全面的業務展示與業務分析-企業資料決策系統的2大應用

文 | 軟妹 2019-07-12 14:57:57

FineReport資料信息系統的總體流程為:整合和獲取資料,將資料應用於報表的開發,將開發完的報表進行邏輯展示處理和部署,最後呈現給使用者使用。
開發報表的過程中,必須結合企業流程和企業內部的系統資料,進行統一搭建,最終要求開發出一個結合了各個系統資料的報表決策平台。開發過程中堅持「契合需求,方便高效」的原則,為企業員工、管理者以及決策者提供一個實用、方便、高效的工具。
本章將按照建設目標,從業務展示和BI分析兩個方面對資料信息系統進行舉例闡述。所用截圖均為FineReport客戶案例,僅供參考。

2.1業務展示

業務展示類報表主要面向集團各部門的員工以及管理者,可以有效減輕集團員工及管理者在信息錄入、處理上的工作量,優化併流暢各部門的工作。
2.1.1 店鋪管理類
店鋪的資料作為所有信息的基礎,資料的錄入、分析、管理非常重要。
2.1.1.1 店鋪資料的錄入
目前,大部分連鎖行業的店鋪資料錄入都在企業自己的系統中錄入,不同的系統需要多次錄入,有的還需要在EXCEL中錄入以方便財務、人事等不同部門的使用。這不僅給店鋪員工增加了工作量,多次錄入資料還容易出錯,同時也給各部門的資料處理人員帶來很大麻煩,浪費有效的人力物力資源。
FineReport支持多源填報,多源展示功能。即員工只需要在事先製作的一張表單中填入需要統計的資料,系統將自動錄入到各個對應的資料庫。當某個部門比如財務部需要製作某類報表時,可以抽取任意資料庫的資料。
例:

以上業務表單中包含:
付款編號
付款時間
客戶名稱
會員ID
付款數額
店長
門店
付款項目
……
這些資料項目可以用在「門店銷售額統計」「會員消費統計」「店長績效統計」「產品銷售統計」等等不同部門不同維度的統計報表中,達到一次填報,任取任用的效果。
2.1.1.2 自動生成店鋪銷售月報
各個店鋪的銷售月報是最常用的報表,銷售、財務部門都會需要用它來進行分析統計。但是目前大部分企業需要相關人員每月月底進行月報的製作,而且各個店鋪、百貨的統計更是無比繁瑣,浪費大量人力財力。
FineReport包含定時器功能。可以按設定的周期(每天、每周、每月)自動從資料庫相關項取出資料,自動生成企業需要的報表,並且自動匯總到指定文件夾甚至按周期發送郵件到指定郵箱。只需一次製作,自動取數,自動填報展示。

例:

以上業務表單中包含:
店鋪
銷售額
具體產品銷售額
排名
佔比
環比
……
2.1.1.3 設定參數選擇自己想看的報表
財務部門、銷售部門,採購部門每月可能需要用到大量類似2.1.1.2所述的分析報表,當需要對自己所關心維度的資料進行統計時,可以設定參數。
可選參數舉例:
地區
城市
具體店鋪
具體倉庫
時間
商品類型
具體商品
供應商
……
例:

這是一張供應商統計表,包含:
供應商名稱
負責人
聯繫方式
產品名稱
批次
合格率
……
表中可以設置預警系統,當合格率小於某個指(比如90%)時自動顯紅。
2.1.1.4 相關報表的關聯
當需要對某個維度的資料進行深入分析統計時,比如需要對某個店鋪的銷售、考勤、倉儲、客戶等進行統計,以考察這個店鋪的綜合狀況時,可以設置報表的鏈接,鑽取店鋪這個資料。
例:

還是以2.1.1.2的銷售月報為例,我們現在需要考察各個店鋪的收入明細、員工考勤、諮詢記錄表三個表格,只需要對店鋪設置鏈接,就可以鑽取「收入明細表」「員工考勤表」「諮詢記錄表」。這樣就可以全面、方便高效地考察具體店鋪的營業狀況。

2.1.2 財務類
在企業內部的管理及業務營運過程中,除了最基本的進、銷、存三個基元,財務主題更是最直接反應企業的營運狀況。隨著企業的不斷發展,其傳統的 Excel 製作財務報表方式已經進入瓶頸,表現在如下幾點:
Excel 直接操作資料的方式受人為因素影響過大
財務資料反映的是企業最基本的財務運營狀態,一個小的資料出錯往往對企業照成不可估量的損失。
2) 耗費大量人力財力和時間
由於 Excel 操作方式零散、複雜的特點,使得往往簡單的計算要耗費掉財務人員無數的時間和精力。
3) 重複工作量大
企業的發展要求財務人員每個周期內需要出來不同指標的資料,隨著企業的不斷發展, 該周期不斷被縮小,造成財務人員每天在耗費大量的精力去做重複的工作。
FineReport 採用系統計算的方式,將財務報表的各項指標通過邏輯演算法納入系統中,減少財務人員的重複工作量,避免出現人工的資料錯誤,從最大程度上,減少財務人員的負擔,增加企業財務資料處理效率。
財務主題包含企業營運的各個方面,滲透在本文檔所寫的所有主題中,因此本節僅描述一些財務方面特有的幾個模板例子,展示一些常用的財務報表。
1) 增值稅明細賬
將增值稅的各項指標展示在web報表頁面,並通過設定好的演算法由系統計算出增值稅明細。

