슈퍼 간단한 보고서 작성법: 단계에 따라 몇 분안에 알아보기!

리포트는 직장인의 가장 기본적인 업무라고 해도 과언이 아닙니다. 적절한 보고서 작성법 을 통해 비즈니스 데이터를 함축적으로 보여줌으로써 실무자가 데이터를 더 잘 활용할 수 있도록 도와줍니다. 규정화 된 업무 보고서 외에도, 데이터를 바라보는 관점에 따라 다양한 유형의 보고서가 있습니다. 지난 포스트에서 10가지 보고서 유형을 소개했습니다. 이번에는 이러한 보고서 작성법 을 알아보고자 합니다.

1. 간단한 보고서 작성법 위해 어떤 보고서 도구를 선택해야 할까?

상세 보고서, 그루핑 보고서, 종속 보고서 등과 같은 리포트를 만들 때는 소프트웨어 리포트 툴을 선택하는 것이 좋습니다. 여전히 많은 회사들이 보고용 자료를 작성할 때 엑셀을 사용해 데이터를 처리하고 있습니다. 데이터 분석 담당자 혹은 보고서 작성자라면 이 과정에서 얼마나 많은 수고가 필요한지 이미 아실 것입니다. 엑셀 보고서 작성법 을 따라 제작하려면 버겁고 절차가 복잡할 뿐만 아니라 업무 수요의 변화에 따라 보고서를 수정하기 어렵고, 시간도 오래 걸립니다. 

이번에 엑셀과 엑셀 리포팅 툴에 관련 내용을 얘기하지 않고 관심있는 분들 위해서, 엑셀 데이터 분석 포스트를 준비해 왔습니다. 참고하시길 바랍니다.

반면에 리포팅 툴은 쉬운 보고서 작성법 을 통해 데이터를 그래프와 차트로 시각화 하여 직관적인 방식으로 데이터를 보여주고 사용자가 정보를 편리하게 수집하고 비즈니스를 포괄적으로 볼 수 있도록 도와줍니다.  리포팅 툴을 어떻게 선택하는지에 대한 자료는 다음 글을 참고하세요: 2021 놓쳐서는 안될 데이터 리포팅 툴 TOP 7

이번에는 리포팅 툴을 사용하여 간단한 기본 보고서의 예를 들어 DB연동, 보고서 제작, 차트 추가에 이르기까지, 보고서 작성법 을 알아보고자 합니다.

*여기서는 파인리포트를 사용해 보고서 작성법 을 리뷰하겠습니다. 공식 홈페이지에서 무료로 제품 체험판 다운로드가 가능하니 단계를 따라 연습해 보세요.

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2. 간단한 보고서 작성법 알아보기

2.1 데이터베이스 연동하기

통계 보고서나 다른 보고서를 작성하는 경우, 데이터 통합은 가장 큰 문제일 것입니다. 기업은 ERP, CRM,OA등 다양한 시스템에서 데이터를 저장하고 있고 보고서작성의 경우 어떻게 데이터를 가져올까요?

파인리포트는 빅데이터 플랫폼, 관계형 DB, 분석 플랫폼, 파일 유형 소스등과 같은 다양한 데이터소스를 연동하여 하나의 보고서에 통합 적용할 수 있습니다. 이번엔 이미 디폴트로 내장된 FRDemo라는 데이터베이스를 연결했습니다. 테스트 버튼을 클릭하시면 됩니다.

“+”버튼을 클릭, 새 데이터 세트를 추가하고 SQL 구문을 통해 ds1이라는 새 데이터 세트를 작성할 수 있습니다. 별도의 코딩 없이 간단한 SQL언어만 입력하시면 됩니다.

2.2 기본 보고서 작성하기- 보고서 작성법 알아보기!

파인리포트는 엑셀과 유사한 인터페이스에서 간단한 드래그 앤 드랍으로 보고서를 손쉽게 제작할 수 있습니다. 간단한 보고서 작성법 을 통해 3가지 리포트 모드로 필요한 모든 상황에 적용할 수 있습니다. 이번에 제작한 리포트는 첫번째, 기본 리포트입니다.

• 추천 리포트 모드:
• 기본 리포트 모드 ：각종 보고서 양식 작성 가능 (예. 증명서, 신청서)
• Aggregate reports모드：불규칙적인 대형 보고서를 대상으로 만든 독창적인 모드
• 대시보드 모드：자유로운 다차원 분석, KPI 대시보드 제작 가능

리포트 디자이너의 조작은 엑셀 사용법과 비슷합니다. 툴바를 활용하여 그리드 설계할 수 있으며,  데이터세트의 필드를 셀로 드레그하여 바인딩 시켜줍니다.

