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用Excel製作表格的步驟

2022年了,很多人,乃至於很多企業都還在用Excel做表格。在excel中,為了提高報告效率,你必須將這個過程分解成更小的易於管理的步驟。

取數、建立和設定表格格式、添加公式、運用樞紐分析表、VBA、宏,用資料填充表格、製作完成後,導出並用郵件發送給領導。每日每月重複相同工作。

埋頭苦幹一天整出下面這個玩意:

你的辛苦領導都看在眼裡,但是這做的實在是太差了,一點都不能反映數字與數字之間的關係,於是領導回覆了你一句:回去重做…..

其實,經常和報表打交道的人都知道,用Excel製作表格是一件非常麻煩的事情,不僅因為用Excel做表格步驟繁多,同時業務需求變化也會讓表格改來改去,回工成本太大。

尤其是對於財務、人力、銷售、市場來說,用Excel製作表格的效率簡直慢成狗,幾萬條資料就能讓Excel卡死,在資料共享和流動性上Excel也極差無比,很容易造成部門之間的資料隔閡。找IT弄吧,還要排隊等需求,等排到自己的時候,可能就是3天后了,要是再有個什麼資料需要臨時修改,IT得被煩死,搞得兩邊都不愉快。

一般而言,如果你的Excel工作表在一個月之內就可能突破10000條記錄的話,建議你還是用專業的報表工具吧,要不然工作就不保了。

有人會說,Excel挺好,那是你沒經歷過特別大量的需求。有了專業的報表工具之後,這事就會迎刃而解。

目前來說,國外比較優秀的報表工具是birt報表、SAP等,但是基本無法應對複雜表格,隨著時間的增加,也逐漸暴露出了很大的缺點:比如對開發人員的技術要求高、項目整體工作量更大、文件技術支援缺乏等,不建議使用。

中國大陸報表工具開始被開發人員認識並熟知。雖然國內報表工具起步比較晚,但是在近幾年的市場份額比重越來越大。以FineReport為代表,其市場佔有率也是經過IDC認證的第一,是類Excel報表工具的不二選擇。在效能和易用性方面,已經成為中國java報表的領跑者。自從有了它,我就再也沒開啟過Excel。

用FineReport製作Excel樣式的表格只需要以下三步:

1、連線資料庫。只需單擊幾下,就可以匯入資料。以同樣的方式,您還可以組合來自多個資料庫的資料來生成一個全面的報告。如果要在Excel中建立報表,只需要從Excel匯入資料。

2、FineReport中提供了豐富的內建模板。您只需要將資料列繫結到單元格。或者您可以透過拖動小部件自定義報表。

3、第三步是發佈和共享報表。在此步驟中,您可以在web瀏覽器中預覽報表。您還可以匯出您的報表到Excel, PDF, PNG檔案,用傳送郵件、簡訊、Line的方式共享。此外,還可以設定定時排程,定時傳送報表給指定郵箱。

接下來,讓我再和你詳細分享下FineReport的有點,希望對您有所幫助。

用FineReport軟體替代Excel製作表格的10個原因

FineReport是一款成熟的商用報表軟體,企業級應用,一定程度上可替代Excel,如業務系統報表,資料分析報表,財務報表,可與OA,ERP,CRM整合。主要兩大核心是填報和資料展示

如果你會一點java,還可以做自定義開發,畢竟屬性是“java報表工具”。

主要用途還是做企業級報表和視覺化,很多企業都會把FineReport作為excel的替代軟體製作表格。接下來我就從說說FineReport的優點吧。

1、類Excel的設計風格

FineReport特有的類Excel設計介面,既繼承了Excel的公式、懸浮元素、單元格屬性等Excel特有的優勢,並且通過簡單可上手的拖拽操作,減少了表哥表姐的工作量,維護起來也很方便。

企業採購報表工具有一個很重要方面,從報表設計人員角度考慮,選擇易學,易用,易維護的報表設計器,因為國內的使用者大都非常熟悉Excel程式的使用。

從設計的方便性來說,FineReport提供了一個儘可能貼近Excel使用習慣的報表設計器,除了和Excel單元格命名相同,單元格基本屬性相同,單元格內容編輯方式相同,Excel提供相同函數和無縫匯出Excel之外,還具備如下功能:

(1)浮動圖表元素:任意控制圖表顯示位置,做到更加靈活圖表定位,特別是以向量為模型的Excel報表。

(2)多Sheet:多sheet在Excel製作過程廣泛使用,FineReport很方便就可以建立多sheet

(3)完全相容Excle公式:比方如果Excel中寫一個SUM(C4),匯入到類Excel報表設計器後,這個公式仍能計算

儲存模板並分頁預覽,匯出 Excel,公式仍然保留,可以用於再計算。

說完了類Excel的設計器,再來說說它比Excel強在哪吧,其實有很多很多點,但篇幅有限,就寫幾個最突出的點吧。

2、重複勞動 VS 模板複用

Excel做表格最大的問題就是低效,重複率高;隨著企業的發展壯大,子公司、下屬部門越來越多,分支機構的很多表格樣式是一樣的,但是因為採用excel各自統計和彙總資料,於是產生了大量的重複勞動。

