료 조회입니다.

그래서 업무 보고서의 실용성을 중시해야 합니다. 따라서 이러한 보고서는 많은 분석적인 마인드가 필요하지 않으며 조작이 간단하여 쉽니다.

고위층 지도자에 있어서 그들은 보고서의 세부 사항을 깊이 연구할 시간이 많지 않습니다. 주요 요구는 핵심 문제를 한눈에 볼 수 있다는 것입니다. 따라서 이러한 보고서는 간결하고 명료해야 합니다. 또한, 결과를 직접 나타내고, 연동 및 드릴과 같은 조작으로 숨진 문제를 발견할 수 있습니다. 

 업무 보고서 TIP 2: 사용자의 수요가 무엇인가요?

리포트 개발자들이 주관적인 능동성을 발휘해서 업무 수요를 발굴해야 합니다. 보고서를 작성하는 것이야말로 리포트 개발자들의 전문 지식입니다. 리포트 개발자들은 자신의 전문 지식을 활용하고 업무를 잘 보완해야 합니다. 업무 수요를 간단하게 확인하면 안 됩니다. 

업무 보고서 TIP 3:복잡한 것을 간단하게 하기 & 보고서 잘 관리하기

기업의 자료는 나날이 축적됩니다. 보고서 수요도 끊임없이 이어집니다. 따라서, 기업에서 축적된 보고서도 많아지게 됩니다.

하지만 대부분의 보고서는 시스템에서 저장되어 있는데 활용될 수 있는 보고서는 적습니다. 

그래서 무궁무진한 보고서 수요를 직면할 때 보고서의 분류를 잘해야 합니다. 다음과 같이 세 가지 분류 측면을 제공합니다. 하나는 보고서를 사용하는 목표 사용자 분류이고, 하나는 매출, 재무와 같은 업무 분류, 또하나는 보고서별 기능 분류입니다. 

업무 보고서 제작법 5:효율적인 업무 보고서 제작 도구의 활용

업무 보고서 를 잘 작성하는 것은 보고서의 내용이 업무에 맞도록 하는 것뿐 아니라 완성 효율을 평가하는 것입니다. 따라서, 효율적으로 보고서를 작성하는 도구를 사용하는 것도 보고서를 작성하는 과정에 있어서 중요합니다.

보고서개발은 다음과 같은 방식이 있습니다.

1. 하나는 엑셀(Excel) 안의 그래프로 일반적인 통계도를 작성하는 것입니다. 처음에는 많은 기업에서 이런 방식을 썼습니다. 하지만, 시간이 지나면서 폐해가 생깁니다. 자료량이 늘어나 엑셀(Excel)가이 잘 활용되지못합니다. 자료 수집이 번거롭고 각 시스템에 있는 자료를 연동하지 못합니다. 

2. 그리고 R, 파이썬(Python)과 같은 도구를 통해 언어를 분석하고 시각화된 자료를 보여줍니다.

3. 혹은 Echarts, HighCharts, D3.js 등 오픈소스의 시각화된 아웃소싱을 통해 세팅됩니다. 시각화 엔지니어나 프론트엔드 개발에 자주 쓰입니다.

4. 또, JasperRepor, OpenReport와 같은 기존의 오픈 소스 도구를 사용합니다. 하지만, 어려움도 있습니다. 후기 보고서 유지가 어렵고 대량의 코드를 적어야 합니다. 

5. 또 하나의 간단한 방법은 바로 상업 보고서 도구입니다. 예를 들면 크리스탈 리포트(Crystal Report), 파인리포트(FineReport)와 같은 도구를 활용할 수 있습니다.

특히, 파인리포트(FineReport)를 사용할 때  디자인 과정이 편리하고, 다양한 자료를 연결을 지원합니다. 그리고 다양한 보고서를 작성할 수 있습니다. 시각화된 대시보드 등과 같은 기능도 있습니다.

데이터 및 업무에 대한 이해 

자료를 분석하려면 업무를 알아야 합니다. 업무 보고서 작성도 마찬가지입니다. 많은 업무 보고서 개발자들은 2년만 일하면 자신의 능력이 성장하기 힘들다고 느꼈습니다. 또한 파악할 수 있는 보고서 지식과 시스템 지식은 기본적으로 다 익히지만 또 어떤 면에서 더 발전할 수 있을지 모릅니다. 그래서 이때 업무 지식의 습득은 보고서 개발자들 능력의 분수령이 됩니다.

예를 들면, 행동 통신에 있어서 오프라인이라는 지표가 있습니다. 많은 업무 인원들은 오프라인이 간단한 지표라고 생각합니다.

하지만, 시스템에서 오프라인은 자발적 계좌해지, 미납계좌 등 더 많은 의미를 담고 있습니다. 오프라인의 업무 프로세스 시스템은 사실 복잡합니다. 

업무 프로세스의 작성은 이전의 여러 명의 사업자들이 축적한 성과입니다. 일부 사업자들만 투철하게 이해할 수 있습니다.

하지만 시스템에서 완전하게 기록되어 있습니다. 보고서 개발자로서 이 지식의 계승자가 되어야만 훌륭한 업무 보고서를 작성할 수 있습니다.

예를 들어, 현재 유행하고 있는 프로그램인 파인리포트(FineReport)는 리포트 작성으로부터 보고서 디자인 조회, 배치, 통합, 대시보드 조종석에 이르기까지 모든 강력한 기능을 갖추고 있습니다. 무엇보다 중요한 것은 이 도구 덕분에 회사 전체의 자료 구조가 규범화될 수 있습니다.

또한 파인리포트(FineReport)는 JAVA로 작성되어 있고 재개발을 지원합니다. 엑셀(Excel)과 같은 디자인을 가지고 있습니다. 기업에서 가장 많은 관심을 받는 자료 보안의 경우, 파인리포트(FineReport)는 여러 사람이 동시에 동일한 소켓을 개발하고, 템플릿 잠금 기능을 통해 편집 충돌 방지할 수 있으며 자료 분석 허가권 통제를 통해 자료의 안전을 보장합니다.

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