隨著IT技術迅速進步，全球經濟經歷變革，企業國際化的同時也帶來了客戶需求迅速變化的挑戰。如今組織內外關係複雜緊密，企業應改進管理、規範流程、加速資本運作，實現供應鏈信息全面互聯。
在這個情境下，進銷存管理應運而生，不僅關注倉庫管理的控制，還關聯到整個供應鏈、銷售管理策略以及業務運作的效能。深刻理解進銷存管理的本質和價值對於提升業務運作的效率和效能至關重要。在這篇文章中，軟妹將深入探討進銷存管理的核心概念，並通過實際案例來幫助讀者更好地理解這一關鍵業務領域的重要性。越來越多的製造業企業選擇使用像FineReport這樣的BI進銷存系統軟體，以優化進出貨管理、運用業務數據，實現成本降低、效率提高和品質提升的目標。
一、解碼進銷存：深入探討進銷存管理的本質
進銷存，也稱為進銷存管理或倉庫管理，是一種業務流程和系統，旨在對進貨管理、銷售管理和倉庫管理活動進行有效控制。進銷存管理包括磁軌庫存水平、訂單處理、庫存補充、供應鏈管理以及資訊記錄，以確定企業能夠順利運作，避免庫存過剩或不足，並提供及時交付產品給客戶。進銷存系統通常利用軟體和技術來自動化這些進出貨管理程式，提高效率並降低成本，同時為企業提供更好的資料分析和決策支援。
二、高效資料整合：進銷存系統的關鍵優勢
進銷存系統是一種用於有效管理企業物料和商品進出貨程式的軟體工具。進銷存系統通常包含三大核心功能：
進貨管理：進貨管理涵蓋了從供應商處購買物料或商品的流程，包括採購訂單的建立、庫存更新、供應商管理以及品質管理和價格控制。
銷售管理：銷售管理集中於客戶訂單的處理，從訂單建立、庫存扣減、交貨和發票生成等方面。銷售管理還提供了客戶資料管理和銷售歷程的追蹤，以幫助企業更好地服務客戶，提高銷售效率。
倉庫管理：進銷存系統有助於庫存的有效管理，包括多倉庫管理、庫存預警、批號和效期追蹤等。這有助於確定庫存準確性並降低庫存成本。
進銷存系統的關鍵優勢在於提供了一種強大的業務解決方案。這個系統能夠迅速查詢庫存狀況、管理進出貨，並實現更精確的帳務核對。
對企業而言，進銷存系統解決了一系列痛點，包括無BOM表結構、許多細項零件導致採購常常缺料，造成交貨時間延長的問題；少量多樣訂單、物料和交期難以預估的挑戰；生產進度無法即時追蹤，急單抽差單情況頻繁發生；以及繁瑣的手寫產出貨單。此外，進銷存系統還能幫助企業即時調閱客戶報價紀錄，降低誤差風險；解決商品進出貨混亂的問題，實現批號和效期的清晰管理；處理帳面資料和庫存數量不對等的挑戰；以及有效管理多個出貨站別和特殊品號規格，並改進成本和庫存估計。
總結來說，進銷存系統掌握了企業營運的三大核心，包括採購管理、銷售管理和倉庫管理。 基於上述進銷存管理平臺三大模組的內容，帆軟藉助專業商業智慧工具FineReport提供了一個省時省力的進出貨管理解決方案，使企業能夠更好地控制進貨管理、銷售管理和倉庫管理，提高效率，縮短進銷存週期。
三、業務管理的深遠影響：進銷存系統如何提升效率
進銷存系統：進貨管理
在企業運營中，供應鏈管理的數據流程相互關聯，變動一環可能影響整個體系。進貨作為供應鏈的重要門戶，有效的進貨管理至關重要。然而，當前各行業中的采購管理存在一些普遍難題和挑戰：
進貨管理痛點：
進貨過程監控困難：容易出現監控盲點；部門間信息流通不暢
供應商管理困難：供應商管理體系不統一；供應商管理風險大
進貨管理解決方案：
為了解決上述問題，帆軟藉助FineReport搭建進貨管理系統，幫助企業內的採購業務實現以下措施：
保障供應鏈的正常運轉：確定物料或貨物按時到位，以滿足當前的生產和營運需求。
建立供應商資源庫系統：解決產能問題，以確定下游經銷商的發貨和銷售能力。
進貨綜合管理
進貨綜合分析看板是專為企業高層領導設計的工具，它提供了全面的採購流程監視以及獨立的關鍵模組分析功能。這個看板包括節點情況、原材料供應情況、消耗情況、預算分析和成本降低分析等多個關鍵方面的資訊，旨在幫助決策者更好地管理進貨流程。透過這個工具，企業能夠明確每個模組的責任，減輕管理壓力，同時提高進貨全流程的效率。
