web請求書はなぜ重要なのでしょう｜実現方法・メリット・ツール

web請求書はIT技術、クラウドシステムの普及により近年多くの企業に利用されいています。それにペーパーレス化や業務効率化の呼びかけが強まる中、紙請求書の時代はすでに過去のことになっています。

時代に残されないため、web請求書に対する理解は必要でしょう、本記事ではなぜweb請求書は企業に愛用されているのかをめぐり、web請求書の実現方法、メリットなどを紹介します。

web請求書とは

web請求書とは、web上で請求書を作成し、やり取りする方法です。今まで紙に出力し、郵送する請求書業務を電子化にするものです。一般的にはweb請求書のシステムで開発し、取引作はweb上で請求書を閲覧やダウンロードしたり、URLで送信したりします。

従来の請求書業務には、請求書の作成ーープリントアウトーー押印ーー封書ーー郵送といった5つのステップがあり、web請求書には請求書の作成ーー電子署名ーーネット送付といった3つのステップがあります。

web請求書の実現方法

①web請求書システム

web請求書は一般的にシステム上に開発します。専門のweb請求書システムにはオンラインで請求書の作成から、送付までの作業を行えます。データはサーバーシステムに分類し、保管されるため、必要がある時クラウドで調達することが可能です。

②メール添付の請求書

エクセルなどで完成した請求書をメールに添付し、取引先に発送するという方法です。システムに保管されなく、紙請求書の印刷、郵送機能をオンラインに移行した方法と理解してもいいでしょう。

web請求書システムのメリット

web請求書システムは今多くの企業に導入され、当たり前のように市場化しています。ではなぜそうなっているのか？主な原因を以下の3つにまとめます。

①業務効率化

web上で請求書を作成するには、クリックの操作、作成されたフォーマットの再利用により単純作業の時間を大幅に省けます。クラウド請求管理システムにデータが保存されるため、発行した請求書を随時に調達することもできます。

システムによって、請求書を設定する連絡先宛に定期的に配布することも可能となり、業務効率の向上に繋がります。

 ②セキュリティの向上

請求書は機密な取引内容を内包する書類であり、高い安全性が必要です。紙請求書の紛失や汚れ、メーリングでの誤発信やハッカーによる情報漏れのリスクはなかなか避けられません。それに対し、web請求書にはパスワード認証、電子署名などによる権限認証、書き込み、検索などの操作権限を設定でき、データをシステムに保管されるため、安全性は大幅に向上できます。

③コストの削減

Web請求書はペーパーレスを実現し、紙、封筒などの出費を抑え、それにより印刷費、インク代、郵送費も削減します。それに、手作業の手間もなくなり、請求書に掛かる人件費の削減も同時に図れます。

web請求書システムの導入には初期費用はかかる可能性もありますが、長期的に見れば費用対効果が高く見込めることが期待できます。

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