2) 總分類賬
通過控制項參數的形式,從資料庫中調出某月份的總分類賬,減少財務人員的重複工作量,所見即所得。

3) 明細分類賬
在總分類賬的基礎上,細化分類賬每日內容,以 web形式展現出來,提高使用效率。

4) 科目餘額報表
以月份和門店或銷售點為基準,輸出每月科目餘額匯總,並由系統自動展示上月情況,方便資料對比。

5) 付款憑證
以付款憑證號為條件,由系統直接調出資料庫中所存資料,並按照標準格式輸出,方便財務人員隨時調用,並可一鍵輸出 Excel,word,PDF 等辦公格式。

6) 記帳憑證
通過輸入門店或銷售點號、月份和憑證總號,調出記賬憑證,減輕財務人員不斷的操作大量資料的工作負擔。

2.1.3 人事類
隨著企業人員的不斷擴大,如何合理搭建完善的人事制度、調整人力資源結構、規劃企業員工職業發展等問題對企業的長遠發展將產生巨大的影響。
利用FineReport強大功能,可以輕鬆製作多項目、交互的人事報表。
2.1.3.1 基本信息表:
FineReport操作界面:

Web瀏覽器展示界面:

使用FineReport,工作人員只需輕鬆拖拽,無需任何代碼,就可以製作一個包含十幾項複雜資料的報表。節省大量人力財力。

2.1.3.2 績效薪資考核表
企業根據自己的考核標準,對相關標準進行定義,FineReport可以自動進行計算,對員工以及管理人員的績效進行考核。
同時,企業可以設定許可權。員工只能看到自己許可權範圍內的表單,或者只能看到某個表單的某一部分(FineReport的許可權粒度可以具體到單元格)。
例:

以上為分公司的績效考核,考核層面有財務、客戶、內部運營、學習成長,扣分。
可以設置許可權使具體分公司只對應於自己公司的內容。

2.1.4 客戶類
……
2.2 BI分析
BI(business intelligence)即商業智慧,可以說是大型企業後期發展不可或缺的一種工具。它能夠將企業中現有的資料轉化為知識,幫助企業做出明智的業務經營決策。本節僅從商品、利潤兩個角度對BI做一些簡單的闡述。
2.2.1 商品分析
對於商貿企業來說,如何優化自己的商品結構、根據綜合價值進行淘汰和推進等策略,是企業突破自身開拓市場的必要手段。根據 SWOT 波斯頓矩陣分析法,商品在其不同的生命周期內,分為問號、明星、現金牛、瘦狗四個範圍。企業可將產品按各自的銷售增長率和市場佔有率歸入不同象限,使企業現有產品組合一目了然,同時便於對處於不同象限的產品作出不同的發展決策。其目的在於通過產品所處不同象限的劃分,使企業採取不同決策,以 保證其不斷地淘汰無發展前景的產品,保持「問號」、「明星」、「現金牛」產品的合理組合,實現產品及資源分配結構的良性循環。
商品分析可以從 SWOT 分析法出發,並聯動展示各個大類下不同商品的銷售結構,及單價和銷售額間的關係,包括如下幾個維度:
1) 對大類產品的 SWOT 分析展示
2) 大類下各產品的銷售額佔比
3) 價格區間對應的銷售額
4) 價格區間與銷售額的趨勢展示
利用該分析報表,可將商品的生命周期,及其與銷售額的關係一手掌握,告別傳統表格及靜態頁面等初級分析手段。
模擬效果如下圖:

A) 高層決策者以左上角 SWOT 分析圖(氣泡圖)為主線,關注於企業重點經營商 品的合理配置,調整決策以便保證商品「問號」、「明星」、「現金牛」的合理組 合;並通過在線點擊產品大類,聯動右側組合餅圖,展示出大類下各小類產品 的銷售佔比,更好的分析某大類商品價值結構。
B) 企業管理者則更關注於下面兩個圖表,通過左下角價格區間及銷售額關係柱形 圖,可得出某個產品大類在不同價格區間的銷售額對比,並通過點擊某個價格 區間,可聯動右下角折線圖,展示具體不同價格與銷售額的趨勢關係。 管理者 通過所掌握的信息,進行更好的商品定價與資源分配。

2.2.2 利潤分析

對於企業決策者而言,掌握正確的業務資料和業務分析僅是做出決策的必要條件,而掌握企業的利潤資料則是做出卓越決策的充分條件。
如何判斷企業的利潤來源於哪、企業的利潤結構是否合理、企業的經費都耗在了哪裡、收入和支出是否合理,這些都是製作企業利潤分析報表所應該考慮的。
因此,利潤分析報表可以包含如下幾個方面:
1) 主營業務收入
2) 其他業務收入
3) 管理費支出
4) 財務費支出
5) 投資凈收益
6) 產品收益
7) 營業外收支凈額
8) 企業總利潤
9) 環比
其中企業的營業利潤=主營業務收入+其他業務收入—管理費—財務費。企業的總利潤=營業利潤+投資凈收益+營業外收入。可供選擇的條件為:年份。
其模擬效果如下:

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