供應商管理
供應商綜合管理
供應商管理看板是專為管理層設計的工具，它主要關注兩個關鍵方面：供應商的交貨表現和供應商自身的風險情況。透過監視這些資訊，它協助管理層精確掌握業務流程的執行情況，幫助他們實時檢查和糾正任何異常情況，進而確定進貨的質量和穩定性。
供應商風險明細分析
供應商風險明細表是為管理層和執行層設計的工具。在這個表中，執行層可以方便地查詢供應商的風險資訊以及相關的處理結果。管理層則可以明確待處理的風險資訊，並透過風險編碼直接跳轉到供應商風險資訊審批表以進行處理。此外，透過供應商風險管理看板，使用者可以直接導航到這個明細表，實現對供應商風險的視覺化預警。這有助於更好地管理和控制供應商風險，進而提高供應鏈的穩定性。
供應商風險補錄與審批
供應商風險錄入與審批表適用於管理層和執行層。執行層可以迅速上報供應商的風險資訊，而進貨管理層則能夠及時處理這些風險供應商，進而提高供應商管理的效率。
對於執行層而言，他們可以使用這個表格來錄入供應商的風險資訊。系統會自動為每個風險生成一個獨立的風險編碼。一旦資訊提交完成，風險資訊的狀態會預設設定為“處理中”，然後流轉至管理層進行後續處理。這個流程有助於快速識別和應對潛在的供應商風險，進而提升整體的供應鏈管理效能。
管理層在收到風險資訊後，會對其基礎資訊進行檢驗。如果檢驗應答無誤，那麼風險資訊的狀態會更新為“已完成”；如果需要進一步處理，那麼狀態將被設定為“待處理”，然後重新提交給執行層以再次應答。這個程式有助於確定進貨風險資訊的準確性和適時性，以便採取相應的措施。
進銷存系統：銷售管理
企業的正常營運和迅速發展離不開充足的資金支援，而這些資金主要來自銷售團隊的業績。出色的銷售管理能夠制定合理的銷售計劃，激發一線銷售人員的工作熱情，進而提升工作效率，擴展企業的經濟效益。
然而，目前許多企業在進行銷售管理時經常面臨一些痛點，如：
銷售業務資訊缺乏層級分類。從管理層到一線銷售人員，每個級別都密切關注銷售指標，但各級別關注的方面不同。當面對繁雜的銷售業務資訊時，如果不進行層級分類，將不便於各層級獲取其所需的關鍵資訊，導致銷售分析難以聚焦。
銷售進度的透明度不足。不論是大區、戰區還是個人，都有各自的銷售目標，然而，銷售進度的不透明性既不利於管理者瞭解當前銷售情況以制定銷售策略，也不利於激勵一線銷售積極完成銷售目標。
客戶資源管理缺乏儲存記錄。客戶資源管理在銷售管理中佔有重要地位，但目前很多企業的客戶拜訪資訊無法隨時隨地記錄和儲存，這導致客戶拜訪資料難以全面整合，不僅影響了客戶拜訪進度的透明度，也妨礙了客戶資源的有效管理。
為了應對上述銷售管理方面的問題，帆軟藉助進銷存系統軟體FineReport推出了“綜合銷售管理方案”。
不同企業採用不同的銷售管理方式，但無論企業的組織結構多麼複雜，銷售目標都會逐級分解下來。從銷售部門的角度來看，主要可以分為三類角色：一線銷售人員、一線銷售主管以及銷售組織管理者（包括公司領導層）。不同層級的銷售人員關注的方面各不相同。
銷售綜合管理
集團銷售管理看板是專為銷售管理者設計的工具，它改寫了集團層面的銷售進展、品牌銷售狀況以及各個地區的客戶拜訪情況等資訊。這個看板能夠滿足管理層對銷售資訊的全面需求，幫助他們全面掌握集團的銷售狀況，使其能夠根據情況隨時調整銷售策略。
客戶經理銷售管理看板是專為一線銷售人員設計的工具。它能夠幫助他們清晰地追蹤個人本月銷售目標的完成進度、客戶拜訪情況，以及他們在公司內的排名。這個看板有助於有效激發員工的銷售激情，以實現更出色的銷售績效。
銷售進度達成
銷售計劃錄入
銷售計劃錄入表是一個方便的電子工具，用於一線銷售人員直接錄入他們的銷售目標。這樣可以避免繁瑣的多層次報表流程，提高銷售計劃錄入的效率。此外，這個工具提供了兩種錄入方式，包括直接手動錄入和透過Excel匯入，以更好地適應使用者的使用習慣。
