Excelでのダッシュボード作成は苦しい？「BIダッシュボードツール」活用で効率アップ

「今月の営業会議までに、売上レポートを作っといてください。」ビジネスパーソンにとって、月末、四半期末、年末になると、そうしたシーンがよくあるでしょう。レポーティングツールと言うと、多くの人がExcelを思い浮かべるでしょう。

確かにエクセルは可視化分析でよく使う強力で、操作も割りと簡単なツールです。業務担当者はエクセルをデータの可視化ツールとして活用することが多いでしょう。

データの量の膨大化により、Execlでのデータ活用とデータ管理に限界を感じていて、データ分析、意思決定のスピードを上げたい企業にBIダッシュボードツールをおすすめです。

エクセルのできないデータ分析とデータ表現機能が備えているBIダッシュボードツールは、強い勢いでビジネスソフトの市場へ入ってきたので、「脱エクセル」という声も上がりました。

今回は、エクセルとBIダッシュボードツールを組み合わせて用いて、データ解析と可視化機能を最大限に発揮させまる方法をご紹介します。

ダッシュボードのどこが強い？

ダッシュボードとは、複数のグラフや図表などで、さまざまな角度からデータを可視化し、一覧でチャックできるデータ可視化表現の「掲示板」です。

ダッシュボード機能は多くのデータ分析・BIツールに搭載されていて、それにより、異なる業務システムに蓄積された多様なデータを統合して確認することも可能です。

ダッシュボードでは表やグラフなどで視覚的にデータを確認できるため、データ間の関係性や変動の規則性に気づきやすくなり、スピーディな分析や判断につながります。単一業務のデータでは見えてこなかった事実も、複数の経営業務からのデータが組み合わせると、新たな発見が見えてくるかもしれません。

Excelの単純なデータ統計、グラフ作成機能と比べ、ダッシュボードツールのほうが、ビジネスで扱うビッグデータ級のデータをスムーズに処理できます。

また、企業内業務の状況を直感的にビジュアル化して、経営指標の変化や異常をすばやく感知できます。Excelのようにその都度手作業でデータの更新をしなくても、データはリアルタイム更新され、常に最新の状態に保たれます。

なぜダッシュボードツールをおすすめしたいのか、詳しくはこちらの記事をご覧ください：ダッシュボードとはなにか

Excelによるダッシュボード作成は苦しい？

レポートやダッシュボードなどのデータ可視化作業をエクセルで作成するにはどんな手順があるでしょうか？通常のレポート作成の手順を見ていきましょう。

1．データ収集

レポートを作る前、いろいろなデータを集める必要があります。営業なら顧客名、商品名、担当者、金額、目標達成率など。マーケティングならコンタクト数、コンバージョン率、MQL数など。

これらのデータを得るには、各種ツールやシステムからCSVにエクスポートしたり、各業務担当者から収集したりしないといけません。すべては手作業なので、日常仕事にかなりの時間を費やします。何時間、何日をかけても一部のデータが欠けていることはよく発生します。急ぎの場合、結構苦しめられるのではないでしょうか。

2．レポート＆グラフ作成

無事にデータを収集した後、いよいよレポートを作り始めます。各ファイルのデータをExcelにコピペし、シート別にまとめます。問題がまた出てきます。

同じ指標でも、各ツールや担当者によって命名やデータの書式が違う、計算のために統一する必要があります。それに、データの量がどんどん増えると、Excelが開けなくなったり、セルから動けなくなったりします。せっかく時間をかけて整理したデータが消えてしまう可能性が高いです。

Excelが上手な方は「ピポットテーブル」と「マクロ」を用いて集計し、定型フォーマットへ出力します。それに対し、苦手な方は数式にエラーがあるか、グラフの色使いが適切か、などを心配しています。いつもこんな作業をするのは本当に時間がかかってしまいます。

完成したレポートの質が人によってばらばらです。以下のようなExcel表はよく見られます。

指標と数字をばかり挙げられ、集計した結果はわかりにくいです。

図表やグラフの種類がたくさんあって、可視化のデータ種類や目的によってグラフを選択しなければデータに隠された情報が見つけませんし、見る相手に伝わりません。折れ線グラフでトレードを表示しますが、グラフとテーブルの間に関連がないように見えます。

