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一直以來,庫存管理都是影響企業盈利能力的重要因素之一。管理不當可能導致大量的存貨積壓,佔用現金流,半成品庫存的缺失導致生產計劃延後,成品庫存的缺失導致銷售訂單的延誤等問題。

疫情背景下,台灣製造業庫存管理現狀

中華採購與供應管理協會執行長賴樹鑫此前表示,新冠肺炎疫情帶來的影響超乎想像,曝露出台灣製造業存貨水準特別低,以及過度依賴大陸、未能分散風險等問題,導致一旦發生突發事故,廠商就措手不及。

雖然目前大陸工廠已經逐步復工復產,但在過去的兩個月中,台灣製造業企業存貨不足導致的產能中斷,曝露出了目前企業普遍存在的存貨管理問題,以及由此導致的企業較低的風險應對能力。若企業不能夠在存貨管理機制上加以改進,將來很有可能危機重演,台灣製造業也很難跟隨大潮順利邁進工業4.0時代

缺乏有效的存貨管理手段 存貨持有成本较高

習慣性壓低存貨以此來降低存貨持有成本在台灣製造業中是一種較為普遍的現象。目前,台灣製造業的平均存貨支撐天數僅為歐美製造業的1/2左右,且上下游整合度較低。

對於企業主來說,大量的存貨意味著高額的倉庫租金、管理費、耗損費等,也影響著企業的資金流動,但是一旦遇到需求激增或是下游斷供的情形,庫存量就難以跟上需求,導致供應中斷,為企業帶來損失。企業大多缺乏有效的存貨管理手段,一味壓低存貨量,而不是根據既有銷售額去設定符合實際銷售狀況的最適庫存,缺乏對企業數據的合理利用。即使有現成的庫存管理系統,也無法發揮出系統的價值。

缺乏有效的存貨調配機制 存貨周转率不穩定

目前台灣製造業企業通常缺乏高效的存貨調配機制或策略,貨品週轉速度不穩定,有時積壓貨品多導致存貨週轉率較低,有時存貨量符合市場需求,週轉率良好。不穩定體現出的是企業沒能根據銷售數據和市場情況積極地對存貨量進行調整,去適應市場需求,改善供應狀況。

如何通過視覺化報表強化庫存管理?

當我們撇開單純軟體對庫存管理的優化、個人高超的管理能力時,企業長期積累的數據能給我們帶來什麼價值?以及企業要如何開展對庫存管理的數據分析與視覺化?

庫存管理可視化

庫存管理的重點是數據分析與視覺化報表。上述的思維導圖是在做視覺化報表專案的過程中總結的一些問題,下面主要針對四方面談談心得:庫存數據分析與視覺化報表的價值、企業如何推動庫存管理數據分析視覺化報表專案、存貨管理的數據分析的重要指標、以及設計庫存管理視覺化專案的方法。

一、庫存管理的數據分析與視覺化報表要達到什麼目標?

行動的前提是有明確的目標,一般庫存數據分析和視覺化的目的不外乎以下幾點:

1、分析現有的庫存體系,為決策提供數據支援,重點是對數據的多維度展現,還原庫存體系原貌。

比如:企業想要實現駐外庫對全國的全面輻射,那麼就要分析現有的駐外庫是如何分布的,各個駐外庫的庫存量是多少,現有各個駐外庫的輻射能力等。

2、對現有的存貨體系進行優化,重點在問題的探勘和分析。

比如:在保障企業採購、生產、銷售的前提下,如何提高庫存周轉率,節約成本,增加現金流,避免不必要的損失。

舉個簡單的例子:帆軟數據分析平台的區域倉庫利用率分析報表中有一張視覺化圖表如下,採用銷量、庫存金額、存銷比來衡量地區庫的利用率,初步判斷地區庫是否存在滯銷情況

庫存管理可視化圖表

從總體上看,75%的地區(位於紅色箭頭的上方的區域,有西安、南京、深圳、上海等6個地區)處於低銷量、高庫存的警戒狀態,需要深入分析是否有平銷、甚至滯銷的風險,其中屬成都最為嚴重。而新疆地區庫則是另外一個極端,存銷比過低,可能會對接下來的銷售計劃有影響。

