何謂BI商業智慧?BI與報表有何不同,80%的IT人都不懂!

文 | 軟妹 2021-02-23 17:03:08

何謂BI商業智慧(Business Intelligence) ?BI商業智慧和報表有什麼不同?BI的價值有哪些?很多IT人都不能說的很清楚,今天我們來系統的談一談BI商業智慧和報表,還會提供BI導入的廠商和範例參考。

BI商業智慧(Business Intelligence) 報表
FineReport製作

BI商業智慧是什麼?BI和報表是什麼關係?

什麼是BI商業智慧(Business Intelligence) ?很多的人認為,報表就是BI。實際上,報表只是BI的一部分,雖然BI應用的結果通常需要通過報表來展示,但是,BI絕對不僅僅是報表。

其實,大家對這些概念的理解,如同20年前的ERP一樣。臺灣企業開始大量導入ERP軟體,以進行內部人資、薪資、財務、會計與進銷存等資料管理,同時藉由該軟體來彙總企業不同系統的資訊來源,進行統籌規畫管理。於是,ERP才逐漸為世人所知,ERP到底是什麼,大家開始眾說紛紜。

財務+進銷存就是ERP?沒有MRP的ERP不叫ERP?顯然,國外ERP廠商與台灣ERP廠商對大眾理解ERP的引導是不一樣的。過程曲曲折折,我們不說也罷,現在我們只總結一下20年後的今天,大家對ERP的理解還有偏差嗎?各ERP廠商還在強調不同的概念嗎?

答案是,沒有了,大家都統一了,回到了原點:那就是ERP其實是一個系統,它強調的是企業利用資訊化手段將各項資源的匹配系統化,只有將這些資源匹配系統化了,才能最大限度的提高效率,降低成本,從而提升競爭力。而到底ERP包括哪些功能模組,已經少有人去強調了。

所以,我們有理由相信,最終大家對BI的理解,也會回歸到理性的原點:那就是BI是一個輔助決策的智慧系統,它的核心就是説明企業利用好資料,讓決策管理者隨時隨地獲取關鍵資訊,讓決策者基於數位決策,最終提高決策水準。至於用什麼技術來實現上述的目標,慢慢的,會變得不那麼重要。

那麼,基於現階段大家對於BI認識,我們來對比一下報表工具BI工具的聯繫與區別,讓大家思考一下,我們到底需要的是什麼?

EXCEL做資料分析有哪些問題?BI工具能解決這些問題嗎?

我們先來看看現階段大家是如何來滿足決策管理者的分析需求的:97%以上是通過EXCEL表格手工整理各種報表,不到3%利用了IT技術,實現了報表的自動化。

隨著決策者對分析的要求越來越高,於是乎,報表越來越多、越來越複雜(甚至出現了所謂的”複雜報表”——在一個EXCEL頁面中,密密麻麻的佈滿了決策者關心的所有內容,就只恨螢幕不夠大)。大家都知道,這些大量的手工處理,是很容易出錯,且無法及時得到的。於是,許多企業有專人來負責報表製作,而這些報表製作人員加班加點也變成了家常便飯。大家努力的效果呢?我們走訪了大量的企業決策者,當問他們:報上來的厚厚一疊報表,您有看嗎?他們絕大多數會回答:有看的,只是,一般只看其中的一兩張。沒有時間,真的有感覺有問題,還是直接找人來問了。

對了,這就是問題的關鍵——我們提供了決策者大量的報表,為什麼價值不大呢?
因為資訊一旦過多,就會變成”資訊洪水”。

莫什·魯賓斯坦和艾麗絲·菲爾斯滕貝格在《大腦型組織》一書中寫道,17世紀的一位歐洲紳士“一生中所接觸的資訊量還不如現在的一份日報。”大量的報表仍然讓決策者深陷”資訊洪水”中。

再問決策者,您是希望用什麼方式將資訊給您呢?”我也說不好,反正我們是希望有問題的時候我可以隨時知道。”
換而言之,傳統報表是實現決策者這個“希望”的。這句話的核心有兩點:一是有問題才讓我知道,沒問題的話,其實我也不需要關注。二就是我隨時都可以知道。

我們再想想,報表能實現嗎?

