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预算审核与批准流程太漫长?电子化预算管理系统解决低效难题!

作者:finereport

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发布时间:2023.12.28

在前文中,我们深入探讨了预算管理的全局流程,从整体的视角审视了预算制定、填报等关键环节,并详细分析了这些环节可能面临的挑战和痛点。同时,我们也从小的角度出发,聚焦于预算填报,探讨了满足各个层级、部门需求的解决方案。

今天,我们将目光聚焦到预算管理中的另一大环节:预算审核与批准。这一环节在整个预算生命周期中占据着至关重要的位置,它直接关系到公司财务计划的合理性、可行性,以及最终的执行效果。在这个过程中,企业需要面对各种挑战,包括流程复杂性、信息不透明、决策周期延长等问题。我们将深入剖析这些痛点,并提出解决方案,旨在帮助企业更高效、更准确地完成预算审核与批准的关键任务,快来看看有没有你的企业正在面对的预算管理难题吧!

一、预算审核和批准包含什么步骤?

预算审核和批准是预算制定过程中的两个关键步骤,它们确保预算的合理性、准确性,并得到相关管理层的认可。

虽然我们常常把这两个过程放在一起谈及,但是实际上这两个过程之间可能还会夹杂着预算调整,最后通过了之后才能达成预算批准从专业角度来讲,这两个环节的定义分别是:

1.预算审核(Budget Review):

预算审核是指对制定的预算计划进行审查和评估的过程。在预算审核阶段,财务团队和相关管理人员会仔细检查预算的各个方面,包括但不限于:

(1)合理性:

  • 收入预测: 审核人员会仔细审查各个部门对未来收入的估算,确保这些估算基于合理的假设和市场趋势分析。
  • 成本估算: 对各项成本(直接成本、间接成本、固定成本、可变成本等)的估算进行审查,确保成本估算考虑了实际生产或服务提供的方方面面。

(2)一致性:

  • 公司战略一致性: 确保预算计划与公司整体战略目标和愿景相一致,避免出现偏离公司长期目标的情况。
  • 业务部门一致性: 确保各个业务部门的预算计划相互协调一致,避免部门之间的矛盾和冲突。

(3)完整性:

  • 全面考虑: 确保预算计划涵盖了公司所有重要的业务活动和支出项目,防止遗漏关键方面。
  • 项目细化: 对预算中的各项支出和收入进行详细的项目细化审查,确保没有模糊不清或不合理的项目。

(4)可行性审查:

  • 市场环境: 考察预算计划是否基于当前市场环境和行业趋势,以及是否考虑了潜在的市场风险。
  • 资源可行性: 确保公司有足够的资源来支持预算计划,包括人力资源、资金、技术等方面。

(5)历史数据比对:

  • 过往表现: 审核人员可能会比对过去的预算执行情况,以了解公司在过去的预算周期中的表现,识别历史偏差和改进空间。

(6)风险评估:

  • 不确定性考虑: 考虑预算计划中的不确定性因素,例如通货膨胀率、汇率波动、原材料价格波动等,进行风险评估。
  • 应对策略: 确保预算计划中包含了对潜在风险的应对策略,以降低风险对公司财务状况的不利影响。

2.预算批准(Budget Approval):

预算批准是在预算审核完成后,由公司的高级管理层或决策者正式批准预算计划的过程。在此阶段,管理层会仔细审查经过审核后的预算,确保它满足公司整体战略和财务目标,并与公司愿景相一致。预算批准是一个关键的决策步骤,因为它意味着公司的高层管理层认可了预算计划,并同意在未来一定时间内按照这个计划行事。批准后,预算将成为公司财务管理的指导框架,各部门将按照预算计划执行其业务活动。

在整个预算制定过程中,审核和批准确保了预算的科学性、可行性,并为公司提供了一个基于数据和战略的财务计划。这有助于提高公司资源的有效利用,降低风险,并使整个组织更好地朝着设定的财务目标前进。

二、预算审核和批准的痛点分析:

1.复杂的流程:

  • 痛点: 预算审核和批准过程可能涉及多个部门和层级,导致流程复杂、繁琐。
  • 挑战: 复杂的流程可能导致审批速度较慢,延迟了预算的最终批准。

2.信息不透明:

  • 痛点: 部门之间和高层管理层之间可能存在信息不透明,使得审核人员难以全面了解预算的各个方面。
  • 挑战: 缺乏透明度可能导致审核和批准决策基于不充分的信息,降低了决策的准确性。