同時,也要注意:高庫存、低銷量並不一定都是業務異常。我們知道,實際業務中存在著各種情況影響著產品的銷量,比如:新款產品剛剛上線,季節性產品等因素。為此,我們需要再進一步的對產品、庫齡、庫存結構、運輸方式等深入分析,進一步驗證企業是否存在滯銷情況。

3、保障採購、生產、銷售的正常運行,重點在合理庫存的衡量、預警以及資訊在各部門之間的流通。

一般合理庫存的值完全是憑照經驗來設定,缺乏足夠的數據支撐,這時我們就可以可以通過一定期間預警的次數判斷和優化合理庫存值。同時預警可以判斷哪些原材料需要採購,哪些半成品的庫存不足以支撐接下來的生產計劃,因為季度性或其他原因哪些產品需要拋售、加大存貨等。

到這裡,大家可能會問:為什麼要保障資訊在各部門之間的流通?

舉個沃爾沃公司的例子:在一段時間內,他們綠色汽車積壓了大量的庫存。銷售和行銷部門就採用了各種促銷手段進行拋售,但是生產部門並沒有收到相關的訊息,為此生產部門把綠色汽車的生產量擴大了一倍,導致庫存大量積壓的狀況,這就體現了資訊在各個部門之間流通的重要性。

二、如何推動庫存管理報表專案?

1、明確目的,我們的目的就一個:提高企業盈利能力。

解釋這個答案之前我們先了解一個現狀:究其根本,庫存的產生原因是為生產、銷售服務的。而且很多企業認為以自身的發展狀況,擴大市場和穩定生產才是影響身家性命的重要因素,行銷、生產、採購等部門往往只關心自身的利益,希望隨時都有足夠的庫存供自身使用。這時我們以減少庫存、節約成本往往會受到各相關部門不同程度的抵觸。所以我們的目的是從企業全局出發,最終目的是提高企業盈利能力。

2、分清目標,我們做的是庫存管理不是倉庫管理。

首先,庫存管理和倉庫管理沒有高低之分,都是企業經營重要的一環。庫存管理主要體現在庫存計劃的設定和庫存風險的管理,倉庫管理主要涉及物品、倉庫、倉庫人員的管理,如先進先出、庫位擺放、帳卡物一致等等。可以看出,庫存管理重在分析,倉庫管理重在流程。術業有專攻,在數據分析與視覺化報表方面,相對於倉庫管理,庫存管理帶來的價值更直觀。

三、存貨管理的數據分析有哪些重要指標?

篇幅有限,下面僅以上述的第二個模塊即對庫存體系進行優化的角度對指標進行介紹。

1、預設指標

預設指標其實就是對企業現存庫存管理規範的數字化,主要目的是為了從整體上衡量企業現有庫存是否存在異常,此指標因企業的不同而有不同的規範。舉個列子,雖然他們的這個設定不一定合理:有的企業以庫存物資總額和公司銷售的比值,作為衡量整個企業庫存是否合理的依據,超過這個比例就視為庫存存在問題。

這時候可能會有疑問,有的企業原本很少對庫存進行管理,之前的預設指標主要都是為了保障採購、生產、銷售的該怎麼辦?如果是企業自己做的且原本沒有一個很好的管理規範時,最好不要一上來就整一些高大上的指標,完全可以用一些常用的指標來輔助企業發現問題。

舉個簡單的例子:企業想要看到現有的駐外庫體系是否有問題,發現代銷庫的庫存金額遠遠大於駐外庫、且待銷庫和駐外庫的總和遠大於銷售額。至此,通過庫存金額和銷售額的對比分析已經初步完成了他所擔負的使命:驗證駐外庫體系是否存在問題。