EXCEL做的表格報表根本無法快速讓決策者識別是不是有問題,它只是羅列了一堆數字而已。
無論報表製作者多麼厲害,老闆想要什麼就有什麼,基本上也是不可能的。
此時,報表製作者可能會喊冤了:這麼多報表都是你讓做的,辛辛苦苦加班做出來了,現在說這些報表其實也沒有什麼用,那怪誰呀。

是呀,誰也怪不著。我們也不想去怪誰,看看如何解決這個問題呢?

簡單,就是用BI技術,改變決策者獲取報表的方式:
1、通過儀表板+多維分析+鑽取:儀表板讓決策者首先看到哪項KPI指標有問題,到底問題的原因是什麼,就可以通過鑽取到多維分析模型,多角度的分析問題的真正來源。

2、BI系統可實現“拉”式與“推”式資訊提供方式,決策者主動登入BI系統可隨時查詢,或者系統會以郵件或簡訊的方式推送關鍵資訊。透過這裡就可以看到,BI是一個系統,它是立體多方面的,而報表,僅僅是一種展現方式而已。

BI工具是什麼?和報表工具有什麼區別?

這是有人會問,如果我想改變excel手工製作報表的情況,我應該如何做呢?
我們總結企業在通過IT技術實現決策分析需求時,會經歷下面的階段,絕大多數的企業已經或正計畫實現到報表自動化或報表視覺化的階段,這兩個階段就是解決excel報表出現的問題的。

《手工處理報表》–>《報表自動化》–>《報表視覺化》–>《儀表板+多維》–>《資料採集》

實現報表的自動化和視覺化,報表軟體和BI軟體都可以實現,他們整合多種不同的資料來源,通過視覺化的報表和儀表板展示在各種設備中。那他們有什麼區別的?我們總結了下面三點:

1.適用人群

BI工具:BI軟體比如Tableau,PowerBI適用於有想法的數據分析師,自助分析出問題的答案
報表工具:適用於IT製作,全公司人使用。這時候報表製作是否快速要看報表工具的不同,FineReport採用類似excel格式的設計介面極大提高製作效率,為IT人節省很多時間。

2.適用企業

BI工具:偏大型企業,需要規劃資料倉儲,etl,資料建模等,需要專業的數據分析師團隊進行分析
報表工具:大中小企業皆有可應用場景。無需數據數倉,需要IT專業人員進行報表製作,懂sql知識。

3.優勢功能

BI工具:BI軟體的優勢在於自主分析,olap拖拉操作即可進行數據分析,非常靈活,及時進行分析。
報表工具:製作各類複雜格式報表儀表板,尤其是固定報表格式的,經營分析報表,月報,年報等等。


上圖為FineReport實現複雜報表製作

關於報表工具和BI商業智慧工具的區別,十幾年前回答這個問題很好回答,但是現在卻沒那麼容易。一些傳統報表工具廠商不斷改良產品,在保持報表工具原有優勢的基礎上不斷開發新功能,兼具BI的一些特性;有些BI廠商也在不斷的發展新技術,往新一代自助式BI的方向走去。這時候,同為報表工具,他們之間差異很大;報表工具和bi工具之間比較反而很常見。所以再說報表工具和BI工具的區別的時候,我們建議你針對具體的廠商去對比,而不是單純的比較所屬的類別。

我們來說一個報表工具和BI商業智慧工具比較的例子:

FineReport報表BI,這是一款傳統報表不斷向BI靠近的典型例子。它擁有報表工具的典型優勢:製作各種樣式的複雜報表,實現報表自動化和視覺化;另外它靠近bi的地方在於靈活製作各類儀表板戰情室,進行多維度的分析,有統一的報表決策系統。所以很多企業在導入BI專案的時候,會把FineReport作為考察對象,與tableau,powerbi一起比較。你可以來這裡下載體驗一下FineReport報表BI工具,個人免費,限制2個併發,沒有時間限制:FineReport免費下載試用


上圖為FineReport報表bI工具製作的儀表板
免費試用FineReport10.0>

企業導入BI的目的和價值是什麼?有哪些BI範例可以參考?

