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一文講透如何打造高效透明的客訴處理平台,解決企業客訴處理痛點(含客訴處理範例)!

作者:帆軟行業化團隊
文章來源:帆軟
發佈時間:2022.09.27
客訴處理製造行業

客訴處理指的是企業將產品售賣給客戶,遇到客戶退貨和投訴,企業處理客訴的流程。建立有效的客訴處理流程,是企業持續改善、提高客戶滿意度的重要作業。

但由於製造型企業一般都採用傳統的數據處理和客訴處理流程,信息不透明,客訴原因難以追溯,長此以往,將會阻止產品與企業的發展。

本文將告訴你如何打造數位化客訴處理平台,建立高效的客訴處理流程,解決製造業企業在客訴上遇到的各類難題,並提供詳實有趣的客訴處理範例。

一、當前製造業客訴處理流程中的常見問題

當前大多數製造企業因為資訊化程度低,大多還在使用傳統數據處理方式;並且,沒有形成一套數位化的客訴處理PDCA循環管理模式,缺少客訴原因追溯、客訴分析過程、客訴分析工具、問題跟進閉環的過程,嘗嘗會遇到如下五大客訴處理困境:

客訴處理困境
客訴處理困境

1、採集效率低下

傳統電話或人工投訴效率低下,沒有統一的客訴處理管道,記錄歸檔困難;

2、缺少原因閉環

客訴問題處理始終在救火,沒有找到深層原因並跟進改善措施閉環,減少重複發生;

3、問題處理滯後

8D報告回復不規範,時效性差,影響客戶滿意度;

4、缺少問責透明

客訴問題定責不清,管理者無法即時掌握客訴處理即時進度;

5、忽視客訴成本

客訴處理沒有打通財務指標,異常頻發不痛不癢。

二、客訴處理解決思路

帆軟製造行業化團隊運用PDCA循環的解決思路,使用專業的BI軟體FineReport,為企業搭建了一套高效的客訴處理管理平台。

1、客訴處理總思路

從橫向上來說,使用FineReport的查詢、填報等功能,實現客訴的業務處理PDCA閉環流程客訴申報-分類確認-分析處理-措施跟進-客訴關閉-回訪調研

從縱向上來說,使用FineReport戰情室大屏、綜合分析面板等,搭建起客訴處理的綜合管理平台客訴管理看板、客訴綜合分析、客訴報告查詢面板,分別對應企業高層(廠長、品質總監等)、中層(QE工程師、品質工程師等)、基層(銷售人員、其他業務人員)來使用。

客訴處理閉環流程
客訴處理閉環流程

2、客訴處理的業務閉環流程

目標制定:在年初/季度初,可以通過製作目標收集的填報頁面,根據客訴數量、客訴率、客訴成本、客訴關閉率等指標,制定本階段的目標;

指標監控:監控上述指標以及一些指標的異常情況;

客訴確認:客戶或者業務人員通過FineReport行動端進行填報,在線上將客訴推給相應QE工程師進行確認或者退回;

客訴處理:QE工程師指派人員進行處理,進行初步分析,並進行8D報告回復;

管理決策:異常批次處理,確定改善措施,改善措施統一放入客訴管理門戶當中;

問題關閉:將問題關閉,並形成固化措施,預防同類問題再次發生。同時,這一客訴的解決能夠幫助迭代下一階段的客訴目標的制定,形成一整個客訴問題處理的閉環。

客訴處理PDCA循環
客訴處理PDCA循環流程

整個流程中還涉及了分析庫經驗庫兩個平台的使用:

分析庫:在客訴確認環節中用於分析客訴是否是真的客訴;在客訴處理環節中,使用固定分析模型和以往分析手段分析客訴原因,分析結果可以回饋給客訴處理環節和管理決策環節。

經驗庫:主要用於客訴信息、原因、處理措施的歸檔,便於後續發生類似問題快速進行定位處理;以及如果相關業務人員出現人事變更,新上任的業務人員可以快速上手工作。

3、客訴處理的綜合管理平台

縱向的管理平台落地是使用Finereport搭建了“1+3+4”體系的客訴綜合管理平台:

1:指戰略層,根據TOC制約理論制定戰略優先內容;

3:指標層、分析層、應用層,基於BSC平衡積分卡建立指標體系,並使用金字塔理論模型根據各指標的分析維度和分析方法使用Finereport建立多層級管理報表;

4:指支撐層,從管理、技術、方法、工具四個層面支撐平臺落地。

客訴處理管理平台
智慧製造場景解決方案手冊

三、客訴處理流程範例

具體的業務流程是如何落地的呢?

