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如何设计数据统计报表?

作者:finereport

浏览:579

发布时间:2023.10.12

如何设计对业务有用的报表呢?作为最专业的报表工具厂商,这里总结以下几大点:

一、做报表前一定需要思考

做报表前一定要深入了解需求,可以用5W分析法去思考:

  • WHO:报表的使用者是谁?一线业务、中层管理、高层还是老板?
  • WHY:为什么要做这张报表?是在什么场景下使用,出于查询、监控、分析还是经营管理?
  • WHAT:想通过报表传达什么?表格需要有哪些核心内容?
  • WHEN:什么时候要报表?重要紧急性怎么样?
  • HOW:报表要怎么被查看?打印、电子表格、还是网页端?手机端?还是要放在系统的哪个模块?

报表的设计也是一种产品设计,对方会对报表进行浏览、查询甚至分析的动作,这么多使用交互,如果我们报表设计不考虑使用者的具体需求,目的和使用场景,大部分报表都会沦为一次性的数据查看,价值很低。

数据统计报表

二、设计统计报表需要遵循原则

1、要依据组织和业务流程

例如,一般连锁企业的组织架构:拓展部、工程部、运营部、财务部。运营部又包括大区、开业日期、老门店、新门店。那么我们编制门店经营损益表,就要体现这些信息。又例如,围绕销售额分析,站在财务角度关注的是经营增长和利润。但是站在产品部门的角度关注的是产品的盈利模型,售卖设计。站在市场部门角度考虑的是投入产出和环节转化率。这个过程中,报表的设计甚至数据的口径都不一样。

2、别指望一张报表反映所有问题,报表要体系化。

例如,财务类报表有基础的三张报表,还要围绕三大报表进行延伸经营类报表要关注客单价、成交率、单品排行、top30商品毛利表、商品缺货率表等。市场类报表要关注客户分布、客户增长趋势,各平台渠道监控

3、定位报表使用者

例如,使用者可能是总裁、总监、部门员工。

给总裁的报表:影响企业经营决策的数据。

给总监的报表:对部门经营管理有用的关键数据。

给员工的报表:对日常工作有用的详细数据。一般来说,这三层表表使用者具有以下特点

使用者 特点 原因
高层领导 直接明了 作为高层管理者,没有太多的时间去了解报表的细节,所以只需要把最终想展现的结果尽可能的简单粗暴的呈现就可以了
中层领导 分析深入 中层管理者有一个显著的特点就是,既要向上汇报情况,又要向下安排工作,所以高层领导知道的内容,关注的内容中层领导必须知道,而且还要深入分析,能追究到原因,不能老板一问三不知,也不知道问题在哪里无法安排下面的工作
业务人员 实用至上 作为业务人员,他们不需要辅助决策,也不需要分析,能帮助他们提高工作效率才是最实在的,最实用的,所以报表设计要有针对性

4、和使用者明确北极星指标

尤其是管理者,不一定会关注当中的每个指标,顶多了解核心指标,然后一层层剖解,比如毛利率、比如各种转化率,人均产值等等

5、报表要对业务改进起作用

通过数据传达信息,让使用者了解数据背后的原因及带来的改进。例如,当某个产品亏损的时候,是否需要调整此产品的策略。

到此,你是不是觉得报表设计不纯粹是技术活,背后要懂业务懂产品。除此之外,报表的使用体验也很重要,遇到太多情况因为报表不会用,报表看不懂而搁置。所以在设计报表的实际过程中,要注重操作体验,这时候选择什么工具来开发报表就很重要。用Excel开发报表,文件传输漫天飞,数据很容易被编辑误操作,代码开发成本又比较大,改来改去都是成本。

如果是企业级报表开发,推荐使用专业的报表工具FineReport,开发者高效,试用者体验好。以下我就基于FineReport开发报表,展开说说设计报表时的核心要素,大家可以自行下载体验。

、设计报表核心要素

1、指标字段

在选择字段的时候应该充分理解使用者的需求,也就是上文中提到的”Why“,就拿门店销售日报举例,目的是统计了解门店的日销售情况,对应的“What”其实是比较明了的,模板的使用者关心哪些指标呢最核心关注的一定是销售额和销量,但是如果只放销售额和销量两个指标真的能让门店管理者知道今日的销售情况到底是好是坏吗?答案显然是不能。今日的预计销售额是多少?实际销售额是多少?完成了目标还是没有完成,没有完成的话目标达成率是多少呢

2、用户友好

筛选条件

筛选条件是使用者能够准确查找到自己想要的信息的重要手段,一般都来源于报表的重要字段,但并非所有的字段都适合做成筛选条件。在这个过程中,需要仔细思考哪些筛选条件是有用的,哪些筛选条件并没有太大意义。举个例子:我们想从大量的数据当中,获取到符合条件的数据,例如在网格式报表中,仅展示已付订单的记录。

筛选型报表

导出方便

筛选到了自己想要的数据,有的使用者还需要导出报表,进行后续的业务上的使用。在设计报表中,需要稍微的考虑一下报表的下载方式。【导出传送门

报表权限

报表是公司核心数据的汇总和展示,不是所有的数据都可以随便展示的,报表的权限设置也就变的很重要,在开始的报表设计中就需要确定好,系统里面的哪些角色和职位可以看到这张报表。【权限传送门

报表性能

如果你辛辛苦苦设计的报表上线了,但是因为预览一张报表需要五分钟,你是使用者你的心态如何,那一定是十分令人绝望。影响性能的因素有很多,其中大数据量是很头疼的一环,可以使用新计算引擎通过异步取数来缓解大数据的压力【新计算引擎传送门】从数据实时性上来说,如果不是实时性特别高的数据,还可以使用抽数缓存解决部分模板的性能问题【抽数缓存传送门

数据推送

如果报表是需要定期生成、定期发布的,不得不定期做重复的事情,或者说当报表里面的某一组数值到达一定标准需要通知特定的人时,定时调度就是人间福音。【定时调度传送门

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