人事課題の解決に役立つ！人事データ分析の方法とおすすめのツール

成功する企業を構築することになると、間違いなく最も価値のある資産は組織内の人間です。

進化するビジネスインテリジェンスやスマートHRツールのおかげで、人事担当者はこれらの人事判断を下すためにさらに多くのデータを利用できるようになりました。多くの組織では、テクノロジー主導のインテリジェンスとデータ分析が採用プロセスで重要な役割を果たしていますが、組織内でのキャリアジャーニー全体を通じて従業員に影響を与えるデータ主導の人材決定を行うために、ますます高度なHRメトリックを利用するようになっています。

本記事は「人事データ分析とは」から、実施すべき理由、そしてそれが将来どのようにビジネスを影響するか、具体的な方法とツールを紹介します。

人事データ分析とは

人的分析、労働力分析、または人材分析とも呼ばれる人事分析には、HRデータの収集、分析、およびレポート作成などが含まれます。これにより、組織はさまざまなHRメトリックが全体的なビジネスパフォーマンスに与える影響を測定し、データに基づいて意思決定を行うことができます。

言い換えれば、人事データ分析は、人的資源管理に向けたデータ主導のアプローチです。

HRチームの貢献は、面接と新入社員の採用などに限定されていると考える人もいますが、人事データ分析（HR分析）はHRチームの組織最適化への貢献の能力も証明できます。

HR分析は、従業員の職場でのパフォーマンスに関するデータを収集することにとどまらず、それらのデータで各人的資源プロセスに関するより良い洞察を提供し、関連データを収集し、組織の問題改善と業績を向上させ、従業員の経験を向上させることにつながります。

人事データ分析の必要性

HR分析は貴重な従業員データにアクセスできます。このデータをどのように使用して、組織のあり方を大きく左右することができます。

現在、営業やマーケティングだけでなく、人事の分野でもデータの活用が進んでいます。従業員の基本データと勤怠情報に加え、能力やスキル、価値観、モチベーションなどの情報もデータ化され、人事データ分析の用途が広くなっています。

• 採用プロセスの改善
• 離職率の低減
• 生産性の向上
• 人材の能力像とトレーニング方法
• 組織文化の改革
• 優秀な人材の定着など

人事データ分析の重要な。従業員の生産性レベルは仕事環境や上司、満足度、制度などに影響され、常に上がったり、下がったりを繰り返します。 生産性に影響する要素に関するデータを分析し、一番大きな要素を見出せば、生産性向上のための施策に役立ちます。

人事データ分析は人的資産への投資が、（a）収益の創出、（b）経費の最小化、（c）リスクの軽減、（d）戦略的計画の実行という四つの組織のヒト的資産に貢献するための洞察を提供するための方法です。

人事データ分析を戦略的に使用すると、現在の問題に取り組み、将来の活動をより適切に計画するのに役立ち、HRの運用方法を変革し、チームに洞察を与え、組織の収益に積極的かつ有意義に貢献できるようになります。

人事データ分析でもたらすメリット

採用プロセスを改善する

人材の採用はHRチームの重要業務ナ一つであり、企業通年の活動です。新しい職務、大きなチームに、またはまったく新しい職務に候補者を探す場合、HRチームは常に忙しいし、適切な候補者を見つけることは常に人事の課題であり、候補者側から見れば、就職がうまくいき、好きな組織に加わることを期待しているに違いないでしょう。

• 実際に数人の候補者が参加し、どの段階で何人をドロップオフするか？
• 短い面接で候補者の能力像をどう描くか？
• 新入社員の研修と教育をどう展開すれば、自覚・責任を持ってもらうのか？

これらは、従来の採用データ分析を通じて解決できる質問です。人事の採用データは、組織の人材像を把握し、採用課題を解決のに役立ちます。

定着率を高める

特に現在の若者が頻繁に転職すること背景に、従業員の定着は日々困難になっています。出口面接を実施し、データを収集し、理由、パターンを調べ、離職率を阻止する方法を見つけます。ここでの人事データ分析は、減少の原因となる要因と、将来それを回避するために講じることができる改善策を特定するのに大いに役立ちます。

従業員のエクスペリエンスを向上させる

チームリーダーと人事担当者は定期的に従業員と会い、どの要因が従業員の経験にプラスとマイナスの影響を及ぼしているかを理解することが不可欠です。これは、従業員のエクスペリエンスを向上させるための重要なステップです。組織は、社員のキャリア経験が入社から始まることを念頭に置き、社員を成長させることも自社の責任だと認識しなければいけません。

人事データ分析で社員の成長を目に見える形で表現し、視覚として従業員の良かったエクスペリエンスを把握することで、将来的に企業が具体的なアクションプランを策定することができるようになるからです。

人事施策では、企業から従業員へ評価を行います。ですので、従業員は「なぜそのような評価なのか」、「何をしたら良い評価になるのか」ということを考えます。その考えを見える化することで企業・従業員の両者にとって最適なアクションプランの策定に役立つでしょう。

