數據化管理第一步:幾百幾千張歷史報表,怎麼規劃整理?

文 | 軟妹 2019-03-29 14:26:56

數據是日積月累的,一個有點規模的企業,都有大量的報表在excel中,時間長了,感覺到excel製作報表的各種痛點,例如數據收集麻煩、各個系統中數據不能打通啊等等,也就想到了通過一個報表平台或者BI商業智慧平台來把數據分析給統一管理起來。一方面解決上述痛點,另一方面減輕各個業務人員的壓力,畢竟是誰都不想在報表製作上花太多的時間,精力有限,很多情況下,報表做完了,自己已經沒有心情去看其中的數據了。

報表需求那麼多,我要全部羅列上線嗎?

但是當準備開始一個報表BI系統平台的時候,也有問題。我們企業就積累了那麼多的報表了,少的幾十張,多的達幾百幾千張,你若是調研起來,各個部門都能拿出一堆來,大家都非常開心的拿著這麼多需求,心理想著這下好了,以後這些東西就不要自己來做了。可是他不知道坐在他對面的專案經理看到這麼多的報表需求,內心的陰影面積可以包圍他了。

而把他們所有這些需求都自動化在平台上,就是一個成功的報表BI平台了嗎?應該不是的,我們仔細研究每個部門提出的需求,發現有大量的內容都是重複的,舉個例子:

A商品部要分析銷售業績,他關心自營商品的當天銷售額、累計銷售額、當天銷售量、累計銷售量、毛利潤、利潤率、客單價、同環比增長率等。B商品部也有個銷售報表,他要看的內容,和上面比,除了累積銷售額外,其它的全一樣。可是他硬說累積銷售欄位不能顯示出來,一定要和A部門的區別開來,我怎麼覺著有點被騙的感覺呢,他這是不是在欺負我們外人啊。

需求的提出者是基於個人,最多是基於各個部門,但是平台的建設者,應該是基於整個企業的。數據平台的責任,不應僅僅是將數據集中顯示、提升數據自動化水平和分析能力這種數據層面上的作用,同時也應該藉助數據分析平台,統一公司的管理口徑,將各種不同的數據口徑進行統一,不同的分析指標進行統一,讓全公司對一個指標有著統一的認識和判斷,這樣也能減少企業中部門之間溝通的障礙,提升部門之間的溝通效率。

另外的一個角度,將這些內容統一之後,可以聚焦報表功能,讓每個報表更具備針對性,正所謂濃縮的都是精華,你呼啦啦一千多張報表放在平台中,我真是不想點進去看啊!所以,在開始一個數據平台專案之前,是有必要把這些亂糟糟的報表進行統一規劃的

怎樣去做歷史報表的分類規劃、壓縮精簡?

到這裡,這個規劃該怎樣去做呢?還是以零售業舉例子。不要看大家的報表需求那麼多,但卻都是圍繞著幾個主題轉:銷售、庫存、採購、物流、會員、商品,只不過是通過不同的緯度來看其中的指標。所以,

第一步:做好分類。

在打算整理這堆亂糟糟的報表之前,需要思考一下,以怎樣的方式來對這些報表進行分類、整合,看下圖吧。

有些東西很複雜,為了能夠認識那些複雜的內容,人們可能會通過對它進行分類來簡化。更何況報表這種並不複雜的東西,分類更是容易了。暫且將報表按照以上三個維度進行分類,不管多少的報表,總能歸納入以上幾個類別之中。

第二步:分清主次。

三個維度來看,會不會很亂,當然是會的。還是需要選擇一個主要的分類維度的。一張報表,往往涉及多個業務模塊,比如庫存和銷售就經常放到一起,也經常涉及到多個用戶群,例如銷售業績表一定是很多人都關心的。所以,這裡建議以報表功能層次進行劃分,另外兩個維度進行描述。形成以下格式:

數據查詢類報表:
涉及業務模塊:銷售、庫存;
報表名:實時指標查詢;用戶群:店長(中層)、品類經理(中層)

第三步:報表下分壓縮。

將收集到的報表進行標記,按照以上方法進行標記。這一步最難的是開始,往往看到大量的沒有分類好的報表,就有一種不想開始的感覺,但是真的開始了,也就過去了。分好之後,在同一個報表類型、同一個業務模塊下,會有多個報表,例如:

數據查詢類報表:
涉及業務模塊:庫存;
報表名:
庫存結構分析表
部門庫存結構表
庫存結構分析表(部門)
庫存結構分析表(品牌)
庫存結構分析表(單品)
單品周轉表庫存成本表
缺貨斷貨統計表
供應商缺貨斷貨統計表
採購缺貨斷貨排名表

這些在同一個報表類型、同一個業務模塊下的報表,都是有壓縮空間的,其實我們僅僅通過名字,也知道很多是可以合并在一起的。在這個目錄下,只要滿足了目的相同這一個因素,就是可以合并在一起

目的相同,也就是看這個報表都是為了同一個目的,那麼就不必分開來。如下圖所示:

上面兩個表,一個是缺貨率一個是斷貨率,目的都是為了更好的管理庫存,適時採購,減少商品的缺斷貨情況,那自然可以放在同一個表中實現,最多再參數面板上加選項,選擇查看缺貨或斷貨情況。

再比如以下三個:

這幾個表的目的在於了解商品庫存情況,剩餘庫存結構,從而更好的管理庫存,或者執行商品促銷策略,降低庫存成本或損失。所以上面幾個表同樣完全可以放在同一個報表中,甚至採用圖表結合的形式,更友善的展示上述內容。

(報表的整合方法不絕對,更多的是要參考實際的場景的,但是依然這樣寫出來,只是提了一個思路,並且給大家一個敢於整合的信心,畢竟還發現了有人看見這些亂糟糟的東西就不想整合了的。)

整合歷史報表,只走了數據報表平台的第一步

通過上面對大量的報表進行整合,報表一定會精簡很多,但是這個過程也一定是不容易,比如我就知道專案經理一定是會遇到這種阻力的,業務部門a:你憑什麼把我這個需求去掉啊,我之前一直都是那樣看的,看了兩年你讓我改,還有人性嗎! 對不起真不是我沒人性,是你這報表沒人性啊!所以這次還請忍一忍吧,畢竟整合之後,統一公司的管理口徑,也為以後報表平台的擴充建立一個好的基礎,長期來看,對所有人都說利好的嘛。

另外,把企業所有的歷史報表進行整合,自動化在報表平台中就結束了嗎?其實也僅僅是個開始,當把這堆報表整理好後我們回頭看,會發現其實報表類型很少的,絕大部分都是數據查詢類的報表,最多有些日常管理類的。說好的數據分析平台來提升數據價值呢,怎麼好像只是將日常的工作給自動化了一下呢?對企業來說,對數據的需求也不只是滿足於日常的工作,同時期望於提升數據價值,所以必然會需要更多的管理報表和分析報表。所以,整理歷史報表只是搭建報表平台的第一步,後面還有很長的路要走。既然是後面的路,那就先留在後面吧。這次不偏題了。

文 | jiago王
文章出自:知乎專欄《撩撩數據吧》

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