主要分為了客訴申報、分類確認、分析處理、措施跟進、客訴關閉、回訪調研六個步驟。

1、客訴申報

1.1 客訴自助申報

客戶或駐場員工發現異常時可第一時間記錄並申報異常,掃碼自動識別客戶資訊與產品資訊,拍照並描述異常情況。

客訴自主申報
客訴自主申報

之後,使用FineReport的填報功能將相關訊息進行填報錄入。

客訴處理平台填報
使用FineReport進行客訴填報

1.2 客訴消息推送與進度查詢

新的客訴將在第一時間推送給客訴工程師。

客訴異常信息推送
客訴異常信息推送

客戶可隨時使用FineReport的查詢功能,查看申報的客訴項處理進度。

查看客訴處理進度
查看客訴處理進度

2、客訴分類確認

2.1 客訴確認與分類

客訴工程師接收到推送的客訴消息後,第一時間與客戶聯繫確認客訴內容,判斷是否有效客訴,並對重要客戶以及關鍵客訴打上標籤提高重視度。

客訴分類
客訴分類

2.2 客訴解決小組成立

客訴工程師整合客訴資訊並初步分析可能原因,針對可能原因涉及到的部門召集其他工程師並成立8D小組。

客訴異常情況
客訴異常情況

3、客訴分析處理

3.1 客訴定義

用可以量化的方法來識別和定義問題。

3.2 客訴臨時措施

制定臨時處理措施並快速回應客戶。

客訴臨時措施
客訴臨時措施

3.3 客訴根因分析

用魚骨圖分析並找到問題的根本原因。

3.4 客訴糾正措施

制定糾正措施並驗證措施有效性。

客訴糾正措施
客訴糾正措施

4、客訴處理措施跟進

4.1 客訴糾正措施確認與執行

通過8D報告與客戶確認糾正措施是否可行,並將實際執行部門的回饋記錄並提交給客戶。

客訴糾正措施跟進
客訴糾正措施跟進

4.2 預防客訴措施固化

避免類似事故再次發生,確保預防措施完成並落地,需要制定使用規範化的圖片、視頻進行佐證和存檔。

客訴預防措施固化
客訴預防措施固化

5、客訴關閉

5.1 客訴8D關閉

根據24831原則(2小時響應、4小時圍堵、3天回復8D報告、1個月關閉報告),對8D報告核心節點進行監控,逾期提醒,最終與客戶確認關閉。

客訴8D關閉
客訴8D關閉

5.2 客訴檔案庫

對歷史關閉的所有客訴進行存檔,對後續管理分析提供數據基礎以及對新的客訴處理提供指導。

客訴檔案庫
客訴檔案庫

6、客訴回訪調研

6.1 客戶回訪調研

定期對重要客戶進行回訪和調研,線上問卷結合線下走訪,關注客訴滿意度以及關鍵訴求。

客戶回訪調研
客戶回訪調研
智慧製造場景解決方案手冊

四、客訴處理範例

縱向的客訴處理範例解決方案是怎麼落地的呢?

