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怎么高效进行预算调整?一文教你监控预算使用!

作者:finereport

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发布时间:2024.1.2

在企业管理中,时常会面临突如其来的变化,而这些变化往往直接影响到年初设定的预算计划。比如说,今年某个原材料的行情突然变化或者,假设公司内部进行了业务优化,某些业务线的调整可能导致原有的预算不再准确。这样的不可预见因素可能会对公司的成本结构和盈利能力造成直接影响。面对这种情况,我们迫切需要进行预算调整,以适应新的市场条件。这时候我们需要与各业务部门进行沟通,获取最新的业务规划和预期数据,重新评估公司的收入和成本结构,调整预算以确保其符合新的战略方向。

因此,在各种情况的影响下,我们可以发现,在面对不可预测的市场波动或公司内部变革时,仅仅依赖年初设定的预算可能不足以应对新的挑战,这就要求我们要及时关注预算的使用情况,进行预实分析,预算调整不仅有助于更准确地反映公司的实际状况,还能帮助公司更灵活地应对不断变化的商业环境,确保企业的财务计划与实际执行保持一致,进而为未来的发展奠定坚实的财务基础。我们今天就来一起看看在那些场景下我们需要对预算进行调整分析,又该朝什么方向进行调整?快来一起学习吧!

一、预算调整的目标

预算调整是指在财政年度进行中,由于各种原因,企业需要对原先设定的预算进行修改、调整或重新制定的过程。这可能是由于外部环境的变化、市场需求的波动、公司内部战略的调整或其他不可预测的因素导致原有预算无法满足实际情况的情况下进行的一种管理行为。 主要的调整目标是希望企业能够:

  • 适应变化的环境: 预算调整能够使企业更好地适应外部环境的变化,确保预算仍然符合当前的市场需求和竞争条件。
  • 优化资源分配: 随着业务的发展,可能需要重新评估资源分配的合理性,进行预算调整以确保资源得到最优化利用。
  • 修正战略方向: 公司内部战略的调整可能导致原有预算不再适用。通过预算调整,企业可以更好地反映新的战略目标和方向。
  • 应对不确定性: 预算制定时难以考虑到所有的不确定因素。在财政年度进行中,一些未知的变数可能出现,预算调整有助于更灵活地应对这些变化。
  • 提高决策灵活性: 预算调整提高了企业在财政年度内做出灵活决策的能力。通过及时的调整,企业能够更好地把握市场机会和应对挑战。

二、预算调整的一般流程:

预算调整是一个系统性的管理过程,需要经过一系列步骤来确保合理性和有效性。
预算调整的具体步骤通常包括重新评估预算的各项指标、确定调整的幅度和方向、与相关部门进行沟通协商、制定调整计划、并及时更新相关的预算文档。这个过程需要谨慎进行,确保调整是有充分理由支持的,并且符合公司整体的战略和长期目标。如果分成主动和被动两种模式的话,主要有日常监控进行评估调整,以及预警之后进行被动调整两种方式:

1.评估环境变化:

分析外部和内部环境的变化,包括市场状况、经济指标、行业趋势等,以及公司内部战略、业务模型等的变动。识别哪些方面的变化可能对原有预算产生影响。

2.明确调整目标:

明确进行预算调整的目标。这可能包括调整收入目标、成本控制、资源重新分配等。确保调整的目标与公司的战略方向和长期目标保持一致。

3.收集实际执行数据:

收集实际执行的数据,包括收入、支出、成本等方面的实际数据。这些数据将用于与原有预算进行对比,找出差异和调整的空间。

4.分析预算差异:

分析预算与实际执行之间的差异,具体到各个成本项目、收入来源等。确定哪些差异是可以预见的、可控制的,哪些是不可预见的、不可控制的。

5.确定调整方向:

基于对差异的分析,确定预算调整的方向。这可能包括调整收入预期、成本控制、重新分配资源、优化业务流程等。

与涉及到预算的各相关部门进行充分的沟通和协商。了解各部门对于调整的看法和建议,确保调整计划的可行性和合理性。

6.制定调整计划:

根据评估结果和协商意见,制定详细的调整计划。明确各项调整的具体步骤、时间表、责任人等,确保计划的执行得以顺利实施。

更新公司的预算文档,确保所有相关的文档和报表都反映最新的预算调整。这包括预算汇总、预算使用进度、预实分析等。

7.监控执行情况:

随着新的财政年度的进行,不断监控实际执行情况,与调整计划进行比较,及时发现和纠正偏差,确保预算调整的有效实施。

8.定期审查和调整:

在财政年度进行的过程中,定期审查预算执行情况,根据需要进行进一步的调整。这有助于企业保持灵活性和及时应对变化。

预算调整是一个灵活的过程,需要根据实际情况和需要进行调整。在整个过程中,沟通和协商是关键,确保各相关部门的共识和支持,从而提高预算调整的成功实施率。

三、怎么才能第一时间注意到预算变化并且进行有效调整呢?

