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財務報表是什麼?

財務報表是傳達公司的經營活動和財務表現的書面記錄。財務報表通常由政府機構、會計師、公司等審計,以確保準確性,併為稅收、融資或投資服務。

談起財務報表,大家都會首先想到財務四大表:損益表、資產負債表、權益變動表跟現金流量表

上回我們在“10分鐘看懂財務報表分析,只需掌握一個公式” 中已經簡單介紹了四大報表,以及如何快速的看懂報表分析。那麼,這篇文章,我們將重點談談怎麼高效地做財務報表,聊聊如何最大發揮財務報表的價值。

你還在用Excel做公司財務報表麼?

目前製作財務報表,大部分的使用工具是Excel。Excel作為圖表製作數據分析軟體是大部分公司財務分析人員最經常用到的,確實有著很多的優勢。如果熟練掌握了各種快捷鍵和函式,對於工作的效率確實提高不少。

但同樣的,用財務報表Excel製作的缺點也很多。

每個公司的財務部都會面臨巨大的資料量,其實不止財務部門,一個50人以上的公司每天產生的資料,無論是CRM、ERP裡,又或者是業務部門的,資料量都足以大的讓人頭疼,財務報表Excel製作根本頂不住。

這導致財務報表花費的時間和產生的價值是不對等的,幾乎90%的時間花在了製作、核對、發佈上,基本上沒有用於業務分析,這是不對的,所以要從根本上改變。

財務報表製作流程
財務報表製作流程

對每個人來說,財務分析工作重心應該從收集、統計資料、做報表轉變為分析數字背後的經營問題,上升到為管理層出謀劃策的程度,才是好的發展方向,學會了這些,你在3年內變成財務總監也是沒有問題的。

財務報表怎麼做才高效?

那應該怎麼做?如何短時間內提高個人,乃至整個企業的財務報表分析能力?

這裡,我給各位總結了幾點。

1、減少程式性的工作,將重心放到資料分析上來

減少程式性的工作,重點在於巧用報表工具的功能,提高財務報表的製作效率。在這裡,推薦一款很多企業都在用的報表工具,FineReport

有些人可能會擔心,已經習慣了用Excel做財務報表,切換到其他軟體的時間和人力成本會很高。這點你絲毫不用擔心。因為FineReport有著類Excei設計介面+拖拽式操作的開發環境,方便使用者透過簡單拖曳組件+SQL取數,即可快速生成報表。此外,FineReport支援無縫匯入、匯出Excel報表, 並能自動識別公式、資料格式和儲存格樣式,幫助Excel報表快速線上化

那在FineReport中,還可以借助哪些功能,來提高財務報表的製作效率呢?

(1)範本套用

如果財務報表的模組可以直接複用,就能大大減少重複的工作。像財務三大表:利潤表、資產負債表、現金流量表這些最常用到的報表,FineReport裡提供了財務報表範本,可以直接套用。

財務報表
FineReport製作的財務報表模板

(2)後台自動取數合計匯總

以往要從SAP匯出資料明細,手動拆分核算彙總。FineReport支援直接透過報表後臺自動計算輸出結果,財務人員只需要稽核一下資料是否有問題,即可上報提交,將財務人員從瑣碎的財務工作中解放出來。

財務報表製作

(3)日報表、月報表自動生成推送

就拿月報表來說吧,對每個職場人來說,這可能是最煩人的東西,但是由於FineReport報表自動化的屬性,這就變得輕鬆無比。

你可以將製作好的範本儲存在資料平臺中,再需要製作財務報表時就可以直接將範本調出來,大大減少製作報表的流程和時間,將繁瑣複雜的月報表變成再簡單不過的取數填數。

如果你今天很忙不能手動上傳報表怎麼辦?你就可以利用FineReport的定時排程與訊息提醒功能,定時生成報表結果,透過郵件、簡訊、App、LINE等管道,將每月的報表推送給對應的管理者。

2、改變資料處理工具

很多時候,由於業務的變化,需要看的資料維度不同,或者開發報表的顆粒度更細,財務部門都需要經常修改表格的格式,使其適應資料分析要求。

如果使用報表工具,在處理資料上明顯能感受到效率更快,體驗更好,不過剛從財務報表Excel轉變的話,一開始還是需要一段適應的時間,待更加熟練之後,才能遊刃有餘。

就拿FineReport來說吧,相比於財務報表範例Excel,更能快速、便捷的處理並展示出財務模型,這裡總結幾個使用心得:

(1)沒有Excel行數的限制

若當前表資料量超過最大可顯示行數,可以選擇分頁顯示。

(2)不同資料來源也能建立聯絡

財務數據散落在各種財務和業務系統中,缺少整合呈現,導致很難全面的從各個業務主題和維度管理數據,讓業務人員分析使用。

FineReport中,透過底層FineDataLink對多源異構數據數據源快速處理整合,在同一個表內,可以將財務相關的所有指標關聯起來,並將複雜的指標用多維圖表直觀展現,大幅提高財務資料的易讀性與即時性,更好地為高層領導提供決策支援。

(3)業界獨有的資料填報功能,財務資料採集效率倍速提升

透過線上財務模板即可可以進行實時填報。做全面預算管理的時候,只需要業務部門線上填報進行預算編制,資料校驗功能確保資料合乎規範。預算編制完成後,平臺自動合併轉化,生成財務的三大報表。