主要分為客訴綜合管理戰情室、客訴分析、客訴報告三個模塊。

1、客訴綜合管理戰情室

1.1 客訴處理綜合看板

FineReport戰情室能夠使企業高層一目了然地了解當前業務板塊的數據情況,了解客訴指標的完成情況,以及關鍵指標的數據。

  • 關鍵客訴指標監控,通過指標卡讓管理者直觀清晰掌握客訴指標全貌;
  • 大客戶的客戶滿意度監控,聯動分析識別客戶流失風險;
  • 客訴損失成本透明,定因定責,讓企業內部重視客訴的影響。
客訴綜合看板
使用FineReport製作的客訴綜合看板

1.2 個人門戶

QE工程師、銷售人員、客戶或其他相關人員可以使用個人門戶來查看當前客訴的處理情況。

客訴績效門戶

用客訴事務觸發流程、用績效牽引管理自驅,通過FineReport行動端功能實現客訴總數、未處理數量、未回復8D數量、未關閉數量等績效指標的整體管理。

客訴個人待辦

讓客訴工程師能夠即時掌握待辦客訴項,並能一鍵點擊進行客訴的處理並線上撰寫8D報告。

客訴個人待辦
客訴個人待辦

2、客訴分析

2.1 客訴多維度分析

對客訴進行多維度的分析,來定位當前階段客訴量波動的原因。

時間、工廠維度

客訴時間趨勢分析側重於客訴的平穩以及目標達成監控;客訴工廠對比分析側重於競爭以及聚焦管理資源。

客戶維度

聚焦大客戶客訴的監控以及客訴較多客戶流失風險監控。

客訴類別、原因類別維度

帕累托圖二八原則聚焦占比80%的前20%缺陷,進行針對性改善;客訴類別分析目的在於關注影響較大的客訴。

客訴多維度分析
使用FineReport進行客訴多維度分析

2.2 客訴關聯分析

除了上述的客訴多維度分析,因為企業的業務通常是交叉關聯的,也需要進行客訴關聯分析來進一步觀察客訴數據。

發貨量與客訴次數

理論上發貨量越大,客訴次數應該越多,實際分析結果則是發貨量越大,客訴次數變多但逐漸趨於平穩,原因是量產產品生產工藝和參數趨於穩定。

客戶滿意度與客訴率

監控客戶滿意度與客訴率的趨勢,有時可以加上訂單品種數一起關聯分析,用於監控客戶流失風險,原理是當客訴持續上升,客戶滿意度下降,訂單品種數下降,意味著客戶在尋找替代供應商或將更多份額給到了其他供應商。

客訴損失成本與客訴類別

不同客訴類別的影響程度不同,造成的損失也不同,批量、重大、停線等類別的損失較大,折算出成本數據,有助於提高管理者關注度、輔助品質資源調整、針對性制定措施決策。

客訴關聯分析
使用FineReport進行客訴關聯分析

2.3 客訴根因追溯

可追溯到生產訂單、設備機台號、操作人員、零配件批號、供應商資訊等,及時鎖定異常批次,避免批量客訴。還可以追溯到異常發生的具體環節,實現客訴定因定責。

客訴根因追溯
使用FineReport進行客訴根因追溯

3、客訴報告

3.1 客訴資訊查詢

客訴即時進度與資訊透明:客戶及客訴工程師、管理者均可即時查詢客訴的處理進度及詳細資訊,並進行全過程存檔。

客訴咨詢查詢
使用FineReport進行客訴咨詢查詢

3.2 客訴日報

針對客訴績效數據進行定期複盤和改進,即時關注重要客戶、關鍵客訴、主要缺陷的變化趨勢,提前識別風險,降低客訴頻率。

客訴日報
使用FineReport製作客訴日報

3.3 無紙化8D報告

通過Finereport實現8D報告的線上化,實現報告填寫便捷性、傳遞及時性、審核快速化、歷史可存檔等。

客訴報告流程
客訴報告流程
客訴8D報告
使用FineReport製作客訴8D報告

五、客訴處理範例價值

使用FineReport搭建的這套客訴處理方案,企業最終能實現客訴處理的“三提一降”:

1、降低客訴成本

通過客訴損失成本核算和透明提高對客訴的重視程度,利用KPI指標進行監管達到降本目的;

2、提高客訴處理效率

通過建立完善的24831客訴線上處理流程,提高客訴從提報、回應、圍堵、分析、回復、跟蹤到關閉的全過程效率;

3、提高客戶滿意度

通過大客戶客訴監控、客訴預警、客訴處理流程改善、滿意度及時調研等提高客戶滿意度;

4、提高數位化管理水準

管理與資訊化工具相結合,實現客訴管理的閉環、透明、高效,提升企業的數位化管理水準。

客訴管理平台價值
客訴管理平台價值

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什麼是PDCA循環?PDCA循環如何幫助企業改善業務管理?