根据上文所说,我们可以通过日常监控+预警监控两个手段对年初的预算进行控制与调整,日常进行主动评估与调整毋庸置疑是一种积极的管理策略。企业通过建立实时监控系统,随时追踪财务数据,将实际执行结果与预算进行比较。一旦监控系统发现预算和实际之间存在差异,企业管理层就能够迅速察觉,并及时采取纠正措施。这种方式下,调整是渐进的,能够在问题发生之初就加以解决,使得企业更具灵活性和适应性,一般适用于以下场景:

  • 内部战略或业务模式变化:公司内部可能会发生战略调整、业务模式变化、产品线更新等情况,这会影响到原有预算的合理性。为了更好地支持新的战略方向,需要对预算进行相应的调整。
  • 业务规模变化:公司业务规模的扩大或缩小可能会导致原有预算不再适用。例如,新业务的开展、产品线的扩张,或者由于市场变化而调整规模,都可能需要对预算进行相应的调整。
  • 管理层决策:企业管理层可能基于实际执行情况和市场反馈做出战略性决策,这可能需要对预算进行相应的调整。这可能涉及到重新分配资源、改变业务重心等。

这就需要介绍FineReport开发的预算管理中的预实分析可视化模板

预实分析

  • 第一,其最强大的功能是实时监控能力:通过即时更新的数据,企业领导层可以随时随地查看企业的财务指标,包括收入、成本、利润等。这种实时性使得管理层能够迅速对企业的财务状况有一个准确的把握,而不必等到月底或季末才能获取这些信息。这对于迅速应对市场变化、做出及时的决策至关重要。
  • 第二,其还能通过可视化的图表和报表形式呈现财务数据,使管理层更容易理解和分析复杂的财务信息。这种数据可视化的方式不仅提高了数据的透明度,还降低了对财务知识的依赖,使非财务人员也能够轻松理解企业的财务状况。这种全方位的可视化呈现使管理层能够更直观地评估业务表现,发现潜在的问题,并及时做出决策。

另一种方式是大大偏离预算后的被动调整。在这种情况下,企业可能因为一些外部因素或内部变化导致实际执行与预算相差较大,而未能在早期察觉和调整。一旦企业发现已经大幅偏离预算,可能需要进行紧急的调整,以避免潜在的财务风险。这种方式下,调整往往是紧急而迫切的,需要迅速采取行动,有时可能需要付出更大的代价,比如说:

  • 不可预测的外部变化:经济、市场、法规等外部环境的变化可能超出最初预算制定时的预期。例如,原材料价格上涨、汇率波动、法规政策调整等,都可能导致企业收入和支出的变化,需要对预算进行调整。或者自然事件:如
  • 突发事件,如自然灾害、突发公共卫生事件、重大事故等,可能对企业运营产生重大影响。在这些情况下,企业可能需要重新评估和调整预算,以适应新的情况。
  • 市场竞争压力:竞争环境的变化可能影响企业的市场地位和盈利能力。在市场竞争激烈的情况下,企业可能需要调整预算以更好地应对竞争压力,可能是通过成本控制、市场推广等方面的调整。

在上述情况下,我们就需要用到另一项FineReport 预算管理的强大功能——实时报警、预警功能:

实时监控

通过设定预警指标和阈值,系统能够在数据出现异常或超出设定范围时自动发出警报。这种实时的警示机制有助于企业管理层第一时间发现财务问题或业务异常,从而迅速采取纠正措施。比如,在预算和实际执行不符合时,预警系统可以立即发出提醒,让管理层能够迅速作出反应,调整业务策略、优化资源分配,以避免潜在的财务风险。

您还可以 在FineReport 中将多项功能、看板集中在一个预算管理驾驶舱中,其作为一种先进的管理工具,为企业提供了实时监控和钻取、预警的全面功能。它不仅使企业管理层能够更迅速地获取财务信息,还帮助他们更敏锐地发现和解决财务问题,确保企业的财务计划与实际执行保持一致,为企业的持续健康发展提供有力支持。

预算管理驾驶舱

四、总结:

总的来讲,在企业管理中,监控预算使用情况并及时调整是确保财务计划有效执行的关键环节。通过建立强大的监控系统,企业能够实时追踪和分析财务数据,及时发现与预算不符的地方。这种主动监控的方式使得企业能够在问题发生初期就做出调整,降低了潜在风险,并使整个预算管理过程更加灵活和适应变化。

通过使用FineReport等先进工具,企业可以实现更高效的监控和及时的调整。FineReport的数据可视化和报表制作功能使得管理层能够迅速获取关键指标,直观了解财务状况,从而更迅速地做出决策。

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