按銷售層級分級
銷售戰情室根據銷售層級劃分，包括集團、大區、戰區和客戶經理等四個層級維度（以下圖以集團維度為例）。它關注各個層級的具體銷售額、銷量以及它們的變化趨勢。高層管理者可以從頂層逐層深入，獲取下屬部門的資料，進而為業務提升提供有價值的見解。
品牌銷售儀表板根據品牌層級進行分類，提供了全面的品牌銷售資料，包括銷售額、銷量以及它們的趨勢變化。同時，它還關注熱銷產品、新上市產品以及滯銷產品的銷售情況。這有助於滿足那些需要詳細瞭解單品和品牌銷售狀況的部門的需求。
客戶管理
客戶拜訪計劃錄入
客戶拜訪計劃錄入表是一個用於從新客戶開發和老客戶維護兩個方面的工具，幫助一線銷售人員錄入他們的每月客戶拜訪計劃。這有助於高效地完成客戶拜訪目標，並順利上報相關任務。
客戶行程拜訪錄入
客戶行程拜訪錄入表藉助行動裝置的便利性，允許使用者隨時隨地記錄客戶拜訪的細節，包括拜訪時間、客戶姓名、客戶型別、交流記錄等基本資訊。這確定了客戶拜訪資訊能夠即時記錄和實時分享，方便後續對客戶拜訪資料進行分析。
客戶拜訪分析
客戶拜訪分析看板透過整合一線銷售人員收集的客戶拜訪資料，將客戶拜訪的結果視覺化呈現，有助於各級銷售人員清晰瞭解客戶拜訪進度，進而更好地管理客戶資源。這幫助銷售團隊更有效地閉環客戶資源管理。
進銷存系統：倉庫管理
對許多企業而言，庫存管理至關重要。整個供應鏈的流程實際上就是不斷的庫存轉移和變化，企業的經營活動各個環節都與庫存密切相關。同時，企業內部的所有業務也都與庫存息息相關。
然而，在實際業務營運程式中，經常會出現過度備貨的情況，這使得倉庫管理很容易成為各類業務問題的替罪羊。
當前倉庫管理所面臨的情況包括：庫存成本較高、庫存週轉不暢。如果沒有合理有效的解決方案，企業的倉庫管理往往會變得混亂不堪，引發經營、資金和成本等問題。
為了應對上述倉庫管理場景中的問題，帆軟藉助進銷存系統軟體FineReport提出了倉庫管理分析方案。該方案三個方向入手，逐一解決導致庫存管理問題的根本原因，包括：
- 庫存量過高，金額超出企業正常營運範圍，增加風險。
- 庫存結構混亂，難以實現良好的物料流動。
- 倉庫管理雜亂無章，需要優化。
倉庫管理：庫存盤點差異分析
庫存盤點盈虧明細表：該表格透過對比盤點結果資料、倉庫系統資料以及財務賬面資料，以分析庫存盤點的盈虧情況，並追溯異常的根本原因。
倉庫管理：庫存變動分析
庫存變動看板：關注庫存的關鍵指標數值和它們的趨勢，以深入瞭解庫存的變動情況。透過庫存收入趨勢來評估庫存的合理性，利用庫存收入增長率來輔助判斷增加庫存的合理性，並根據庫存週轉天數來確定企業的週期性行為。
倉庫管理：ABC分析
庫存結構分析看板：利用80/20原則對庫存物料進行分類分析，將A類物料視為重點管理物件，對B類物料採取適度放鬆的策略，而對C類低價值產品則着重保證供應。
倉庫管理：呆滯管理
入庫審核
滯銷庫存記錄表：這個工具用於從庫存的原始來源處進行嚴格的滯銷庫存管理。它使倉庫管理人員能夠方便及時記錄滯銷庫存，同時幫助採購人員在執行採購計劃之前核對是否存在滯銷庫存，以便採取適當的處理措施。
倉庫管理：庫存周轉管理
庫存週轉率監視板：進階管理人員和營運團隊可以根據物料的庫存週轉率和庫存金額，制定是否需要增加投資、是否需要根據投資回報風險及時調整策略等應對策略。
倉庫管理：庫存預警管理
庫存天數預警看板
進階管理層、倉庫管理人員以及採購團隊可以及時獲得有關庫存週轉天數的不足、正常、積壓和嚴重積壓狀態的預警資訊，這些資訊根據不同的週轉天數規則而變化。
庫存狀態預警
庫存預警看板：進階管理人員、倉庫管理人員以及採購團隊可以根據滯銷品預警、缺貨預警等多種狀態的預警資訊，及時制定決策，以防止庫存積壓、物料滯留、產品脫銷、客戶流失等問題的發生。
庫齡分級預警