而使用FineReport之後,相同的表格可以作為模板簡單複用。一張表格模板做好後,其他部門直接用就可以了,維護起來也非常方便,只需要改這張表格就好可以實現所有報表的統一維護了,效率提高的不是一點半點。

3、幾萬行資料處理卡頓 VS 大資料處理秒級完成

一般而言,如果你的Excel表格在一個月之內就可能突破10000條記錄的話,這個時候建議你還是選用資料庫產品,儘管在Excel和資料庫之間可以進行資料轉換,但是當Excel的資料量過大的時候,它的查詢和計算的速度會明顯下降。比如:一個小小的超市,10名收款櫃檯員每天接待200人每人10件商品,Excel立馬倒下,根本不能施展手腳。FineReport支援大資料量,單次取幾十萬的資料量是絕對沒什麼問題的

4、資料容易丟失 VS 資料安全儲存

因為傳統的excel資料儲存在各個業務部門或者業務人員的個人電腦裡,一旦發生裝置故障或者誤刪等事故,資料丟失了就很難再找回來。

而使用FineReport之後,資料都可以用填報功能直接透過線上表格的資料填報將資料提交到資料庫中,避免了資料丟失的情況。

5、反覆填報資料 VS 一次性線上收集

你有過類似經歷麼?當使用excel進行資料的彙總,需要透過郵件或者其他形式將excel表格發給統一資料錄入的人員。收到資料後,再手動進行資料的彙總。整個流程複雜,工作量大,也極易出錯。

而使用FR的填報功能,只需要傳送web表單的URL即可。負責資料錄入的人員在web端進行線上資料填報即可將資料彙總到資料庫,避免了龐大複雜的資料收集流程。此外,你還可以透過線上表單,批次一鍵匯入excel中的歷史資料

6、凌亂的資料VS 統一的資料

在協同工作中,傳統的excel式辦公很大的一個問題就是最後收上來的資料對不上,比如同樣一張表格,不同的人操作的時候,因為對這張表裡面的資料進行了修改,或者誤操作,導致最後大家的資料不統一。

而FineReport採用線上部署的方式,資料統一儲存在資料庫中。因此,每次修改都是統一修改,避免資料對不上的問題。

7、時間誤差 VS 資料的及時性

傳統的excel表格裡面的資料儲存在各個業務部門或者業務人員的個人電腦裡,不管是當月彙總還是當日彙總,都會存在一定的時間差。

而FineReport與資料庫直接對接,可以實現資料的實時展現

8、安全風險 VS 許可權控制

Excel提供了有限的安全性,它只能限制使用者訪問和修改的許可權,但是無法對使用者進行角色的管理,也不能對資料進行行級的訪問限制。

FineReport提供多種權限管理功能,包括僅認證使用者名稱密碼,角色許可權認證和數字簽名認證,可以實現針對不同角色不同表格模板的訪問限制,安全係數大大增強。

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9、複雜的條件過濾 VS 靈活的引數過濾

我們經常需要在業務報告中進行資料過濾查詢。如果使用Excel,則需要編寫函式,樞紐分析表來實現這一點。更復雜的條件過濾甚至需要程式設計。

FineReport提供了多種引數過濾控制组件。您只需要將小部件拖放到介面中,繫結引數,就可實現多樣的條件查詢。

10、單調的表格樣式VS 令人印象深刻的資料視覺化效果

報表最終是要給領導看的,而領導往往一看到Excel那密密麻麻的報表就會頭疼不已,想要用Excel實現漂亮的視覺化不是不能實現,前提是你是一個Excel高手。

excel表格

而FineReport提供了70多種圖表樣式,內建了各類業務報表模板

簡單的拖動圖表控制元件+透過sql繫結資料庫取數,就可以輕鬆完成驚豔領導的視覺化表格!


FineReport還專為針對不規則大報表提供了專門的解決方案,透過獨立的聚合報表塊,自由拼接複雜大報表,省去頻繁合併拆分儲存格的麻煩。

還可以制作這樣的視覺化儀表板:

總結

Excel表格工具其實不難找,難的是在滿足Excel簡單操作的同時,還能擁有比Excel強大很多的效能,快速且不宕機。我在用了FineReport之後,發出了這樣的感慨:經營用微軟,決策用帆軟!


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