人事課題の解決に役立つ!人事データ分析の方法とおすすめのツール /* Template Name: singlenew(2019.11.12) */    

人事課題の解決に役立つ!人事データ分析の方法とおすすめのツール

最終更新日:2020-7-23

経営者と人事担当者として、「人手不足なのに、また一人社員が突然辞めた」「社員の生産性を向上させるために、どこから手をつけるか」といった人事管理の悩みを抱えていませんか?
この悩みは、人事データ分析によって解決できます。

本記事は「人事データ分析とは」から、実施すべき理由、具体的な方法とツールを紹介します。

人事データ分析とは

人事データ分析は、企業の人材に関するあらゆるデータを集約・分析することを指し、英語では「people analytics」、「workforce analytics」と呼ばれます。勤怠状況や人員構成、給与情報など、様々な人事データを分析するこで、人事課題への回答が得られます。例えば、

  • 今月、自社の離職率はどのぐらい?
  • どの従業員が1年以内に退職する可能性があるか?
  • 自社で活躍できる人材にどのようなスキルやパーソナルが必須なのか?

多くの人事担当者は1つ目の問題に答えられますが、2つ目と3つ目に対する答えが曖昧となり、感覚に頼るしかないでしょう。人事データ分析は、勘や経験といった属人的な要素を排除し、採用や人材育成などの人事判断の精度とスピードを大きく高めることができます。

なぜ人事データを分析すべきか

現在、営業やマーケティングだけでなく、人事の分野でもデータの活用が進んでいます。従業員の基本データと勤怠情報に加え、能力やスキル、価値観、モチベーションなどの情報もデータ化され、人事データ分析の用途が広くなっています。例えば、

  • 採用プロセスの改善
  • 離職率の低減
  • 生産性の向上
  • 優秀な人材の定着など。

人事データ分析の1つの用途の「生産性の向上」について少し展開します。従業員の生産性レベルは仕事環境や上司、満足度、制度などに影響され、常に上がったり、下がったりを繰り返します。 生産性に影響する要素に関するデータを分析し、一番大きな要素を見出せば、生産性向上のための施策に役立ちます。

人事データ分析によく使わる3種類のレポート

人事データ分析の定義と用途を理解しても、具体的にイメージできない担当者がいると思います。これから、よく利用される3種類の人事データ分析のレポートを見ていきましょう。

以下に示すレポートはFineReportで作成されます。

1.人員構成分析

人事データ分析において、人員構成の問題点や将来リスクを把握するために、人員構成分析レポートを使います。年齢や勤続年数、性別、学歴、契約タイプなど様々な切り口で、人員分布をつかみ、「高学歴の社員が少ない」「30代以下の社員が少ない」などの問題点に気付くことが可能です。縦棒をクリックすると、特定の支社の人員構成が下に表示されます。

人員構成分析
出所:FineReport

2.入退社分析

人事データ分析の一つの目的は、離職率を抑えることです。時系列で入退社の人数を整理し、属性別に離職状況を確認することによって、「離職率が上がるのか、下がるのか」「どの契約タイプの社員の離職率が高いのか」を把握し、離職防止の手段を素早く取ることができます。
支社と年度で絞込み、対応する分析レポートが見られます。

人事入退社分析
出所:FineReport

3.生産性分析

生産性分析は、「従業員や機械など、細かい単位で生み出す利益がどれくらいなのか」を明確にし、人事データ分析において最も重要な部分と言えます。下図のレポートは、一人あたりの産出量を分かりやすく表示し、人員削減・増加の根拠となれ、そして従業員のモチベーションアップにも繋がります。

人事生産性分析
出所:FineReport

人事データ分析はどうやるか

人事データ分析は、「課題を明確化する→仮説を立てる→データ収集・分析→仮説を検証する」という手順で行われ、マーケティングと営業分析と比べて変わりがありません。違うのは種類と指標、また、異なる業務分野のデータ分析ツールです。例えば、マーケティングはMAツール、営業分析はCRM。

では、人事データを分析する際、どんな指標に注目すべきですか?どんなツールを利用でしょうか?