従業員の生産性とモチベーションを高める

従業員の生産性とモチベーション向上を図るための施策として必要なポイントは：

• 従業員を中心とした業務環境と制度の整備
• 組織が目指す業務の明確化

チームの生産性に影響を与える要因が多くあります。とりわけ、作業環境、福利厚生、作業内容、部署内の人間関係、および仕事の満足度など複雑です。

従業員を中心とした業務環境と制度の整備は、すなわち従業員が軸となる考え方です。従業員目線で制度をととのえていき、従業員がワークエンゲージメントを持ってもらうかを意識していきます。生産性に影響を与えている人事相関のデータを収集することで、是正措置を講じるための施策根拠があります。

人材育成のプロセスを改善する

人材育成プロセスは、採用前、採用、または年次業績評価だけではありません。新人教育、仕事スキルトレーニング、チームビルディング活動、およびカウンセリングなどがあります。定期的な一対一の会議、クロスレベルの会議なども場合によってやる必要があります。HRは常に従業員を気遣い、悩みやボトルネックがある場合は、相談に乗ったり、アドバイスをあげたりします。

各部署は独立のものですが、全社の標準とすべきプロセス必要です。従業員と会うことは理想的ですが、これが常に可能または実行可能であるとは限らないことを理解しています。

従業員調査を実施することは良い考えであり、彼らのフィードバックとインプットを得てそれらに取り組み、彼らが聞いていることを彼らに知らせます。従業員の福利厚生についてどのように感じているかを確認します。従業員の経験はあなたの組織にあり、組織を改善するために従業員も共感しなければなりません。これらの調査データを将来、組織改善の糧になります。

従業員の信頼を得る、満足度を高める

人事データ分析で組織で何が起こっているのか、従業員がそれをどのように認識しているかを確認できる科学的な根拠が分かります。データを準備し、時代遅れのプロセスや従業員目線じゃないものがあれば、それを修正し、将来のプロセスを改善できます。

データを基づいて、機能している制度と、機能していない制度を科学的に判断できます。プロセスを改善して新しいプロセスを導入するためにプロセスに変更を加えるなら、必ず従業員にも影響がでるので、人事データにそれを反映するでしょう。

彼らは自分たちのフィードバックが会社に大切されていることを知ったら、組織改善に積極的になり、好循環が生みます。これは従業員の信頼を構築および維持するために不可欠であり、従業員の高い関与、従業員の成功、および従業員の定着率を高めるための重要な一環です。

人事データ分析によく使わる3種類のレポート

人事データ分析の定義と用途を理解しても、具体的にイメージできない担当者がいると思います。これから、よく利用される3種類の人事データ分析のレポートを見ていきましょう。

以下に示すレポートはFineReportで作成されます。

1.人員構成分析

人事データ分析において、人員構成の問題点や将来リスクを把握するために、人員構成分析レポートを使います。年齢や勤続年数、性別、学歴、契約タイプなど様々な切り口で、人員分布をつかみ、「高学歴の社員が少ない」「30代以下の社員が少ない」などの問題点に気付くことが可能です。縦棒をクリックすると、特定の支社の人員構成が下に表示されます。

2.入退社分析

人事データ分析の一つの目的は、離職率を抑えることです。時系列で入退社の人数を整理し、属性別に離職状況を確認することによって、「離職率が上がるのか、下がるのか」「どの契約タイプの社員の離職率が高いのか」を把握し、離職防止の手段を素早く取ることができます。
支社と年度で絞込み、対応する分析レポートが見られます。

3.生産性分析

生産性分析は、「従業員や機械など、細かい単位で生み出す利益がどれくらいなのか」を明確にし、人事データ分析において最も重要な部分と言えます。下図のレポートは、一人あたりの産出量を分かりやすく表示し、人員削減・増加の根拠となれ、そして従業員のモチベーションアップにも繋がります。

人事データ分析はどうやるか

人事データ分析は、「課題を明確化する→仮説を立てる→データ収集・分析→仮説を検証する」という手順で行われ、マーケティングと営業分析と比べて変わりがありません。違うのは種類と指標、また、異なる業務分野のデータ分析ツールです。例えば、マーケティングはMAツール、営業分析はCRM。

では、人事データを分析する際、どんな指標に注目すべきですか？どんなツールを利用でしょうか？

人事データ分析の7つの基本指標

1.離職率：全従業員のうち、一定期間後退職した社員の割合。企業評価の良し悪しを左右する指標のひとつという認識が広まっています。

2.離職者1人あたりのコスト：一人が退職後、採用コストや育成コストなど、それまで本人にかけたコストがすべて無駄になってしまいます。人事部門は離職者によるコストを算定すれば、会社がどのような損失を受けるかを把握し、定着管理を心がけるようになります。

3.平均在職時間：離職率が高いほどコストが高いため、従業員の在職期間はどの程度かをモニターしていくことも重要です。平均在職期間が長い場合、従業員の忠誠度が高いと言えます。