1.資料分析時效性大增,決策更快速

企業經營中有非常多固定格式的報表,比如生產日報表,財務月報,月度經營會議報表等等,企業需要定期分析一段時間內的數據,根據數據情況調整經營生產計畫。通常情況下我們需要人工從各個分部收集資料,從各個系統匯出資料,然後使用excel進行計算整合設計,最終呈現出來。依據資料量多少和工作人員處理速度不同,這一過程通常耗時幾天甚至十幾天,例如2月經營月報要2月15日才能看到。在市場變化速度快,全球化競爭日趨激烈的狀況下,時效性成為企業競爭的短板。

導入報表BI工具可以讓這些固定報表實時自動生成,2月的經營月報,3月1日就可以看到,直接針對報表召開經營會議。

2.在資訊洪流中,隨時隨地掌握關鍵指標與關鍵問題

資訊大爆發的時代,企業的數據指標非常多,數據報表非常多,怎麼去分辨哪些是有價值的重要的?採訪過十幾家企業老闆這個問題,較多的回答是太多報表和指標了,沒時間看完,有問題直接把負責人叫過來問一下。很多報表人看到這裡很生氣,報表是老闆讓做的,做完了又不看,工作沒價值,浪費人力。

導入BI報表工具可以視覺化與互動性來解決這個問題,針對不同管理者建立戰情室,比如財務總監戰情室,業務總監戰情室,工廠廠長戰情室等等,將核心指標簡單明瞭的展示在上面。同時還能夠支援行動設備,出差在外時可以在手機查看,可以通過點擊下鑽了解詳細資料,有問題的圈出來做批註,分享給對應負責人。有些指標制訂了警戒線,比如庫存不能低於1000,低於1000時,系統會自動發送警告到負責人的手機上,提醒他儘快處理。

3.增強業務系統功能,降低成本,提高效率

企業資訊化已經經歷多年,許多企業都導入了CRM、ERP、OA、MES等等系統,系統內部產生的業務數據想要進一步分析怎麼辦?通常企業會自己開發或請原廠開發,有雨不是專門的數據分析的工具,自己開發難度大,效率低下,原廠開發專案費用非常高。
導入報表BI系統,可以整合各個系統的數據,建立統一的報表管理BI系統,在其中查看所有資料分析報表,也可以把BI系統整合到業務系統之中,企業自己的app中,開發簡單方便高效。

4.企業導入BI的範例有哪些可以參考?

這裡有50多位CIO講述導入BI的情況:BI客戶訪談
這裡有300多個企業導入BI案例:BI案例中心

企業導入BI報表有哪些廠商可選?不同BI廠商之間比較如何?

在台灣我們在考察BI報表軟體的時候,離不開這5個選擇:

Tableau:資料視覺化領域的明星,十幾年發展歷史的國際大廠,在台灣採用代理商模式,價格普遍認為比較貴。

Power BI:Microsoft的產品,產品上市不過幾年,但發展迅速,有本機免費版本可以下載,商業使用的話,簡單功能成本低,進階功能需要額外付費。

FineReport:帆軟公司產品,十幾年發展歷史的本地廠商,在亞洲有一萬多家企業客戶,本地化功能需求滿足比較好。定價有按照功能和人數收費,選擇較靈活。
免費試用FineReport10.0>

Crystal Report:IBM收購的報表,曾經風靡一時,目前被其他廠商追趕超越。

Fastreport:是FastReports, Inc.公司的旗艦產品,也是Delphi平台最優秀的報表控制項,可以為.NET應用程序添加報表的支持,是C/S架構。

如果你想要了解詳細的BI報表廠商的情況,推薦你閱讀這3篇文章:

2021年有哪些報表工具推薦?9款開源報表和7商用報表

14大關鍵點,2021年最詳細Power BI ,Tableau ,FineReport比較

BI工具怎麼選,選哪家?聊一聊國內外BI工具的選型對比

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