3、將資料視覺化

財務報表常常是以數字+表格的形式出現,難免會有些枯燥乏味。不如用一些圖表將財務資料模組化的視覺化呈現,既好看,又能讓老闆一眼看到重點。後期的財務分析也變得容易了。

FineReport製作的資產負債表看板
FineReport製作的資產負債表看板
FineReport製作

此外,以往用excel製作的財務報表,圖表之間相互獨立,缺少聯動,如果需要查看不同層次的詳細資料,通常需要手動查找和篩選,操作繁瑣耗時,導致資料分析效率低下。

在FineReport中,可以利用聯動鑽取功能,層層鑽取檢視明細。透過下鑽關聯到業務,幫助找到財務資料背後的問題根本的原因。

FineReport製作

4、使用行動端呈現資料

其實很多人工作時間長了都有這麼一種感覺:找不到創新點,每天按部就班,缺乏激情,尤其是對於報表/BI等資料部門崗位的人來說,整天的工作就是在與資料打交道,也許資料視覺化能驚豔到別人,但還是覺得少了點什麼。

手機作為資料管理的另一個陣地,正在逐步發揮它的價值:

  • 比如開啟手機就能看到過去某段時間的視覺化報表
  • 能Line、郵件定時自動傳送報表到領導的手機,通知老闆及時檢視。
  • 用手機就可以在行動端預覽,網路不好的時候可以開啟離線模式,離線查閱報表
行動端財務報表
FineReport製作

那麼公司層面來說,應該怎麼減少財務報表製作的投入成本,和最大化發揮財務報表的價值呢?下面我們來看看一個真實的客戶案例:

財務報表範本:艾比森光電股份有限公司財務報表系統

公司介紹

艾比森光電股份有限公司始創於2001年,是全球領先的至真LED顯示應用與服務提供商。

財務報表痛點

艾比森光電業務區每月都要召開【月度經營分析會議】,會之前需要統計當月及累計的所有經營數據,然後製作PPT報表彙報。經管要在不同地方統計各個市場的簽單、預測情況匯總到區域,銷財要統計各種收入、費用等各種財務數據,統計好了明細後,才去做各個維度的分析對比報表,耗時久,工作量龐大。

解决方案1:核算70多個對應市場或子公司的利潤表,從7天變1天

利潤表是檢視各個業務區、各個市場一個月工作的主要根據,各個指標的預算達成率和同期增長率都與各負責人的績效相關,不僅是對上月的總結,也是對下月的工作開展的一個引導。

各個銷財在核算數量龐大的利潤表時,往往要先把各個不同的明細導出,然後自己加工計算,數據非常複雜,出錯率很高,往往都要複核很多遍,複核的繁瑣在於70多個對應市場或子公司都要獨立核算,各個區域公共費用等數據全部手工分攤到市場,然後找各個市場負責人審核,再到業務區審,再到財務總監,最後數據才能在彙報中使用,整個過程一般要花費一週左右時間,如中間發現數據有誤,就得重新來一遍,效率低下。

艾比森光電根據與財務協商,把利潤表的所有邏輯搬到FineReport系統上,然後基礎數據部分由財務上傳,部分直接在系統抓取,然後由系統去計算或分攤,只要報表計算邏輯正確,就可以在明細準備完善之後,瞬間得到各個業務區一整張利潤表。

後續所有的人為計算的時間都解放出來了,銷財只需要花1天時間統計部分要上傳的明細,然後上傳就可以得到報表結果,大大提高了銷財的工作效率。上傳這些明細只需要一個人就可以完成,同時節省人力成本,具體如下:

FineReport製作

使用帆軟報表軟體FineReport開發的利潤表:

1、實現了集團財務管理利潤表的自動化加總,大大減少了78份報表手工匯總的工作量;
2、實現了部分科目的自動計算,減少了因前端數據提供錯誤導致的後端重複手工調整;
3、實現了自動分攤業務區的公共費用及收入到具體市場,減少手工分攤的工作量。

解决方案2:一張財務報表,行動端、PC端都可用,老闆方便太多

在日常生活中,老闆想看公司經營情況,往往都只能在電腦前,查看來自各業務區的匯總情況,這樣老闆想隨時隨地的看公司情況時,傳統的彙報方式就很不方便了。

艾比森光電使用了帆軟的表單功能,將數據做到frm裡面,這樣在行動端和PC端都能很好的展現,就可以實現隨時隨地查看公司的經營情況了。

讓老闆和高層能夠隨時隨地查看公司的經營情況,捕捉公司的動態情況,分析潛在的風險。

FineReport製作
FineReport製作

對於如何優化公司財務報表excel的製作和發揮財務報表的價值,就聊到這裡。現在,就來體驗一下免費版的FineReport,僅需1分鐘,即可嘗試自動化財務報表

FineReport在台灣、香港、澳門、新加坡、馬來西亞等地區均提供在地化服務,由帆軟原廠當地團隊做技術支援,二次開發和專案實施。點擊下方按鈕即可免費下載FineReport報表軟體進行體驗,任何技術問題都可以隨時聯絡技術支援工程師!

FineReport

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