庫齡分析看板：根據庫存庫齡的分佈規則，為不同物料和產品制定不同的庫存區間，並針對庫存時間較長、物料佔比較大的異常庫存，在看板頁面上進行突出顯示。進階管理人員可以根據看板指標監視企業整體的庫存狀態，確定庫存總體穩定，實現動態平衡。
以上就是庫存管理分析方案的要點。透過這個方案，可以逐漸實現全面的企業庫存管理。
四、實現降本增效：進銷存管理系統的成功案例分析
經過深入研究FineReport的進銷存系統解決方案，我們理解了該如何使用BI報表工具進行進貨管理、銷售管理和倉庫管理流程操作。最後，軟妹就帶大家透過具體行業案例，來了解一下使用BI進銷存系統工具輔助業務決策的實際效果~
以某傳統紡織企業為例，面對資訊化時代的挑戰，該企業亟需滿足進貨管理、銷售管理和倉庫管理以及對應決策的精細需求。在這個背景下，他們充分認識到進銷存系統的重要性。資訊化升級成為必要，能提高決策效率，確定企業適應快速變化的市場。藉助進銷存系統，該企業不僅實現了資料的精細管理，還在近二十年的資料建設中獲得競爭優勢，實現了持續增長。
該企業生產工業消費品，強調了客戶關係的關鍵性，尤其在需要快速解決問題時。然而，客戶相關資訊分散在不同資訊系統，如ERP、CRM和TMS，形成資訊孤島。為應對這個挑戰，該組織需要一種工具：
- 跨平台、跨多個資料庫
- 易於開發
- 具有清晰的使用者介面
最終他們選擇了帆軟的FineReport產品，FineReport可以打通各個系統之間的資料，並實現資料整合，方便了資料的一體化呼叫。
打通數據孤島，建立完善的進貨管理體係
該企業使用FineReport建立了磁軌系統，關注進貨支出和產品。這個系統能夠綜合進貨的付款、賬期、採購員採購記錄、反饋、物流和技術服務等資訊，將其從不同系統中提取出來，形成一份全面的進貨管理檔案分析。
精細銷售管理，BI工具提升核算效率
該公司採用阿米巴經營方式來精細管理企業，特別是在銷售管理方面。公司的銷售團隊和經營部門都需要分為不同的小組，每個小組必須建立量化指標，根據覈算單位和各種維度分析每個小組的收入、費用和利潤情況。
然而，阿米巴經營需要高度及時性和準確性的資料，因此該公司選擇利用BI工具來協助財務部門進行覈算。透過這個工具，財務部門能夠輕鬆進行多維度的資料分析和報表製作，根據自身需求進行調整，細化指標，從一定程度上減輕了IT人員的負擔，提高了覈算效率。業務員可以透過行動端查看自己的業績報表，瞭解自己的表現。透過清晰和直覺的核算，阿米巴管理在銷售管理方面真正發揮了作用，提高了員工的銷售意識和覺悟。
培養數據思維，倉庫管理解決方案落地
為了解決銷售和庫存管理中面臨的問題，該企業提出了“銷售與庫存管理綜合解決方案”。
該方案涵蓋了“盤”、“析”、“管”三個主要方向，針對銷售和庫存管理問題的根本原因提供全面解決方案。
首先，在“盤”方面，透過庫存盤點，全面瞭解企業當前的倉庫管理情況，幫助企業更好地把握整體水平。
其次，透過“析”，利用ABC結構分析，深入瞭解庫存與經營之間的聯動關係，實現更精細化的倉庫管理。
最後，強調“管”，針對倉庫管理程式中的典型問題，提出有針對性的改進措施，追求責任到人的管理方式，並實現及時的預警。
透過FineReport進銷存系統的應用，該公司取得了顯著的成果。首先，公司在銷售端和財務端成功應用了BI進銷存系統，使得利潤波動的原因可以更清晰地分析和預測，進而全面反映了企業的經營狀況，有力地預警經營問題。
在銷售方面，BI進銷存系統建立了資料門戶，涵蓋了原材料成本、生產加工費用等對利潤的影響因素，實現了動態分析和預測，有助於企業更好地瞭解利潤波動的原因。
藉助FineReport進銷存系統，該公司成功提高了經營效率，實現了全面的資料分析和預警，為企業的發展帶來了明顯的改善。同時，公司內部的學習氛圍也變得濃厚，BI工具的成功應用在子公司得以推廣，得到了廣泛的認可和應用。
感謝閲讀！文中案例的數據面板和系統搭建均使用FineReport實現，點擊下方圖片即可免費試用最新版FineReport所有功能，快來試試吧！