人事データ分析の7つの基本指標

1.離職率:全従業員のうち、一定期間後退職した社員の割合。企業評価の良し悪しを左右する指標のひとつという認識が広まっています。


2.離職者1人あたりのコスト:一人が退職後、採用コストや育成コストなど、それまで本人にかけたコストがすべて無駄になってしまいます。人事部門は離職者によるコストを算定すれば、会社がどのような損失を受けるかを把握し、定着管理を心がけるようになります。


3.平均在職時間:離職率が高いほどコストが高いため、従業員の在職期間はどの程度かをモニターしていくことも重要です。平均在職期間が長い場合、従業員の忠誠度が高いと言えます。


4.スキル保有人材数・保有率:人材は企業にとって大切な資源のひとつでしょう。特定のスキルやノウハウを保有する人材がどれくらいいるか、全体に対してどれくらいの割合で保有しているか、このような指標は人材投資に取り組む程度を反映します。


5.目標達成度:各従業員の目標の達成度を、業務とスキルのマッチ度合いとして判断します。高すぎるか低すぎる場合、人員配置のミスマッチが懸念されます。


6.単位産出あたり人件費:売上や製品生産量、顧客数などの設定指標をもとに、1単位あたりの人件費を測定します。


7.1人あたり産出量:従業員1人あたりの産出量を測定します。人事データを分析する場合、「単位算出あたりの人件費」と一緒、労働生産性を判断するための基準とされます。

人事データ分析のツール

人事管理のために専門的な人事システムあるいはExcelを利用する企業は多いでしょう。従って、人事データを分析する場合、主な手段は下記の3つあります。

1.人事システムのレポート機能

一般、人事システムは保存したデータに基づき、肝心な指標を自動集計し、表示するレポート機能を備えています。モニターしたい指標をすでに含む場合、この機能が十分です。
しかし、指標を追加したり、集計の次元を変えたりすることができず、カスタマイズ性が低いのはデメリットです。

2.Excel

自由に人事データを分析するために、多くの担当者は人事システムからデータを出力し、Excelで処理しています。誰でもピボットテーブルでデータを集計し、容易にグラフやレポートを作成するため、Excelのハードルは低いと考えられます。
しかし、高度な分析、データの自動集計などには、マクロやVBAを駆使する必要があります。そうでなければ、データ出力、更新、集計はすべて手作業となり、大変の時間と手間をかかるでしょう。

3.BIツール

人事、会計、顧客管理、MAなどの業務システムを導入するとともに、企業に蓄積されたデータが膨大かつ複雑になり、これらのシステムのデータを融合して分析するニーズが高まっています。また、人事データを分析するには、単なる人事システムだけでなく、他のシステムのデータを利用する必要があります。

そこで、BIツールの登場です。BIツールは、様々なシステムやツールからデータを抽出し、効率よくデータを集計・分析・可視化したり、必要に応じて業務レポートを作成できます。また、人事データ分析の結果をWord、PDF、画像に出力したり、チームメンバーとSNSやメールで共有できます。

Webブラウザやデバイスを問わず、人事データ分析のレポートを閲覧・操作するるBIツールもあります。例えば、FineReportはモバイル用のアプリを用意しています。ユーザは外出中でもデータを参照でき、疑問点があったら、コメントを追加し社内同士と共有することが可能です。

まとめ

本記事の説明を通して、人事部門がどんなデータを分析すべきか、手元のデータをどう扱うかについて、少しでもご参考になれば幸いです。最初から手をつくのがやはり難しいと思っている方、まず肝心な指標に関するデータを整理し、人員構成、入退社と生産性分析、3つのレポートを作ってみませんか。

ちなみに、FineReport体験版を申込んでいただけば、上記に紹介した人事データ分析レポートのテンプレートを無料で活用できます。FineReportを開いたら、すぐ見られます!

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