基於PDCA循環在解決各類業務問題的思路,帆軟製造行業化團隊結合帆軟視覺化產品FineReport,搭建了業務經營管理視覺化平臺,幫助企業建立良性的經營管理閉環。

文 | 軟妹

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行動端訊息派送-助力企業資料資訊高效傳遞

「行動資料分析」已然成為企業的重要武器,無論是一線人員還是企業管理者,都可以隨時隨地掏出手機瞭解業務狀態。那麼,FineReport在行動端可以做哪些?

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精美戰情室,全靠FineReport 11.0 這五大功能!

從佈局規劃、內容設計、樣式美化、細節調整、範本展示5個階段,FineReport 11.0新功能是如何助力“一張報表的誕生” 的!

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FineReport 海量資源都在這裏,等你來看!

FineReport 除了設計器和決策平臺沒有其他功能了?自己做 FineReport 報表既耗時又不夠美觀?範本太多很難定位歷史範本?不能掌握產品動態?忘記功能入口在哪裏?AlphaFine全新升級,帆軟市場優化,打破你的煩惱!

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工程越來越大,效能降低?一鍵檢查清理,還你全新體驗!

FineReport 新版本全新推出【磁碟維運】功能,使用者可以安全便捷地清理磁碟,不會造成業務檔案丢失風險,有效預防磁碟問題帶來的當機問題。

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「文字元件校驗國際化插件」來啦,支援更多特殊校驗!

新開發的「文字元件校驗國際化」功能,新增特殊規則,滿足使用者在地的使用規則校驗!

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有了【本地化函式集合插件】,本地化時間、金額、日期再無需複雜設定

本地化函式集合插件幫助回傳繁體大寫金額,陰曆時間和支援不同步區域曆法設定

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如何搭建設備管理資訊化系統助力設備全流程精準管理?

結合FineReport的填報、行動端報表、戰情室大屏展示、異常預警等功能特性,從建立合理的巡檢機制,完善故障維修的流程管理,搭建設備資訊的管理體系,搭建企業共享設備經驗庫,四個方面詳細介紹如何透過FineReport搭建的資訊化系統應對企業設備管理中的常見問題。

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FineReport圖表樣式不夠用? ECharts插件帶你解鎖萬千圖表~

帆軟為了更好地滿足使用者對於視覺化圖表的豐富性和多樣性的需求,開發了ECharts圖表整合插件。ECharts是一款基於JavaScript的資料視覺化圖表庫,因為其具備多樣式圖表,可個性化定製的特性從而被眾多開發人員所喜愛。

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如何巧用視覺化改善OEE設備綜合效率?這套方案值得收藏!

帆軟製造行業化團隊,基於OEE設備效率最佳化的解決思路,結合帆軟視覺化產品FineReport,搭建了自下而上的OEE設備管理視覺化平臺,幫助在不同的資料應用訴求中,針對不同型別的稼動率進行實時監控,並且找到影響稼動率背後的根本原因。

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「多語言解決方案」強勢來襲,公測火熱進行中!

隨著全球化的日益發展,跨國企業越來越普遍,FineReport也積累了許多不同母語的使用者。雖然FineReport早已發佈了簡體中文、繁體中文、英語、日語和韓語版本的設計器,但單純的多語言設計器早已不能滿足用戶對於報表多語言場景的不同需求。為此,我們開發了FineReport多語言解決方案!

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「財務管理數據應用」難?這套方案值得一看!