2、固有指標

庫存管理模塊的固有指標不多,比如:庫存變化率、庫存周轉率、庫存周轉天數、交付及時率、獃滯庫存比率等。簡單介紹下各個指標的計算。各個企業對庫存周轉率的定義不同,基本上是以銷售的物料成本除以平均庫存,也是財務一般對庫存結構的衡量方式。庫存周轉天數,指定期間除以庫存周轉率。

上面簡單的列了幾個庫存指標,但是庫存的視覺化報表不是指標的簡單羅列,而是根據不同的主題進行的組合分析,例如:財務方面的賬期和庫存周轉天數的對比,分析企業經營現金流的狀況。產品的庫存量、庫齡、銷量對比、趨勢分析,從而找到哪些屬於滯銷產品。

庫存分析可視化
FineReport製作

四、如何設計庫存管理報表系統?

1、明確目標

企業在做庫存管理模塊時,目的一般不單單是優化庫存體系,有時還會涉及輔助決策、保障採購、生產、銷售等目的。但是三個模塊中一定要有一個作為主導,以此對數據進行整合、分析。如果企業在推動過程中有阻力,建議以保障生產、銷售為主要目標,其他目標輔助進行。

2、明確受眾

大家可能會問,我只要把指標按照公司產品、區域等架構都展現出來不就行了,還用考慮給誰用的?其實不然,不同管理層對數據深度的要求不同。總經理往往想要看到各個模塊之間的聯繫,希望隨著他思路的層層遞進,都有相應的分析,而且不花費他的時間。比如:發現庫存體系有問題,哪些產品、分公司、區域有問題,以現有的庫存體系對現金流是否有影響等等。因為他們只需知道哪裡有問題、負責人是誰,然後相關負責人會緊接著處理這個事情。而各模塊負責人不僅要看到哪些模塊有問題,還要看到這些模塊具體有什麼問題,有沒有更多的數據來支撐這個問題研判,因為他們不僅擔負問題的處理,還要對發現的問題進行上報。

3、結構深入、前後關聯

根據視覺化報表專案所定的目標,對分析體系進行劃分設計。比如:企業目的是對整個的庫存體系進行優化,如果單單的拿出一個模塊來對企業不同的產品的庫存問題進行分析,沒有深入到各個庫存種類、區域、分公司等。可能給大家的感覺就是,這個產品滯銷太嚴重了,要趕緊促銷了,可能就會導致上述沃爾沃的狀況。所以不要單單為了分析而分析,而是對企業整體的庫存體系進行分析,保障數據的準確性和資訊的流通性。

4、問題的執行

這個模塊是在衛星石化公司得到的啟示,做為it資訊部門我如何確定自己的工作是否有價值,以及問題是否被及時的處理。簡單介紹下他們的場景,首先通過填報設定相關的庫存預警值,當庫存物料不足時,預警推送相關採購負責人,同時也擔任著問題的處理的確認,不然會一直預警推送相關採購負責人。帆軟庫存數據分析預警問題處理報表如下:

庫存分析報告

5、系統優化

緊接著上個模塊,我們如何對已有的體系進行優化,不僅是因為需求調研的誤差,更是因為企業經營管理的變化。主要關注兩個方面即可,一個是預設指標的優化,根據企業自身的狀況設置指標優化體系,如通過指標在一定期間的預警次數判斷預設指標是否需要優化,後續通過對歷史數據的對比、趨勢分析對指標進行調整。二是庫存報表範本的優化,對庫存報表的使用人員進行行為分析(使用頻率、使用方式等),對庫存報表建議進行收集,不斷進行優化,使各個模塊的關聯更加密切,更符合企業實際的業務場景。

