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數據生產力大賽 | 中國電子科技集團公司第四十三研究所
早期較多的定制開發系統使得43所在進步拓展能力上存在一定的欠缺，資訊系統孤立也影響了公司的資訊共享和協同，無法為企業營運提供有力支撐。因此，43所引入FineReport，圍繞經營業績監控、生產運作管控、採購資訊交換、QR-code列印掃描等方面展開報表系統的建設與部署，減少了大量不必要的重複工作，有效地釋放了人力，並進步了企業生產營運過程，使得經營分析和資訊協同有了很大的改善。
- 設備借用速度提高10倍
- 業績監控支撐決策
- 全程追溯合同交付過程
企業簡介
中國電子科技集團公司第四十三研究所（以下簡稱“43所”）創建於1968年，是我國最早從事微電子技術研究的國家一類研究所，也是我國唯一定位於混合微電子的專業研究所。 50年來，43所始終不忘“系統裝備小型化”初心，致力混合集成，在混合微電子領域綜合優勢明顯，已成為國家重大工程有大作為、自主可控有大貢獻、微系統要素最齊全的現代化研究所。
項目背景
１．資訊化基本情況
從2008年開始，43所陸續開展了生產項目管理、協同辦公、產品數據管理、質量管理、物資管理、檔案管理、製造執行系統等資訊系統建設，覆蓋了辦公、科研、生產等業務。
由於43所早期資訊系統多為定制開發，依托部門需求，由業務部門主導推進，系統的開放擴展性、集成性等均不滿足長期業務需求。目前，43所資訊化主要存在以下幾個問題：
- 資訊系統定制開發較多，可進步、可擴展能力欠缺；
- 研發創新平台基礎薄弱，缺少資訊系統支撐；
- 孤立系統過多，無法形成共享的工作平台，資訊數據集成共享困難；
- 檢驗試驗、倉儲物流、資源管理等營運支撐能力欠缺；
- 與集團公司、客戶、供應商、所屬公司的資訊協同和數據集成的能力不足。
２．報表平台建設背景
43所因各業務系統數據分散在各個系統中，難以形成統一的數據展示界面，無法有效整合多數據源數據分析；同時因供應鏈系統涉及物流資訊列印QR-code標貼與自定義報表應用，現有的營運管控平台在此功能上相對較弱，不能滿足43所業務需求。
經調研市場主流數據處理與QR-code生成軟體，FineReport可以滿足43所需求。因此，43所引入FineReport，在內網和非密網同時部署：
- 實施經營業績指標監控報表。打通財務、供應鏈、生產等系統，設計了合同、銷售、兩金、採購、成本等實施監控報表，為年度經濟運行分析提供有力支撐。
- 生產運作管控平台。打通合同簽訂、生產任務下達、產品入庫、產品發貨、合同開票的全過程數據，實現合同全生命週期的追溯管理。
- 建立與供應商採購資訊交換系統，向供應商在線發布採購訂單，為供應商提供發貨QR-code列印功能；
- 建立內部QR-code列印掃描平台，實施內部QR-code列印，自主搭建了辦公自動化設備、載體掃描借用平台，財務電子發票掃描查重平台。
應用場景
１.經營業績指標監控報表
當前，企業因客觀因素所致，多數自建的園區內網主要服務於單位內部的科研生產與行政辦公，單位內部的資訊系統只對內開放，無法互聯上級單位、下級所屬公司的網絡體系，公司總部及所屬公司的管控層面所需要的數據多以數據文件為主，無法鑽取到更深層次的數據。一般情況下，經濟運行數據、人事數據等主要以手工統計的數據文件為主，難以達到共享性、實時性和集成性的目的。經濟運行分析工作存在幾點問題：
- 經濟運行分析工作不夠精益，缺少市場、業務等方面的分析，時效性差，問題不聚焦，趨勢預判不到位。
- 數據集成能力不足，決策數據來源單一。人工處理加工佔比大，數據整合程度低，資訊傳遞不及時、不受控，數據準確性無法保證。
- 數據分析方式不全面，分析手段與能力缺乏。現有的分析不能層層支撐。缺乏風險防控能力，不能提供有力的決策支持。數據分析處理能力較弱，跟不上業務的發展和管理模式的變化過程。