從提高財務資料採集便捷性、財務報表製作高效性、財務管理全面性、財務資料易讀性、財務分析深入性這五個方面入手,圍繞財務基礎資料展示(三大財務報表)、經營指標展示分析、經營指標預警、費用預算編制分析四大常見場景

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「檔案資料集增強插件」,無懼展示任何檔案資料源

面對特殊型別檔案資料無計可施?別擔心,裝上「檔案資料增強插件」,即可自行配置任意檔案型別

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戰情室【開場效果】新功能,給你更震撼的「視覺衝擊」

爲了滿足更廣泛的應用場景展示需求,給企業戰情室觀看者帶來視覺衝擊的體驗。FineReport最新版本推出了 【企業戰情室開場效果】功能,專注於提升企業戰情室表現風格。

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解密全面預算管理:如何輕鬆實現預算管理高效落地?

業務一張嘴,財務忙斷腿?這套方案讓預算編列流程化!

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智慧採購管理:創新採購策略降本增效,引領業務成功!

帆軟推出的這套採購管理系統解決方案,採用“自上而下”的思路,面向採購鏈條上不同層級的角色,提供對應的數據模板,幫助企業有效監控採購流程,降本增效!

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重磅!品質管理全流程追溯方案,一文講清如何破解品管難題!

帆軟行業專家沉澱的【品質管理全流程追溯】方案,來看FineReport如何幫助製造企業在品管中化被動為主動,最終實現“質量過硬、降本增效”!

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庫存管理總淪爲“背鍋俠”?看這套方案如何解決庫存管理中的疑難雜症!

為什麼要做庫存管理?庫存管理方案如何制定?帆軟庫存方案助您輕鬆落地

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【必備】疫情下的台灣製造業,如何加強庫存管理(附存貨管理超全案例)

企業在做庫存管理模塊時,目的一般不單單是優化庫存體系,有時還會涉及輔助決策、保障採購、生產、銷售等目的。

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分析了10個行業,32家企業資料平臺建設的成敗經驗,我們總結了這3大重點!

筆者認為其中最大的價值在於能將各個業務系統的價值更高效更直觀的體現出來,它提供的是一種分析手段、管理思路和決策方法,而這也正是現在大多數企業所急需的。

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從資料管理的角度,如何搭建企業報表系統平臺?

報表工具打天下其實風險很大,因為維度太單一,前段時間,吳伯凡在《日知錄》中提企業競爭力的時候,談到的降維打擊是很有啟發意義的。

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企業的商業智慧BI專案,為什麼會失敗?

BI專案失敗的一大表現就是不做驗證、不聽反饋,究其原因,還是缺少閉環思維。而閉環思維之所以能夠促進BI專案成功,離不開其“有始有終、不斷反饋、不斷最佳化”的核心思想。

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場景化應用助力製造業BI創造商業價值

製造業對商業智慧BI的需求還是非常旺盛的,而且隨著資料系統基礎的持續建設完善、實踐經驗的不斷落地以及BI應用的深入探索,越來越多有價值的典型場景將被髮掘和推廣,甚至固化成產品。

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用供需思路破解企業應用BI過程中的決策困境

企業應用BI本質上是一個不斷決策的過程,企業應用BI失敗的原因就是某個或某些環節的決策沒有做好,而各項要素出現問題的根本原因也就是需求和供給之間的矛盾。

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大咖觀點:從實戰中提煉的企業數字化轉型4大要點

在高總看來,數字化是一個必然趨勢,對於製造業來講,它需要很多的資料整合來提升整個企業的響應速度。三安在資料的應用的上面一直圍繞著一點,就是如何透過資料去讓管理層去做正確的決策。

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蘇俐:用財務資料講好業務故事,以道術創新驅動業財融合

管理會計不僅僅是簡單的報一張表上去,而是深入業務,深入企業的生產實踐,去做業財融合。

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新零售-定義,解決方案與案例分享

針對零售業數據應用的困境,帆軟基於對零售行業的理解以及豐富的行業經驗建設出一款專門針對零售行業的數據分析應用平台:零售管家。

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仰望星空與腳踏實地:醫藥企業數字化轉型思考

未來商業社會,資料將不只是錦上添花的奢侈品,對於企業競爭和生存來說逐漸成為雪中送碳的必須品。

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摸清家底,方能運籌帷幄——淺析房企貨值管控的數字化轉型工作