庫存管理的報表視覺化系統推薦

如前文所述,企業在存貨管理上存在的問題,很大程度起源於企業沒能形成系統的存貨管理體系以及沒能對企業的銷售數據加以合理利用。

FineReport是一款功能強大的類excel報表軟體,資料採集填報加上決策平台的支援,能夠靈活應對存貨管理上的各項需求。免數倉的多資料源整合和簡單的操作介面使得輕鬆製作任何格式的複雜報表和客製化儀錶板成為可能,幫助企業根據市場變化實時調整決策部署。

使用Finereport進行存貨管理,讓數據成為你的武器,你只需將存貨的編號、需求量、當前供應量等需要統計的訊息的表格匯入Finereport,即可將這些數據以電子看板的形式呈現在螢幕或移動端,不僅便於工人發放存貨,更可以通過公式計算出存貨使用的剩餘時間來設定預警線,以此來及時調整存貨狀。

舉例:將物料的需求量、當前供應量、剩餘供應量用電子看板的形式展現,便於物料組發料和生產領料,另外通過計算出物料使用剩餘時間,設定預警線,可以避免產線缺料影響生產進度以及避免線上物料堆積導致損壞。這樣的表格呈現,能夠在充分保證不缺貨的前提下,以最經濟的銜接使銷售與存貨量處於最佳狀態,一定程度上解決之前所述的製造業企業在存貨持有成本以及存貨週轉率方面的問題。

庫存管理表格

其他優勢:

1. 操作簡便

支援多種資料源整合,輕鬆拖拽就可實現數據報表呈現,免去繁雜的製作過程,可以讓企業高效快速設計所需報表,降低人工成本,提高企業效率。

2. 資料實時自動更新

免去繁雜的重複手動更新,所有數據能夠跟隨數據源表格的變化而自動更新,並且在數據觸碰警戒線時進行提示,方便實時變更、調整存貨部署。

3. 資料錄入

FineReport支援在線表單填報,可以將表單中的數據直接錄入數據庫。同時行動端支援QR掃碼錄入資料,非常適合在發貨、配送、庫存管理的應用場景

4. 數據安全

通過ISO/IEC27001資訊安全管理系統認證,全方位保障企業資料的機密性,完整性和可取用性,免去數據洩漏的風險。

5. 支援多種類型檔案匯出 滿足各種列印需求

支援PDF、WORD、EXCEL( 包含分頁匯出、原樣匯出、分頁分sheet匯出三種匯出樣式)、TXT、SVG 和圖片格式 (PNG、JPG、BMP 等)的匯出需求,支援Flash 列印、PDF列印、本機列印、零客戶端列印。列印時,支援使用者對列印樣式進行多種設定,滿足日常業務需要,不必擔憂大量列印需求帶來的格式改動。

6. 客製化的企業專案

目前Finereport報表有「免費試用版」和「商用版」兩個版本,「免費試用版」享有全部功能,時間為永久,但限制2個並發。「商用版」根據功能模塊、需求定製、部署實施進行差異化收費,我們根據每一個企業的獨特需求,提供客製化的企業專案,為您開放不同功能,讓您的費用都用在真正需要的地方。

下面,用FineReport應用實施的一個專案案例,詳細聊下如何藉助強大的報表視覺化系統進行庫存管理。

庫存管理案例:降本數百萬元,物資全生命週期管理

企業簡介

蘭州鋁業有限公司是鋁電一體的大型現代化鋁冶煉企業。主導產品為重熔用鋁錠、合金產品和炭素材料,電解鋁生產能力43萬噸,陽極碳塊生產能力30萬噸,年發電能力65億度。產品廣泛應用於航天、航空、電力、交通、建築及造幣等行業。公司高度重視資訊化發展,資訊系統涵蓋企業生產經營全流程,對企業協調生產、最佳化流程、應急反應、決策支援起到了決定性的作用。

業務痛點

對於製造企業來說,物資是生產過程中最關鍵的要素,因此物資管理是企業日常運營中非常重要的一環,然而長期以來,公司物資管理現場工作依賴手工記賬,人工操作的方式帶來了以下幾點問題:

