數據是日積月累的，一個有點規模的企業，都有大量的報表在excel中，時間長了，感覺到excel製作報表的各種痛點，例如數據收集麻煩、各個系統中數據不能打通啊等等，也就想到了通過一個報表平台或者BI商業智慧平台來把數據分析給統一管理起來。一方面解決上述痛點，另一方面減輕各個業務人員的壓力，畢竟是誰都不想在報表製作上花太多的時間，精力有限，很多情況下，報表做完了，自己已經沒有心情去看其中的數據了。

報表需求那麼多，我要全部羅列上線嗎？

但是當準備開始一個報表BI系統平台的時候，也有問題。我們企業就積累了那麼多的報表了，少的幾十張，多的達幾百幾千張，你若是調研起來，各個部門都能拿出一堆來，大家都非常開心的拿著這麼多需求，心理想著這下好了，以後這些東西就不要自己來做了。可是他不知道坐在他對面的專案經理看到這麼多的報表需求，內心的陰影面積可以包圍他了。

而把他們所有這些需求都自動化在平台上，就是一個成功的報表BI平台了嗎？應該不是的，我們仔細研究每個部門提出的需求，發現有大量的內容都是重複的，舉個例子：

A商品部要分析銷售業績，他關心自營商品的當天銷售額、累計銷售額、當天銷售量、累計銷售量、毛利潤、利潤率、客單價、同環比增長率等。B商品部也有個銷售報表，他要看的內容，和上面比，除了累積銷售額外，其它的全一樣。可是他硬說累積銷售欄位不能顯示出來，一定要和A部門的區別開來，我怎麼覺著有點被騙的感覺呢，他這是不是在欺負我們外人啊。

需求的提出者是基於個人，最多是基於各個部門，但是平台的建設者，應該是基於整個企業的。數據平台的責任，不應僅僅是將數據集中顯示、提升數據自動化水平和分析能力這種數據層面上的作用，同時也應該藉助數據分析平台，統一公司的管理口徑，將各種不同的數據口徑進行統一，不同的分析指標進行統一，讓全公司對一個指標有著統一的認識和判斷，這樣也能減少企業中部門之間溝通的障礙，提升部門之間的溝通效率。

另外的一個角度，將這些內容統一之後，可以聚焦報表功能，讓每個報表更具備針對性，正所謂濃縮的都是精華，你呼啦啦一千多張報表放在平台中，我真是不想點進去看啊！所以，在開始一個數據平台專案之前，是有必要把這些亂糟糟的報表進行統一規劃的。

怎樣去做歷史報表的分類規劃、壓縮精簡？

到這裡，這個規劃該怎樣去做呢？還是以零售業舉例子。不要看大家的報表需求那麼多，但卻都是圍繞著幾個主題轉：銷售、庫存、採購、物流、會員、商品，只不過是通過不同的緯度來看其中的指標。所以，

第一步：做好分類。

在打算整理這堆亂糟糟的報表之前，需要思考一下，以怎樣的方式來對這些報表進行分類、整合，看下圖吧。

有些東西很複雜，為了能夠認識那些複雜的內容，人們可能會通過對它進行分類來簡化。更何況報表這種並不複雜的東西，分類更是容易了。暫且將報表按照以上三個維度進行分類，不管多少的報表，總能歸納入以上幾個類別之中。

第二步：分清主次。

三個維度來看，會不會很亂，當然是會的。還是需要選擇一個主要的分類維度的。一張報表，往往涉及多個業務模塊，比如庫存和銷售就經常放到一起，也經常涉及到多個用戶群，例如銷售業績表一定是很多人都關心的。所以，這裡建議以報表功能層次進行劃分，另外兩個維度進行描述。形成以下格式：

數據查詢類報表：
涉及業務模塊：銷售、庫存；
報表名：實時指標查詢；用戶群：店長(中層)、品類經理(中層)

第三步：報表下分壓縮。

將收集到的報表進行標記，按照以上方法進行標記。這一步最難的是開始，往往看到大量的沒有分類好的報表，就有一種不想開始的感覺，但是真的開始了，也就過去了。分好之後，在同一個報表類型、同一個業務模塊下，會有多個報表，例如：

數據查詢類報表：
涉及業務模塊：庫存；
報表名：
庫存結構分析表
部門庫存結構表
庫存結構分析表(部門)
庫存結構分析表(品牌)
庫存結構分析表(單品)
單品周轉表庫存成本表
缺貨斷貨統計表
供應商缺貨斷貨統計表
採購缺貨斷貨排名表

這些在同一個報表類型、同一個業務模塊下的報表，都是有壓縮空間的，其實我們僅僅通過名字，也知道很多是可以合并在一起的。在這個目錄下，只要滿足了目的相同這一個因素，就是可以合并在一起。

目的相同，也就是看這個報表都是為了同一個目的，那麼就不必分開來。如下圖所示：

上面兩個表，一個是缺貨率一個是斷貨率，目的都是為了更好的管理庫存，適時採購，減少商品的缺斷貨情況，那自然可以放在同一個表中實現，最多再參數面板上加選項，選擇查看缺貨或斷貨情況。

再比如以下三個：

這幾個表的目的在於了解商品庫存情況，剩餘庫存結構，從而更好的管理庫存，或者執行商品促銷策略，降低庫存成本或損失。所以上面幾個表同樣完全可以放在同一個報表中，甚至採用圖表結合的形式，更友善的展示上述內容。

（報表的整合方法不絕對，更多的是要參考實際的場景的，但是依然這樣寫出來，只是提了一個思路，並且給大家一個敢於整合的信心，畢竟還發現了有人看見這些亂糟糟的東西就不想整合了的。）

整合歷史報表，只走了數據報表平台的第一步

通過上面對大量的報表進行整合，報表一定會精簡很多，但是這個過程也一定是不容易，比如我就知道專案經理一定是會遇到這種阻力的，業務部門a：你憑什麼把我這個需求去掉啊，我之前一直都是那樣看的，看了兩年你讓我改，還有人性嗎！ 對不起真不是我沒人性，是你這報表沒人性啊！所以這次還請忍一忍吧，畢竟整合之後，統一公司的管理口徑，也為以後報表平台的擴充建立一個好的基礎，長期來看，對所有人都說利好的嘛。

另外，把企業所有的歷史報表進行整合，自動化在報表平台中就結束了嗎？其實也僅僅是個開始，當把這堆報表整理好後我們回頭看，會發現其實報表類型很少的，絕大部分都是數據查詢類的報表，最多有些日常管理類的。說好的數據分析平台來提升數據價值呢，怎麼好像只是將日常的工作給自動化了一下呢？對企業來說，對數據的需求也不只是滿足於日常的工作，同時期望於提升數據價值，所以必然會需要更多的管理報表和分析報表。所以，整理歷史報表只是搭建報表平台的第一步，後面還有很長的路要走。既然是後面的路，那就先留在後面吧。這次不偏題了。

文 | jiago王
文章出自：知乎專欄《撩撩數據吧》

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