グラフから異常を気付いても、指定範囲の詳細なデータを表示し、問題の原因を特定できません。このような報告書を会議に提出すると、意思決定の結論を出すことに役立たないことになるでしょう。

一方でBIダッシュボードツール、たとえばFineReportには目的別、業務シーン別のテンプレートがたくさん用意されています。ユーザーは目的に応じて必要なテンプレートを選び、自分のデータを導入すれば簡単にダッシュボードが作れます。

3.エクセル管理をやめたい瞬間は？

たしかにExcelのPowerquery +ピボットテーブルを使うと、VBAを使用しなくても、フィルタリング機能を備えたマルチビュー、多次元、自動レポートが実現できます。50人くらいの企業ならば、Excelの自動化レポート機能の使い方を勉強すれば、代わりにBIツールなど専門的なデータ統合・可視化ツールを使わなくてもいけます。

膨大な量のデータに直面し、中規模および大規模の企業はまだたくさんありますが、Excelダッシュボードには不向きな状況が生じます。

実際の作業では、大容量のデータ処理、複数人による同時編集、複数データの統合、アクセス権限管理などいろいろの問題が出てきます。Excelではとてもサポートできない作業です。

pythonまたはsqlデータベースを利用することも一案ですが、長期的な解決策ではありません。これらの課題を解決する鍵は、社内散在の複数のデータベースをつなげて、独自のレポートシステムを構築することです。

そこで、BIの登場です。

BIダッシュボードでExcelレポート作業を自動化

さて、BIダッシュボードツールの話をしましょう。なんでも手作業のExcelと比べて、BIダッシュボードツールは確実にレポート作業を自動化し、担当者の負担を軽減します。その特長を以下に紹介します。

特長①　データ統合

複数のツールやシステムに分散するデータをダッシュボードに集めることができます。データスースに接続するので、CSVとスプレッドシートのようなExcel向けのファイルに変換する必要をなくします。

特長②　大容量データに対応

ご存知の通り、Excelダッシュボードが扱えるデータ量の上限は決まっています。BIダッシュボードはデータをデータベースに保存しているため、容量制限などが特にありません。大容量のデータの分析には適しています。

特長③　動的な分析ダッシュボード作成

Excelでも複数の表とグラフを含めるダッシュボードを設計できますが、やはり固定された定型レポートとなり、読み手とのコミュニケーションがないと言えます。

BIダッシュボードがドリルダウン分析や多次元分析など、豊富な分析機能を備えます。

下記はFineReportによる作ったダッシュボードです。読み手は、見るだけではなく、表示された表やグラフから気になるポイントをドリルダウンやスライスなどもできます。つまり、ダッシュボードを動的に変化させるのです。

（デモ出所：FineReport）

特長④　最新データのリアルタイム共有

Excelでダッシュボードの情報を更新したい場合、データ収集、テーブル加工等の手順を繰り返します。ダッシュボードを共有するにはメールを通すことがほとんどです。

BIダッシュボードツールでは、データソース内のデータ更新とともに、自動的に最新データを反映するため、レポートを毎回直す時間を省きます。また、FineReportのようなBI製品は、事前設定によって、定期的にダッシュボードを生成し、メッセージかメールを送信することもできます。

ダッシュボードアプリを使って、モバイル端末でもダッシュボードの閲覧、コメント、共有ができます。

（デモ出所：FineReport）

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まとめ

いかがでしょうか。本記事の紹介を通し、BIダッシュボードを使ったことがない方はそのメリットを理解してきたと思います。Excelでダッシュボード作りの向いていない作業をBIダッシュボードに任せてください。

Excelを完全になくす必要はありません。Excelの得意部分を生かしつつ、煩雑な作業をBIダッシュボードに移行することをお勧めします。

BIツールのFineReportはフル機能利用可能な無料体験版を提供するので、BIダッシュボードの利便性をぜひ、体験してください。