操作現場資訊化傳遞滯後,資訊在現場操作形成後經過統計人員彙總形成報表,最快次日才能報送至職能部室相關的工作人員手中,並且庫存資訊準確性、及時性有待提高,庫存水平高,資金佔用多,存在物資浪費、成本增加的風險;

物資領用記錄、物資更換、使用記錄等管理資料仍需進行人工記錄缺乏長期、完整、有效的資料整合,物資計劃不準確、物資使用情況不透明、對供應商評價難,人工記錄的紙質單據還容易丟失,無法追溯;

未對物資使用週期的全過程進行監控,資訊缺乏綜合分析,利用率低,物資使用流程無法得到進一步最佳化;

未能利用資訊化手段對物資管理工作起到指導作用。

紙質化庫存管理

解決過程

1)解決思路

透過身份碼,將物資按一物一碼(一批一碼)進行身份確定。再按照身份碼將採購訂單、物資與貨位進行精確對應,對上下架、出入庫、揀選、領用、使用等操作進行資訊化支撐,形成物資檔案,實現對物資使用的精細化管理,保障物資有效流轉、訂單執行情況準確跟蹤。

來源於FineReport專案

2)解決方式

首先,梳理業務流程,根據入庫前操作、庫內操作和出庫後操作實際情況在系統中進行掃碼操作,確保資料及時準確地收集。

庫存管理重點
來源於FineReport專案

接著,根據收集的資料進行分析。系統實現基礎資訊、操作管理、綜合查詢、綜合分析、綜合檢查五個功能模組,為領導及職能部室相關工作人員提供管理決策依據。

  • 基礎資訊包含成本中心管理、物資主資料管理、倉庫管理、庫位管理等功能。解決方案採用成本中心與物料資訊資料,建立完善的倉庫管理,制定標準的庫位編碼體系,作為後續運用資料驅動的基礎資料來源。
  • 操作管理包含訂單匯入、編碼列印、入庫管理、出庫管理、移庫管理、退庫管理、退貨管理等功能。採購人員將採購訂單資訊匯入至物資全生命週期管理系統,操作人員列印系統生成的物資編碼後,在終端裝置掃描庫位編碼及物資編碼進行入庫、出庫、退庫等操作。實現標準化操作,庫存資訊實時收集,確保物資數量無誤。
行動端庫存填報
來源於FineReport專案
  • 綜合查詢包含庫存查詢、入庫查詢、出庫查詢、退庫查詢、歷史庫存查詢、物資資訊查詢等功能。綜合查詢為操作人員提供各種操作記錄的查詢,使操作人員可以方便快捷的檢查驗證操作是否正確有效。
庫存管理報表
來源於FineReport專案
  • 綜合分析包含物資資訊播報、物資平衡分析、物資使用情況分析、單一物資資訊分析等功能。該模組採用資料探勘技術,以圖形、圖表的方式為公司領導及職能部室相關工作人員提供清晰、直觀的管理決策資料。
來源於FineReport專案

來源於FineReport專案
  • 綜合檢查包含訂單匯入、出入庫、領用、使用等關鍵控制點進行操作對比,自動產生檢查結果,減少檢查的人為干預度,確保公司相關物資管理制度有效執行。
如何做存貨管理報表?
來源於FineReport專案

價值

系統上線後盤活資金約500萬元人民幣,盤出待處理物資價值約1640萬元人民幣。2020年公司大力推進庫存壓降工作,組織各專業技術人員對庫存中的積壓物資進行研判,對可替代使用或經過技術變通能夠使用的積壓物資進行消耗使用,上半年消耗積壓備件價值124萬人民幣,消耗積壓輔材價值497萬熱播民幣,降低了庫房的資金佔用同時節省了備件輔材的開支,是公司“扭虧增盈,降本增效”工作中的一把利劍。

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