4.スキル保有人材数・保有率：人材は企業にとって大切な資源のひとつでしょう。特定のスキルやノウハウを保有する人材がどれくらいいるか、全体に対してどれくらいの割合で保有しているか、このような指標は人材投資に取り組む程度を反映します。

5.目標達成度：各従業員の目標の達成度を、業務とスキルのマッチ度合いとして判断します。高すぎるか低すぎる場合、人員配置のミスマッチが懸念されます。

6.単位産出あたり人件費：売上や製品生産量、顧客数などの設定指標をもとに、1単位あたりの人件費を測定します。

7.一人あたり産出量：従業員1人あたりの産出量を測定します。人事データを分析する場合、「単位算出あたりの人件費」と一緒、労働生産性を判断するための基準とされます。

人事データ分析のツール

人事管理のために専門的な人事システムを利用する企業は多いでしょう。人事データを分析する場合、主な手段は下記の3つあります。

１.HRメトリックダッシュボード

HRメトリクスダッシュボードは、人材育成と戦略の重要な部分です。これは、特に人事部門やその他の利害関係者のために、組織内で情報に基づいた意思決定の基礎を形成するツールです。深く掘り下げる前に、まず基本データをダッシュボードで一目瞭然です。HRダッシュボードの主要機能は次のとおりです。

人的資本を把握

定期的なレポートにより、HRは、主要な労働力の指標を追跡することにより、組織内および従業員間で行われている活動を追跡できます。新しいトレンドが予想され、ビジネスに悪影響を与える前に新たな問題に対処できます。

HRのパフォーマンス向上を支援

 HRメトリックダッシュボードは、マネージャーが職場でのパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。レポートは、チーム内の重要な変更または開発についてマネージャーに通知できます。たとえば、経理部門が従業員の離職率の高さに苦しんでいることを考えると、マネージャーは従業員の定着を重視する可能性が高く、退職した場合に従業員を置き換えるのにかかるリスクを念頭に置く必要があります。

問題解決に取り組む

メトリクスダッシュボードは、より高い透明性で問題領域に取り組むための優れた方法も提供します。組織では、システムが透過的ですべての人に知られている場合、HRはより注意を払うでしょう。HRの評判がオンラインになるため、HRメトリックダッシュボードはこの透明性を規制するのに役立ちます。

そこで、ダッシュボード作成ツールとしてのBIが登場です。BIツールは、様々なシステムやツールからデータを抽出し、効率よくデータを集計・分析・可視化したり、必要に応じて業務レポートを作成できます。また、人事データ分析の結果をWord、PDF、画像に出力したり、チームメンバーとSNSやメールで共有できます。

Webブラウザやデバイスを問わず、人事データ分析のレポートを閲覧・操作するるBIツールもあります。例えば、FineReportはモバイル用のアプリを用意しています。ユーザは外出中でもデータを参照でき、疑問点があったら、コメントを追加し社内同士と共有することが可能です。

以下はBIダッシュボードつールFineReportで ダッシュボードを作成するイメージです。

自由配置、表現方式、インタラクティブ分析等の機能に新たな技術を取り入れ、優れたデータ視覚化の体験をもたらします。さらにドラッグ＆ドロップ操作でさまざまなビジュアル要素を組合わせ、すばやくダッシュボードをデザインすることが可能です。

２.人事システムのレポート機能

一般、人事システムは保存したデータに基づき、肝心な指標を自動集計し、表示するレポート機能を備えています。モニターしたい指標をすでに含む場合、この機能が十分です。
しかし、指標を追加したり、集計の次元を変えたりすることができず、カスタマイズ性が低いのはデメリットです。

3.Excel

自由に人事データを分析するために、多くの担当者は人事システムからデータを出力し、Excelで処理しています。誰でもピボットテーブルでデータを集計し、容易にグラフやレポートを作成するため、Excelのハードルは低いと考えられます。
しかし、高度な分析、データの自動集計などには、マクロやVBAを駆使する必要があります。そうでなければ、データ出力、更新、集計はすべて手作業となり、大変の時間と手間をかかるでしょう。

まとめ

環境が変わりやすい現代において、従業員と組織の意識のギャップが起こりやすくなっています。厳しい社会情勢の中だからこそ、いつまでも事業を継続させていくために、最適な人事データ分析を実施するようにしましょう。

企業では人材流出を防ぐことはもちろん、人材を集めることを意識していかなくてはいけません。従業員のスキル、能力、モチベーションを高めることが今まで以上に企業の業績に直結していくことが理解できたかと思います。

本記事の説明を通して、人事部門がどんなデータを分析すべきか、手元のデータをどう扱うかについて、少しでもご参考になれば幸いです。最初から手をつくのがやはり難しいと思っている方、まず肝心な指標に関するデータを整理し、人員構成、入退社と生産性分析、3つのレポートを作ってみませんか。

上記に紹介した人事データ分析レポートの作成で使っていたFineReportを無料で活用できますし、今すぐ無料体験して、人事テータの分析に着手しましょう！