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Excel做报表费人力,省力的表格软件来搞定

文 | 商业智能研究 2022-09-01
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大家最近有没有发现,做报表是不是累人还赚钱少呢?换句话说,就是提高不了报表效率。

我在报表行业做了三年,在学Excel的过程中从一开始只会VLOOKUP到学习了一些VBA和access。那时还天真地以为精通Excel就能到处吃香,但越往后走,越发现自己遇到了瓶颈。领导希望报表出得快,数据零差误,图表要精美直观。但问题是:

Excel数据的处理能力和速度都是有限的,你给我一份100多万条的数据远远超出Excel的能力,而且处理速度奇慢。

Excel数据可视化程度不高,主要是表格主题,数据堆叠,很难找到中心,虽然可以插入一些图表,但是不够灵活和美观,设置很繁琐。

数据获取繁琐,数据每次都是导自公司系统,费时费力,还是数据重复加工。

省力的表格软件,提高报表效率,报表设计方式,在线数据填报,可视化交互

前几天领导拿了一张驾驶舱报表问我这周能不能按这个做个一样的报表….我深深感受到了领导日益增长的奇怪需求和我Excel技术限制之间不匹配的矛盾。

Excel当前给我的最大麻烦就是占资源特别严重,每次运行都卡的要死,不论怎么堆计算机配置都没法解决。当然,也还是有其他办法的:改变自己的操作习惯,减少使用公式(自动计算非常占资源),清除冗余数据。但是你只要使用Excel,那些问题你就是躲不开的挡路石。所以我想,有没有一种软件能取代Excel呢?

在网上浏览了各种工具软件,也问了公司负责数据库的同事,他们基本就是写SQL或Python,或者用报表工具。前两者是写代码报表,但我只懂SQL,Python对我来说还是太难了,所以就把目光投向了专业报表工具,经过多次对比,我选择了企业数据报表领域的“替代品”——finereport,研究了一段时间。

一、操作像Excel,但运行原理不一样,大大提高报表效率

finereport有类似Excel的报表设计方式,菜单栏、工具栏以及常用数据处理功能和函数公式都和Excel很像,对有Excel基础的人来说入门还是很简单的,基本可以弥补甚至取代Excel。

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但在体验一段时间后,发现这个工具的原理和性质和Excel大不一样:

从技术上讲,Excel可以直接存储数据,直接在表里操作数据。finereport是链接数据库操作的,操作对象是数据库中的表以及数据字段,其步骤是链接数据库,然后拖放字段绑定单元格,做好报表模板发布到服务器,显示在网页上。

Excel的性能发挥取决于你的电脑配置,所以一旦数据过多,电脑容易崩溃;后者的性能发挥取决于服务器、数据库配置等,电脑只是一个中间操作工具,所以性能要求不是同一个层次的。

遍历整个过程,有很多专业功能,比传统的Excel省时省力多了,但需要学习和适应,不过还是可以取代Excel。例如,要连接到数据源,不需要像在SQL数据库中那样编写大量代码,只需拖动字段即可。又比如这里面自带环比、同期比等公式,不需要像在Excel中那样手动编辑公式。

就报表制作来看,分为三类专业的报表设计方式

一种是普通报表,类似于Excel操作。报表显示时,依靠单元格和父子格的扩展来实现数据的延伸。可以制作各种复杂的展示报表、票据套打报表、查询报表、在线数据填报报表。

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第二种是聚合报表,如下图,就是报表中有许多报表块,每个块都类似报表或图表。通过不同的表格块来拼接形成一个复杂的大报表,同时块与块之间的展开、行高、列宽不互相影响,具有代表性的就是财务里或者货单中常见的不规则报表

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还有一种决策报表,侧重于可视化交互,类似于BI的可视化交互,通过拖拽图表和表格来做可视化报表,专门做驾驶舱一类的报表,比如上述我领导要的驾驶舱报表应该就是用这个工具做出来的,八九不离十。

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对Excel而言,只能说人家在报表上是专业的,一个是专业工具,一个是日常办公通用工具。

二、在线数据填报是亮点,解决数据交互的心病

我之前汇总报表的时候,总是等所有的数据都传到数据库里,然后让技术把数据导出发给我。在沟通和等待数据上花费了大量时间。另外,每次我打开20多个Excel,我的电脑的风扇在嘶吼,所以我希望有一些脚本能帮我把这些事儿做了。