- 未形成有效的決策支持體系。未形成從設定關鍵績效指標到指標評估與考核的閉環決策流程。
- 重點任務調度管控的切入點、著力點還沒有與基層需求完全合上拍；重點計劃管理與調度缺乏資訊平台統一管理，未能與年度目標進行對照，缺乏閥值預警。
基於以上5個問題，43所從數據源、運算規則、展示層級三個方面入手，製作銷售主題分析等平台，滿足企業內部經濟運行分析工作。
1）整合數據源，梳理指標項。經濟運行首要工作是整合來自不同的業務系統的各項數據源數據，梳理各項指標監控體系，實現同口徑、同維度、同跟踪的分析方式。
2）定運算規則，編計算程序。經與業務部門充分溝通後，確立運算規則，IT人員基於規則編譯取數程序，自動將系統數據與線下excel數據合併處理，並通過圖表展示合併分析後的數據。
3）觀經濟運行，思戰略決策。數據分析平台需要滿足全局性、聯動性等需求，每個經營分析層面都要從不同維度、角度去剖析業務數據庫，製作相對應的報表統計圖，實時動態地觸及企業經營狀態，對經濟運行的各個層面實現視覺化，從而運籌帷幄，能夠更加專注於戰略規劃、風險防控，促成運行目標達成。
① 銷售主題分析。數據分析平台通過整合內網銷售管理系統數據，加上外部所屬公司導入資訊，能夠對所管控的各業務主體的銷售情況進行統計分析，形成全單位的合併銷售情況分析。報表頁面採用多種類型的圖表展現不同的指標維度。利用tab塊技術，分頁展示各類詳細數據。對部分匯總數據，通過數據鑽取技術，可延伸至下級統計數據來源。對於不同管理人員，授權不同層級的數據報表頁面，實現靈活的數據權限控制。
② “兩金”佔比分析。 “兩金” （指代：應收賬款、存貨）佔比是經濟運行工作的一項重要工作內容，涉及多個業務部門。為實時動態監控“兩金”發展趨勢，數據分析平台融合財務數據、採購數據、內部關聯抵消數據等，描繪出“兩金”佔比的趨勢分析圖，並對各構成要素進行深挖，找出影響“兩金”佔比重要因素，以便業務部門及時管控佔比數據。通過設置閥值預警線，監控各月占比情況，為壓控佔比提供數據支撐。
③ 營運收入分析。伴隨43所經濟規模的擴大，收入來源也由單一的銷售收入演變為多樣化的收入來源。根據各業務板塊收入來源不同，管理收入的部門也不同，合併收入時，需要剔除內部關聯收入。針對業績達成情況，需要預測月度收入和回款情況。根據企業的實際管理情況，結合數據分析平台，在數據大屏中實時統計各類情況；經營管理者可實時獲取業績完成率，各板塊收入情況，各利潤中心收入情況，月底收入統計，關聯收入分析等情況，為企業決勝年度目標提供資訊基礎。
2.生產運作管控平台項目
目前，43所現有的銷售合同資訊存在於生產管理系統、OA系統等多個業務資訊系統中，市場部人員每週召開市場例會，需要指派專人將各系統的數據維護到excel表中，最終形成下階段工作目標和工作任務。資訊人員每週都會面對數千條數據中的數百列數據填報和維護工作，稍有差錯，就會造成人為疏漏，最終會影響業績目標達成。這項工作費時費力，工作量巨大，且任務要求較急，單一重複性勞動較多。
為了釋放人力，43所生產運作管控平台項目上線：
1）設定項目目標——一個月建立合同交付全過程、實時、透明的資訊管控平台。
- 打通批生產合同的過程資訊
- 納入各部門的工作計劃資訊
- 收集合同結算和收入資訊
- 整合上面合同的各項資訊，形成合同交付的全業務鏈資訊
2）合同過程資訊採集。 43所採用數據分析技術，將合同基本資訊、生產製造資訊、產品檢驗、產品發貨等數據全部從現有的資訊系統中採集出來，形成關於合同基礎資訊的報表。
3）設定填報角色。為及時追溯各相關部門在履行合同完成進度，在帆軟系統中按部門設定填報人員的維護數據權限，由相關部門填報對應的預計完成進度資訊，上下游部門能夠依據上游部門給予的資訊，合理策劃下游部門的工作安排和工作進展，為達成月度目標實現提供資訊保障。這個平台的搭建解決了銷售、生產兩個計劃脫節的問題，實現了合同交付的全過程追溯。
3.基於條碼技術的設備資訊管理系統項目