2.3 보고서 작성법- 시각화 차트 추가

여기에서도 시각화 차트를 추가할 수 있습니다. FineReport에 내장된 약 19종의 차트를 가지고 있고 원하는 구역만큼 셀을 병합시켜주고 차트를 삽입하면 됩니다.

그래프 종류에 관련 글 참고하세요: 시각화 차트 종류 14 종: 한 눈에 들어오는 가치를 잡아주기

간단하게 보고서 작성법 에 따라 보고서는 완선되었습니다. 함께 봅시다!

이 간단한 보고서 작성법 을 통해 누구나 기본적인 보고서를 몇 분 안에 작성할 수 있습니다.

* 앞서 언급한 보고서 샘플은 파인리포트를 사용하여 제작된 것입니다.
파인리포트는 다양한 보고서 제작 유형을 지원하고 3 가지 리포트 모드로 필요한 모든 상황에 적용할 수 있는 리포팅 툴입니다.
홈페이지에서 무료로 샘플을 다운로드할 수 있습니다. 현재 파인리포트는 기간과 기능의 제한이 없는 개인 사용자용 라이선스를 무료로 배포하고 있습니다.

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3. 보고서 작성 시 주의사항

3.1 보고를 받는 사람의 입장에서

보고서의 유형과 목적, 주제의 특정 및 비중에 따라 보고서 작성법 이 달라질 수는 있는데, 보고를 받는 사람의 입장에서 이해하기 쉽게 작성하는 것이 가장 중요합니다. 이때는 보고서의 요점을 이해해야 합니다.

이번 게시물에서는 보고를 받는 사람을 3가지로 나누어줍니다.

• 고위층 관리자(상사)
• 업무관리자(재무, HR)
• 업무원

3.1.1 관리자(상사)

관리자는 보고서를 볼 때, 한 장씩 보여주는 것보다, 그들의 원하는 데이터는 한가지만 게시하는 것이 훨씬 좋은 것 같습니다. 그래서 보고서 작성법 에 따라 리포트의 요점을 명확하게 작성하여 보고 하고자 하는 내용이 무엇인지를 한눈의 쉽게 알 수 있도록 해야 합니다.

예를 들어, 상사에게 기업의 핵심 데이터를 보여주는 보고서를 만들면, 기업의 매출액 만큼 데이터를 기반으로 실시간으로 전시하고 데이터 뒤의 숨겨진 문제는 드릴다운 등 간단한 제작을 통해 추세를 파악할 수 있습니다.

3.1.2 업무 관리자( 예: 재무, HR)

중간 사업 관리자의 데이터 수요는 고급 관리자와 근접하지만, 그들과 달리 관심 데이터는 상대적인 내역이며, 순수한 시각화는 꼬치꼬치식 분석을 충족할 수 없습니다. 그래서 데이터를 더 많이 포함할 수 있는 보고서 유형을 필요합니다.

따라서 이런 사람 입자에서 보고서를 어떻게 작성할까요?

보고서 전시:

업무 관리자에게 “셀”+”간단한 차트” + “쉬운 데이터 분석” 의 형식으로 작성한 보고서는 베스트 옵션일 것입니다. 복잡한 보고서를 신속하게 작성하는 데는 바로 파인리포트의 장점입니다.

3.1.3 업무원

이러한 사용자는 가장 관심있는 데이터 수요는 자신의 권한 범위 내에 데이터 결과를 빠르게 볼 수 있는 것입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 판매업무원께서는 자신의 실시간 실적을 볼 수 있고 주무의 생산 진도도 볼 수 있다.
• 구매 담당 직원 or 공급 체인 인원께서는 자신이 구매 임무의 진도를 볼 수 있습니다.

업무원께서는 데이터 조회와 인출(fetch)에 대한 수요가 많습니다. 자신의 권한 범위 내에 차원별로 ( 제품별, 주문별) 결과를 볼 수 있습니다. 그래서 보고서 작성 시, 매개변수 설정을 해야 합니다. 이렇게 설치하시면 수많은 보고서를 모아서 하나의 템플릿으로 만들 수 있습니다.

3.2 보고서 작성법: 적합한 보고서 양식 & 보고서 샘플 선택하기

간단하게 보고서 양식을 요약하겠습니다.

• 상세 보고서/Detail Report
• 그루핑보고서 Group Reports
• 페이지분할 보고서/Pagination Reports
• 분할 보고서/Split Reports
• 교차 보고서/Cross Reports
• 종속 보고서/Master-sub Reports
• 집계 보고서/Irregular Reports
• 쿼리 보고서/Query Reports
• 차트 보고서/대시보드
• 프린트 보고서/Print Reports

자세한 보고서 샘플마다의 사용법은 다음 자료 참고하세요.

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