過程清晰、細節精準、動態變化,貨值的每一個特殊屬性都在不斷提高對跟資料工作者的要求。也正是各個業務口的嚴格要求,不斷地推動著房企進行一輪又一輪的數字化改革。

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多元化趨勢下,房企如何做好數字化轉型

過去的幾年中,房地產行業的數字化轉型,大多圍繞住宅開發,停留在資訊化階段,即構建各個業務系統,實現業務資料化。

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“以點破面”– 新形勢下房企營銷數字化管控思路

本文從“住宅開發商”“一線營銷人員”和“客戶”三個核心營銷支點入手,從資訊化和資料鏈角度切入,給房企資訊化營銷提出了新的解決思路。

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從數位轉型到商業成功:全面解析數位轉型趨勢、成功案例和數位轉型步驟!

本位詳細介紹了數位轉型的定義,數位轉型有哪些趨勢和成功案例?數位轉型的解決方案是什麼?台企又要如何在數位轉型的浪潮中找準自身定位?

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智慧製造與工業4.0核心在哪裡?不是技術,而是整合思維(附智慧製造案例)

企業要從自身的痛點出發導入智慧製造,追求真正為企業產生價值。

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智慧工廠要素、應用場景與解決方案!製造業的必備指南(附實例分享)

智慧工廠包含工廠運營管理的五個方面,製造資源控制、現場執行監管、物流過程管控、生產執行跟蹤、質量工作監督,打造企業的智慧工廠管理平臺,實現製造管理的統一化與數字化。

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精細化管理的三個目標,醫院應當如何落地?

本文將在醫院精細化管理的背景下,圍繞其目標與挑戰,結合部分醫院的優秀實踐探討精細化管理在醫院的落地。

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“精細管理”營銷費用預算編制與控制

營銷費用不簡簡單單是用於營銷全過程的花費與開支,而是關乎銷售指標能否順利完成、營銷策略與執行實施效果、操盤水準與保障集團現金流的關鍵之一。

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如何為「精實生產管理」構建數據決策分析體系?(附詳細案例)

精實生產的理論是有局限性的,針對不同類型的企業有不同的應用方式,其核心思想——消除一切浪費,卻是適用於所有企業的,包括非生產製造型企業。

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品牌調改——商業地產鋪位精細化管控

會員營銷活動做的再好,沒有客戶心儀的品牌也是無濟於事,購物中心的核心競爭力還是在於品牌。

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深度好文!總結精實管理三大誤區和改進途徑,助企業提效增益!

本文透過挖掘企業推進精實管理失敗的原因,總結了三大誤區和改進途徑,希望能助企業提效增益。

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深入解讀Gartner 2021年《分析與BI平臺魔力象限》

魔力象限是評估供應商的有效工具,評估可能僅在一個時間點有效,讀者應將魔力象限視為選擇供應商和產品所需的眾多參考點之一。

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BI的建設需要以流程為中心才能獲得最大價值賦能

如何掙脫“數”縛,實現業務“賦”能,擺脫BI資料應用價值低谷的泥潭呢,這就是我們今天要聊的以流程為中心的BI建設。

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羅萊生活IT總監葛光輝:填空題與資料平臺交織成的數字化道路

本期大咖專訪,我們有幸邀請到了羅萊生活IT總監葛光輝先生,來分享羅萊的數字化建設之路,分享他對於零售和數字化的獨到見解。

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企業如何整體衡量精實生產實踐成果?

精實生產的理念其實已經融入於現場之中,只是在財務層面缺乏更細粒度的指標來衡量其改善結果,同時在改善層面也因繁瑣的審批流程及制度將改善點以惰性覆蓋。

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深入解讀《Gartner2020年分析與BI平臺魔力象限》

Gartner在報告中描述的15項關鍵功能為BI產品建立了一個可參考的功能標準,規劃了未來的美好藍圖。可以想象,具備這些功能的分析與BI平臺,將會為使用者提供無限的分析可能。

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