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4种主流的数据填报采集方式!附工具

作者:finereport

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发布时间:2023.11.17

大家生活和工作中都会遇到需要数据收集/数据采集/数据上报的问题,小到群里投票,大到收集某一业务数据,这都涉及到叫“数据采集”,或者叫“数据填报”,抑或是“数据上报”。那么,怎么能简单高效的收集数据呢,本文就来给大家一个全面的科普,让大家掌握一些小技能小工具,工作生活更方便。

一、概念区分:数据填报 VS 数据采集

因为大家同一个问题叫法不同,所以在文章开始之前,先和大家区分下概念。

什么是数据填报?

数据填报=数据上报,它是一个功能名词,是解决各种人群的上报数据的诉求,使得数据输入到计算机、表格、数据库或其他信息管理系统中存储的过程。比如说大学时期需要收集个人履历信息,录入你的成绩信息,形成你的成长档案;比如说人事需要记录你年度/季度的业绩情况,评估发放奖金;比如说需要记录产品的销售数量、金额、折扣等销售业绩数据。这个数据从录入——存储到某个地方的过程,就叫数据填报

什么是数据采集?

数据采集是一种技术,是技术名词。最容易理解的场景就是写个脚本,自动爬取某一网站的数据,记录在某处。还有在制造业设备上,需要从传感器和其它数字被测单元中自动采集信息,以了解电压、电流、温度、压力或声音等物理数据,这种经常需要软硬件的配合了。

其实大家平常所说的大多是上者,所以别再用给自己简单收集数据的诉求,扣以“数据采集”的帽子,听的人一愣一愣的。

二、数据填报实现方式

实现数据填报的方式有很多,从简单到复杂介绍。简单意味着局限,复杂意味着满足程度高。以下为大家介绍4种方式,大家各取所需。

1、Excel表格

推荐指数:3星

Excel这个工具无需多说,大家都会用,简单的有简单的使用方式,复杂的也有复杂的满足诉求,大家首选会是它,既能填写数据,也能计算数据。

最简单的方式,就是在工作簿中,选择需要用来收集数据的单元格,并输入你想要收集的数据类型。例如,如果你想要收集个人信息,你需要在单元格中输入姓名、年龄、性别等信息。然后把表格模板发给大家,收集好了再挨个复制粘贴。

复杂高级的方式,如果你需要从其他Excel工作簿中收集数据,比如上述要整个几十个excel文件,则可以使用Excel中的合并功能。选择“数据”选项卡,然后选择“合并”。在弹出的对话框中,选择你需要的文件和工作表,然后按照提示进行操作。

Excel+VBA的自动化

用Excel收集数据,优缺点都很明显:优点:

  • 简单好用,几乎人人都会用的吧
  • 可以快速地处理和分析大量数据,进行数据计算和分析,效率高

缺点:

  • 多人填写数据很不方便,文件传输漫天飞,数据也容易泄露
  • 没人校验数据,数据错误的话很麻烦
  • 一些函数和公式的使用需要一定的门槛,需要用户具备一定的编程基础

总结:适合日常简单的数据汇总,个人数据整理。多用户数据采集,面向社会的,面向公司级的,另外过百万级大数据量也不合适,非结构化数据入图片文件也不合适。不如看看下面的。

2、在线表格工具

推荐指数:4星

工具推荐:石墨文档、腾讯文档、飞书文档&多维表格

在线表格工具,简单点讲是Excel的在线版,它的特点是多人协作,所以很多时候填数据,列好表头,生成分享链接甩到群里,大家填写即可,还可以标注评论。但是呢,它也少了Excel强劲的内核,比如链接数据库,强大的跨表处理能力,数据图是表,就别要求那么多了。

这里我比较推荐腾讯文档,一方面是现在企业用企业微信的比较多,腾讯文档组做了很好的打通,比如权限内分享、编辑通知,协作性和数据安全性会更好。另外一方面它还能结合表单应用(表单下文会深度讲),举个简单的场景,有一次组织部门团建(几十号人),需要收集大家的护照身份证信息,但是呢这又涉及到别人的隐私,直接发共享表格链接不好,还有可能被覆盖,以及数据校验的问题。于是我就在企业微信群里发起了投票功能(实则上是一个简易表单工具),配置好了之后,可以同步生成表格,用户提交一条数据,旁边表格里就自动生成和展示了,无须我再反复导出,手动汇总,这些小功能确实很惊艳。