3.长时间周期:

  • 痛点: 审核和批准过程可能需要较长时间,尤其是在大型组织中。
  • 挑战: 长时间周期可能使得公司难以及时作出调整,适应市场和行业变化。

4.缺乏实时性:

  • 痛点: 一些公司可能依然依赖传统的、手动的审批流程,导致缺乏实时性。
  • 挑战: 缺乏实时性可能使得公司在快速变化的环境中无法及时响应。

5.沟通障碍:

  • 痛点: 部门之间和管理层之间的沟通可能存在障碍,阻碍了信息共享和合作。
  • 挑战: 缺乏有效的沟通可能导致决策者未能充分了解各个部门的需求和挑战,影响了整体决策的质量。

6.人为因素:

  • 痛点: 预算审核和批准可能受到个人偏见、主观判断等人为因素的影响。
  • 挑战: 人为因素可能导致审批过程缺乏客观性和一致性,降低了决策的公正性。

为了克服这些痛点,企业可以考虑采用数字化的预算管理工具如FineReport预算管理系统,实现流程的自动化、透明度的提高,以及更实时、准确的数据分析,从而改善和优化预算审核和批准过程。

三、解决方案全流程纵览:

纵览

1.自动提醒与流程触发:

  • FineReport支持设置自动提醒机制,能够自动向各部门主管发送填报提醒。通过设定预定的流程触发条件,确保在预算周期内及时启动审核流程。
  • 部门主管收到填报提醒后,可使用FineReport轻松填写预算数据。直观的界面和可定制的表单设计帮助主管更便捷地提供准确的预算信息。

自动提醒

2.财务部门审核:

提交后,数据流入财务部门进行审核。FineReport支持多维度数据分析,有助于审查人员深入了解各项支出和收入。财务部门可以快速识别潜在问题,审核结果可及时反馈给部门主管。

财务部门审核

3.自动汇总与总预算形成:

审核通过的数据自动汇总,形成总预算。FineReport提供强大的数据汇总和计算功能,确保数据准确无误地反映整体预算情况。

自动汇总

4.在线提交给总经理:

汇总完成后,预算数据可在线提交给总经理。FineReport的在线协作平台支持多人实时协作,确保预算数据的及时传递和沟通。

在线提交

5.总经理审核与批准:

  • 总经理可在FineReport平台上进行预算数据的审核与批准。直观的可视化报表和多维分析帮助总经理全面了解预算情况,做出明智的审批决策。
  • 财务提交总经理后,总经理在「总经理审核」中,可以查看和审核全公司的费用预算总额和明细。如下图所示:

总经理审核

总的来说,FineReport内置了协作平台,支持用户实时共享数据和报表。这有助于各个部门之间和审批人员之间更加顺畅地进行沟通和反馈。团队成员可以共同协作,及时解决预算中的问题。

四、总结:

通过在线提交和总经理的电子审批,整个预算审核与批准流程实现了数字化协同,信息共享更加迅速,加快了决策速度。总体而言,预算审核与批准的电子化自动化不仅提高了流程效率,也加强了不同部门之间的协作与透明度,为企业实现更精准、迅速的财务决策提供了有力支持。这一创新的管理方式使企业更好地适应市场变化,提高了整体运营的灵活性和竞争力。

而FineReport即完美可以帮助您实现审核与批准一键式和全程电子化、自动化的目标与需求,基于其开发的预算管理系统在审核和批准上有着以下优势:

  • 全流程自动化: FineReport通过强大的工作流设计功能,实现了整个预算审核流程的自动化。用户可以根据企业的具体需求,轻松创建和定制复杂的工作流程,将审批流程数字化。这不仅提高了审批速度,还减少了流程中的手动错误。
  • 权限管理相当细致: FineReport提供了灵活的权限管理机制,使得企业可以根据角色和用户进行细粒度的权限控制。通过精细的权限管理,企业能够确保只有授权人员能够访问敏感信息,加强数据的保密性
  • 基于实时的信息进行审核: FineReport支持与多种实时数据源的连接,确保预算数据的及时性。审查人员能够基于最新的、实时的数据进行审核,降低因数据陈旧而导致的错误。

如果您对更多预算管理的方案与工具感兴趣的话,可以点击下方图片链接免费试用FineReport,亲自体验其强大的预算管理解决方案!

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