而我在使用FineReport中找到了这些。刚才提到可以在线数据填报报表。我请求技术帮助我将finerereport连接到数据库,然后我在设计器中制作了一个每日汇总数据的模板,并将其发送给一线员工。他们将Excel数据导进去,然后检查数据并将其输入数据库。而我作为汇总,另一张查询模板,按照惯例的固定报表设计方式格式设计,直接一键查询出数据。当然,我在前期做了两个模板,绑定了数据字段,编辑了数据格式,这也不是没有付出努力的,以后就只有导入Excel和查询报表的工作,一劳永逸,这有利于提高报表效率。

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三、可视化交互比较惊艳

可视化交互这块我没有深入了解,毕竟技术没学完,只是试着拖了几个图表,操作还是很简单的,拖拽图表——绑定数据字段——设置数据展现格式。

领导驾驶舱,做各种dashboard。

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还有动态报表,可以钻取和联动数据,比如点击地区钻取到省市,同时其他组件也一起变,由全国数据变更成省市数据,功能还是挺方便的。

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总结一下个人使用感受和与Excel的区别。

在企业报表领域里是可以完全取代,连接数据库,基本上可以开发出公司大大小小的各种专业报表,这里的报表不仅仅是Excel报表,包括一些数据录入、出入库凭证、财务套打报表、管理驾驶舱等等,基本上都是技术和IT报表开发者使用的,毕竟需要一点技术。

不过,两者不能相提并论。毕竟,Excel可以存储、处理和展示数据,理论上来说可以应付各种问题,但需求越棘手,对技能的要求就越高,性能要求也越高,这可不是一个本地的Excel就能简单解决的,还是得数据库和服务器来救场。

和技术同事讨论后,把测评细节放在下面给大家一观

1、报表数据的统一管理

用Exce整理数据其实有很多问题:数据散落在每个人的电脑里,每次收集都是邮件或者群里@XXX,很手工,然后数据有问题又要打回重来,费时间费人力,数据可能还不同意。如果能上到数据库和finereport这样的报表工具,能统一线上部署,数据统一存储在数据库中,数据及时导入不会丢失,规定好了校验格式也可以避免数据对不上的问题,可以实现数据的实时展现。

其实,用Excel来整理数据有很多问题:数据分散在每个人的电脑上,每次在群里通过邮件或群@XXX来收集,采集数据都非常费劲,然后如果数据对不上,还要重新收集修改,虚耗时力,数据可能会不符。如果能统一到数据库和finereport等报表工具,就可以将数据统一存储在数据库中,可以及时导入数据,避免丢失。规定的校验格式还可以避免数据不匹配的问题,实现数据的实时显示。

2、在线数据填报

使用EXCEL进行数据采集,需要将EXCEL表格通过邮件或其他形式发送给填表人员。过程复杂,工作量大。使用finereport功能,只需在web端填写数据,即可将数据采集到数据库中,避免了EXCEL的反复修改重发。

3、大数据量的支持

一般来说,如果您的EXCEL工作表在一个月内可能超过10000条记录,建议使用数据库产品。虽然数据可以在Excel和数据库之间转换,但是当Excel中的数据量太大时,其查询和计算速度会大大降低。比如,在一家小超市,10个收银员每人每天服务200人每人10件物品,Excel当即崩溃,完全无法发挥。Finereport支持海量数据,一次取几十万数据绝对没有问题。

4、避免重复劳动

我所在的部门只是公司的一小部分,每个部门都有一两个专门做报表的,大多是用excel统计和汇总数据,而这些数据并不能直接在部门之间传递和编辑,如果用报表工具,报表模板可以相互使用,一张报表做好后,其他部门可以直接打开编辑,维护起来也非常方便,只需要改这张报表就好可以实现所有报表的统一维护了,避免了Excel的重复传送和填报修改,大大提高报表效率。

比如,目前主流的软件——finereport,它小到填报、查询、部署、集成,大到可视化大屏、dashboard驾驶舱,应有尽有,功能很强大。最重要的是,因为这个工具,整个公司的数据架构都可以变得规范,下一步就是构建企业的大数据平台了。而且它是java编写的,支持二次开发,类Excel的设计器,无论是IT还是业务,上手都很简单:编辑sql优化、数据集复用简直都是小case,大大降低了报表开发的门槛。在企业中被关注最多的数据安全方面,FineReport支持多人同时开发同一套报表,并通过模板加锁功能防止编辑冲突;通过数据分析权限控制,保障数据安全。

管理驾驶舱指南,业务指标,数据分析报表需要展现大量的数据和文字,提高信息传递的效率

报表产品更多介绍:www.finereport.com


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