总结:所以,如果是很重协作,圈子内能确保数据安全,可以使用在线表格工具。

优势是:方便,在线,能很快收集数据

劣势是:数据隐私问题,面向社会的,面向公司级的,另外过百万级大数据量也不合适,非结构化数据入图片文件也不合适,数据采集。也没有Excel强大的数据处理技术。

3、表单工具

推荐指数:5星

工具推荐:简道云

表单是一种用于收集数据的工具,它可以让用户输入各种类型的数据,如文本、数字、日期、收集、邮箱等,然后可以校验数据,自动化处理表单数据,并可以对表单数据进行管理和分析。

比如业内用的最多的简道云,它核心就是表单的各种控件:例如单行文本(字符串),数字,时间日期,下拉框,单选按钮,地址,子表单等。用户在设置好了各种控件后,点击保存,生成链接,就可以发给别人录入,互相之间也不会看到数据。在配置的时候可以配置校验公式,比如手机号就是13个数字,可以自动校验提示用户,防止数据错误。对于收集上来的数据,可以在后台数据库中进行管理,可以在“数据管理”中进行查看、修改、处理和分析。

另外,简道云格外强大的流程表单的功能,可以让数据自下而上层层流转,逐级审批,也可以分配权限,进一步管理流程数据。

我个人是十分推荐这个工具用在组织类场景使用的,比如之前的街道疫情数据收集,活动用户报名数据收集,甚至搭建小型业务应用,比如报销流程、招聘流程、进销存、甚至是客户管理系统。

其优势是:

  1. 自定义性强:用户可以通过简单的拖拽操作,自主定制出符合自己企业管理的表单,满足各种数据收集需求。同时,简道云还支持自定义表单样式,让你的表单与众不同。
  2. 数据可视化:简道云将表单数据以图形、表格、图表等形式展现出来,帮助用户更好地理解数据和分析数据。
  3. 协同工作:简道云可以协同工作、挖掘资源与信息、实现分工协作无缝对接,无论是团队协同任务,还是分配权限、管理人员、中间层沟通,都可以在平台上直接建立并优化交流。
  4. 功能完善:除了自定义表单外,简道云还提供各种功能,比如审批流程、工作排列等等,可以更加全面地满足企业的管理需求。

劣势是:

  • 企业级应用需要付费(不过也不贵)
  • 前端界面样式有局限
  • 无法嵌入企业现有系统

4、报表填报工具

推荐指数:5星

工具推荐:FineReport填报功能

这一位就是填报的专业级选手了。这里的数据填报是将特定信息或数据输入到表格、数据库或其他信息化系统中的过程,这个过程通常由个人、员工、或组织中的部门负责完成。

数据填报软件一般不会单独存在,而是某一类信息化工具的一个功能模块,ERP之类的也都有,只不过只服务于业务系统本身。报表工具里的数据填报,比如帆软报表FineReport的填报功能,应该是用的尤为多的。

  • 支持的控件就不说了,文本、数字、密码、文件等,以及下拉框、列表、日期等填报方式
  • 另外,数据校验比较强大,支持多种数据类型填报,如文本长度、数字精度等,并支持高级自定义设置和JS开发,实现复杂高级筛查,毕竟是要入数据库的,数据不能出做。
  • 可填可查:提供高效的数据库查询和检索功能,方便用户快速提取所需数据
  • 原格式打印导出:比如出库单、快递单、凭证单等等,经常会用到打印,那么数据填报、数据查询、报表打印,finereport能做到很好的一体。

那和上面那些工具有何区别?

核心之一是数据能入数据库或者现有的业务系统(ERP、MES、OA)等,另外支持百万级以上的大数据量。

核心之二是能自定义前端样式和风格,还能继承到现有业务系统。

核心之三是finereport强大的数据可视化展示,能做到数据填报、展示分析于一体

很多业务的数据填报场景都能用FineReport实现。

三、总结

以上4类数据填报方式和工具,几乎没有这4个工具解决不了的问题(再不行就要程序员开发了),大家感兴趣可以自行体验。

报表工具产品更多介绍:www.finereport.com