43所因管理要求，對便攜機、身份認證key等設備的借用與歸還管理要求頗為嚴格，當前大多采用建立紙質登記本的方式進行設備資訊管理。對於員工而言，每次借用與歸還設備需要手工記錄多項資訊，繁瑣，耗時耗力；對於管理員而言，需要周期性整理、复核登記數據，工作量大且數據準確性、實時性無法保證，從而嚴重製約工作效率的提升。
於是，43所利用條碼技術，採取了以下措施。
1）設備資訊導入，將移動存儲設備的基礎資訊和人員資訊導入集成至系統，確保數據的唯一性、完整性以及準確性；
2）條碼設計，QR-code具有資訊容量大、可靠性高、安全防偽性強等諸多優點，公司採用QR-code標識設備和人員資訊；
3）條碼列印與分發，系統支持批量列印，可通過條件輸入、查詢需要列印的標貼。
① 設備資訊管理系統主頁面，包括數據導入與條碼列印、設備流轉資訊採集、設備流轉資訊數據統計分析、內部資料列印複印刻錄登記、以及待用功能模塊，通過點擊不同的功能節點，系統會自動鏈接到相應的頁面。
② 借用登記界面，員工需要藉用設備時，只需依次掃借用人員和借用設備的QR-code，系統會自動判斷QR-code中的標識位類型，匹配數據庫中資訊，借用日期隨系統自動生成。全過程只需5~10s，較原有的手工紙質登記模式，速度上提高了近10倍。
③ 歸還登記界面，員工掃碼查詢出需要歸還設備的相關借用資訊，以及掃碼登記歸還人員的資訊，歸還日期系統自動生成。
④ 設備流轉資訊統計分析，系統具備實時、動態地統計、查詢、分析數據功能，通過對設備借用、歸還資訊進行有效合理的分析，有助於管理效率的提高。
條形碼技術在設備資訊管理系統的有效實施，有效地提高了設備管理水平，掃碼自動錄入模式，大大提高了登記速度和資訊準確度，主要成效表現為：
- 實現了設備流轉的資訊化、自動化，提高設備登記效率；
- 條碼技術的自動資訊錄入，避免了人為手工錯誤，大大提高了數據的準確性；
- 設備管理透明化，可以隨時維護、清查、統計以及分析設備狀態；
- 自動推送超期未歸還設備資訊，避免員工長期未歸還設備而未及時發現的現象，有效提高設備流轉效率。
4.基於掃碼技術的財務發票查重系統項目
由於電子發票具有可以重複列印的特殊性，如果不採取防範措施，經辦人拿一張列印出來的電子發票，財務部門和財務人員是無法分辨出這張發票是不是已經報銷過。
通過財務人員將電子發票資訊掃碼錄入到系統中，每次在錄入的過程中及時判斷是否存在重複報銷，確保發票的唯一性。且掃碼錄入的速度很快，平均1s中錄入一張，全程無需員工手動輸入，點擊等動作。
這種方法具有成本低、實施快、操作簡單且快捷等優點，大大提高了財務人員的工作效率，降低了發票重複報銷的風險。
若存入系統的發票不予報銷，但又錄入到系統中，財務主管可以在輸入框中掃發票抬頭資訊，人工點擊刪除按鈕進行數據刪除。這既提高了系統使用的靈活性，又通過權限控制保證了風險。
項目心得
數據僅僅只是記錄業務活動的電子化記錄，如果不賦予算法和管理思想，猶如奔跑的野獸；當遇到有思想的管理者和有思路的數據分析者，數據猶如“黃金”，對企業無比珍貴，能產生超乎想像的價值和效益。當43所遇見帆軟公司，我們將FineReport軟體發揮出超乎想像的功能，不僅僅是數據分析工具，也是專業條碼生成器，更是條碼化應用的領航者。借助帆軟平台，我們製作了多張決策“駕駛艙”，輔助領導經營決策用。我們還在多個條碼化應用場景使用FineReport軟體，用於生成各類條碼標貼；利用條碼解析功能，帆軟搖身變為條碼解析器，可以查重電子發票，釋放財務人員手工查重的勞動力。基於帆軟，搭建網絡採購平台，協同供應商反饋採購物資詢報價資訊和發貨進度等資訊。 FineReport不是一個簡單的報表工具，而是缺少發現軟體適用的個性化場景，發現這些場景，將助推FineReport成為企業資訊化的利器。
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